ライター・編集者向け!原稿の執筆管理にBacklogを使ってみた話。

本エントリーは Backlog Advent Calendar 2017の12月18日の担当分です。

ITかぁちゃんこと平さんからバトンが回ってきました!ヌーラボのコンテンツマーケターの@fomifomi0207です。いよいよクリスマスまであと6日!2017年は残り13日となりました!師走の12月はなにかと慌ただしいですが、今年のタスクは今年中に綺麗さっぱり終わらせて、心新たに新年を迎えたいものです。

さてさて、今日のAdvent Calenderでは原稿執筆のタスクをBacklogで管理するためのTipsをご紹介したいと思います。原稿を書くことが多い、または編集することが多い方に向けた課題管理手法になっておりますので、どうぞご覧ください。

Backlogで原稿管理とは?

私はコンテンツマーケターという役柄もあり、普段の業務はもっぱら書くこと・編集することが多いです。具体的には、BacklogTypetalkCacooなどのユーザー事例記事の執筆からWebサイトのコピーの翻訳まで、ヌーラボの情報発信に関するさまざまな業務における「書くこと」に携わっています。そして、これらの書く仕事はすべてBacklogで管理しています。

backlog 原稿管理

ひとえに執筆作業と言っても、1人で完結するもの、チームメンバーと協力しながら進めていくものに分けられます。コラム記事などは基本的に1人でも完結できますが、ユーザー事例記事や開発ブログ、イベントレポートなどはチームメンバーや取材先である外部の方の手を借りることではじめて完結します。本ブログでは後者の、自分1人では完結できない原稿執筆作業(ユーザー事例記事など)を前提にして話を進めます

管理手法1:執筆作業を子課題で細かく区切って管理

書くという仕事はある意味正解がないので、拘れば拘るほど底なしの沼にはまっていきます。1人で進める原稿執筆作業ならまだしも、チームで連携しなければならない大型プロジェクトの場合、いつまでに(期限)の部分をどれだけ意識できるかが重要になっていきます。加えて、チームで進めているため、誰が(担当者)何を(課題の目的)どこまで進めているのか(課題の進捗)、も一目でわかるようにしなければなりません。

例えば、ユーザー事例記事は、チームメンバーや取材対象者・広報担当者など、さまざまな関係者と密なコミュニケーションを取る必要があります。このような規模が大きくなりがちな原稿執筆プロジェクトは、プロジェクトに着手する前に、最低限必要な課題を洗い出し、親子課題として登録することをおすすめします。この時、暫定的でも良いので必ず担当者・期限を設定しましょう。

事前に課題の洗い出しと登録をしておくことで、例えプロジェクト全体の課題数が後発で増えたとしても、最低限やるべきことと担当者が明確になっているので、課題の対応漏れによる納期遅れや、記事の公開の遅延といったリスクを最小限に食い止めることができます。

私が実際に親子課題で管理しているユーザー事例記事作成プロジェクト例に、子課題の作り方を解説していきます。

backlog 原稿管理事前に課題をすべて洗い出して親子課題で一括登録したCacooユーザー事例記事プロジェクト

この画像の例では、問い合わせが親課題となって子課題が紐づいていますが、基本的に親課題はタイトルにプロジェクトの名称、課題の詳細欄にはプロジェクトの完了条件を書き込みます

親課題を作成したら、子課題をどんどん追加していきましょう。子課題はなるべく細かい粒度で区切ることをおすすめします

課題を起票する時のコツとして、課題のタイトルに共通の種別(例:[xxx社事例取材][xxx機能リリース])を入れましょう。共通の単語を入れておくことであとから文字検索をしたときに見つけやすくなります

課題の詳細欄は「xxxを~~~します。」という主語と動詞を使った文章構造にして作業の完了条件を明確にしましょう。課題の目的や完了条件が不明瞭だと、たとえ担当者が設定されていても、内容を理解できずタスクが対応されずに宙に浮いてしまう可能性があります。

管理手法2:定型作業はBacklogテンプレートイシューで一括登録

事例取材のような、プロジェクトが始まる前にあらかじめどのようなワークフローになるか想定できるものは、課題を1つ1つ手動で登録せずにBacklogテンプレートイシューで一括登録をしましょう。Backlogテンプレートイシューは、Googleスプレッドシートのテンプレートに登録したい課題の内容を記入するだけで、Backlogに課題を一括登録できる優れものです!

*Backlogのテンプレートイシューの詳しい使い方は12月3日のアドベントカレンダー「Backlogの課題を一括登録する方法」でSusumu Seinoさんが丁寧に紹介してくれているのでぜひご覧ください:)

Backlogによる原稿執筆の管理まとめ

Backlogを使った我流の原稿管理の手法をさくっと紹介してみました。Backlogは開発者向けのツール、と思われがちですが、私のような執筆作業が多いコンテンツマーケター、広報などのお仕事にも活用できます。

改めてBacklogで原稿の執筆作業を管理するメリットを挙げておきます。

  • 頭のなかの執筆作業の工程を明文化することで次何やるんだっけ?がなくなる
  • 原稿を公開するまでのすべての工程を細かく課題登録できるので対応漏れがなくなる
  • 期限を意識した原稿執筆ができるようになる
  • 誰が何をどのように進めているのか明確なのでメンバー間の進捗共有漏れが少なくなる

今回はチームの原稿執筆プロジェクトを例にしましたが、コラム記事や技術ブログなど1人で完結する系統の原稿管理にもBacklogは大変有効です!ぜひこの機会に、フリープランを使って、趣味やテックブログの執筆管理をしてみてはいかがでしょうか。

かく言う私も、原稿管理の仕方についてまだまだ最適解を探している途中なので、なにか良いTipsがあればTwitterFacebookでこっそり教えてもらえるとうれしいです🤓

明日のAdvent Calender の担当はBacklogおじさんこと、なべもんさんです。

みなさま、Backlogで素敵なクリスマスを!🎅

 

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