社内のナレッジを蓄積！業務引継ぎを円滑に進めるWiki機能

by Backlogブログ編集部

2022年1月26日

社内で情報やナレッジを共有するツールとしてWiki（ウィキ）を活用するのはいかがでしょうか。重要な情報を引き継ぐ際にWikiを利用すれば、担当者がいなくなっても情報が失われることはありません。

プロジェクトを進めるにあたって溜まっていった社内情報のナレッジなど、プロジェクトに関する情報もドキュメントとして整理して共有しておけば、メンバーが突然入れ替わった時でも安心して引き継ぐことができます。

このように情報を蓄積して共有するということは、スムーズな業務の遂行に欠かすことができません。今回は人材育成や業務の引き継ぎも円滑にすすめられるWikiについてご紹介します。

Wikiとは

Wikiとは、みんなが自由にウェブブラウザから編集することができるウェブサイトの総称です。Wiki にはいろいろな種類があります。特に有名なWiki は、インターネット上で誰でも参加できるフリー百科事典のウィキペディア（Wikipedia）です。

企業内に限定してWiki を使うためのソフトウェアやサービスも多数あり、最近ではグループウェアの多くがWiki 機能を備えています。もちろん、BacklogにもWikiの機能はございます。

そもそも情報共有とはどういうことを指す言葉でしょうか？

見聞や知識、ノウハウを、仲間に伝達し共有すること。組織やメンバー間で知識や情報などを伝達し合うことで認識などを揃える、といった文脈などで特に使われる表現。引用：Weblio

言葉の意味の通り、組織やチームで業務を遂行するために「情報共有」は欠かせないということが分かります。

ただし、会社の組織が大きくなれば部署を越えての情報共有が難しくなります。中でも組織として認識を揃えておく必要があるモノは、積極的にコミュニケーションを行っていきたいものです。

情報の蓄積と共有さえしっかりできていれば、組織全体で業務の効率化を図ることができるのではないでしょうか。

情報共有の最も大きなメリットは、前項でも伝えた通り、ナレッジやノウハウが社内に蓄積されていくことによって業務を効率化できることです。

ビジネスにおいて情報共有ができなかったことでトラブルに繋がることもあります。スケジュールの遅延、担当者への共有漏れ、タスク漏れなど、トラブルの多くは情報共有の不足によって発生していると言っても過言ではありません。

しかし、これらのトラブルは業務に関する知識、技術、手順など、情報共有ができていれば事前に防ぐことができます。さらには必要な時にそれらの情報を参照し、業務に役立てることも可能です。

情報共有をすることでコミュニケーションの活性化にも繋がるため、メンバーとの信頼関係も生まれます。チーム内だけではなく部署を跨いだコミュニケーションの活性化にも期待ができます。

業務の進捗状況だけではなく、知識やノウハウまで共有することで、知識や経験が「見える化」できて、企業価値の向上につながったり、メンバーのスキルを底上げしたりすることもできます。

また、チーム内、部署を跨いだコミュニケーションが正常な状態となることで、メンバーの心にも安心感が生まれ、メンバーのエンゲージメント向上にも繋がるのではないでしょうか。

ビジネスの現場で「あの情報、どこにありますか？」というコミュニケーションをよく見かけると思います。新入社員や中途入社の方は誰に聞けばいいのか分からないことも多く、たらい回しされることもあります。

情報共有がきちんとできていれば、情報をいつでも参照して確認することができます。

例えば、商品画像などが社内で共有されていれば、誰かに聞くという「無駄なコミュニケーション」を何度も行うことはありません。

このような「無駄なコミュニケーション」を抑えるためにも、「ここを見れば情報がそろう」という情報の基盤を用意しておく必要があります。この仕組みを作っておけば、テレワークにおいても従業員が必要な情報にいつでもアクセスすることが可能です。

情報を持っている本人にとってはささいなことであっても、他のメンバーからすれば重要な情報になることがあります。そんなメンバーがチームを抜けてしまうと、いざその情報が必要になった時に困ります。

しっかりしたドキュメントに残すほどではない情報でも、Wikiにメモ書き感覚で書くのであれば、気軽に書き残すことができます。前任者が残した情報が1箇所にまとまっていれば、後任者の引き継ぎがスムーズに行えるでしょう。

業務の引き継ぎだけではなく、入社時の手続き方法、研修内容などを社内Wikiに残すことで、担当社員の負担や引き継ぎに要する時間を短縮でき、コストを低減できます。

また、情報がひとつに集約されているので、「探す時間」を短縮することもできます。業務が属人化することもなくなりますし、変更や追加も簡単なので、常に最新の情報にしておくことで、誰でも対応することができます。

よほど優秀な方でもない限り、新しい環境に入った時に十分に力を発揮できず、焦ったり悩んだりした経験があると思います。

入社直後は既存のメンバーが持つ情報に追いつくまでに時間がかかってしまいます。そういう時、インプットができる情報が揃っているだけで、新しく参加したメンバーも安心できますし、入社後の環境下でパフォーマンスが大きく落ちることはないでしょう。

また、プロジェクトの引き継ぎ時には、プロジェクトの関連基礎知識や仕事に入るまでの事前準備を導入用にまとめておき、メンバー加入時に一読してもらうようにすると、プロジェクトへの合流がスムーズになります。

これらの情報の問題点としては、情報が古くなり、役に立たなくなってしまいがちなので、新メンバー加入が決まったタイミングで見直してみることをお勧めします。

BacklogのWiki機能の使い方について、こちらの動画で解説していますので、ぜひご覧になってください。たった3分であなたもWikiマスターに！

また、サル先生による「Wiki入門」にも詳しく記載されているので、併せてご覧になってみてください。
Wiki機能を活用して、あなたの会社にとって有益なナレッジを可視化して蓄積しませんか？