テレワークを導入するにあたって、重要な課題の一つとなるのが「ルール作り」です。お互いに就業している様子が見えない状況となるテレワークでは、オフィスに出社して就業する場合とは異なるルールが必要になります。
しかし、テレワークのルールを具体的にどうやって作成すればよいのか迷ってしまうケースもあるはずです。今回はテレワークのルールの作り方と作成手順について詳しく解説します。
目次
テレワークのルール作りはなぜ重要？
はじめに、そもそもテレワークのルール作りが重要視される理由について整理しておきましょう。テレワークの導入に際してルールが必要となる理由として、大きく分けて次の2点が挙げられます。
実務上のルールを決めておく必要があるから
従業員同士が離れた場所で就業するテレワークでは、オフィスで容易に実現できていたことが困難になる場合があります。実務に与える影響の一例として、下記のものが想定できるでしょう。
【テレワークで浮き彫りになる課題の一例】
・ミーティングの開催・招集
・進捗管理
・業務量の把握と割り振り
・報告・相談
・日常的なコミュニケーション
こうした課題が未解決のまま放置されてしまうと、チーム全体のパフォーマンスが低下する恐れがあります。パフォーマンスの低下を防ぐ上でルール作りは重要です。
労務管理上のルールを決めておく必要があるから
テレワークの導入に伴い、出退勤や休憩時間の扱いが少なからず変化します。たとえば、業務を開始・終了したタイミングや休憩時間をどのような方法で管理するのか、事前に決めておかなくてはなりません。
労務管理上のルールを変更・追加する場合、就業規則の改定が必要になることもあるでしょう。想定されるルールの変更点を事前に洗い出し、就業規則に反映させるべきか検討しておくことが大切です。労務管理は法令にも関わることから、人事や総務といった間接部門と連携しながら管理方法を検討する必要があります。
テレワークのルールを作成する手順
次に、テレワークのルールを作成する手順について確認していきます。ポイントは大きな項目から決めていき、ついで詳細な項目を詰めていくことです。詳細なルール作りから着手してしまうと、前提が決まっていないなど不具合の原因となるため注意しましょう。
対象者と実施範囲のルールを決める
最初に決めておくべきことは、テレワークの対象者と実施範囲です。部署単位で対象者を定めるのか、業務内容やテレワークの必要性に応じて定めるのか、基準を明確にしておきましょう。テレワークの対象者に該当するのか不明確な従業員が生じないよう配慮することが重要です。
また、テレワークとして認められる就業場所の範囲も決めておきましょう。在宅勤務に限るのか、会社のセキュリティ要件を順守したうえでカフェやコワーキングスペースといった自宅外での就業も認めるのか、線引きを明確にしておく必要があります。曖昧な点が残っていると、のちのちトラブルの原因となりかねないため注意が必要です。
申請・承認のルールを決める
テレワークを実施したい場合の申請・承認フローを定めておくことも大切です。申請用のフォーマットを用意することや、申請先の周知徹底を図ることも含まれます。申請方法が不明であることが原因で、テレワークの実施をためらう従業員が発生しないよう十分に留意しましょう。
申請・承認のフローを決定するにあたり、前述の対象者・実施範囲が明確になっている必要があります。条件に該当する従業員は申請すれば自動的に承認されるのか、個々の事情に応じてヒアリングを実施した上で承認するのかなど、具体的なフローを決めておくことが大切です。
人事評価のルールを決める
テレワーク時とオフィスワーク時で、人事評価に不公平が生じないよう配慮することも重要なポイントです。テレワークでは就業中の様子を確認しづらくなるため、何を基準に評価するのか明確にしておく必要があります。成果で評価するのか、プロセスも加味して評価するのか、オフィスワークの場合とのバランスを考慮しつつ検討していきましょう。
人事評価のルールは、従業員に周知を図った上で納得してもらう必要があります。労働組合との話し合いや決議が必要になる場合もあるでしょう。既存のルールを変更する場合、変更する理由や背景もあわせて丁寧に説明する必要があります。
労務管理のルールを決める
テレワークにおける勤怠管理の方法を決めておくことも重要です。従来、社員IDカードやタイムカードで出退勤時刻を管理していた場合、就業時間がいつからいつまでかを別の方法で把握する必要があります。
具体的には、チャットやメールによる出退勤の報告や、オンラインで利用できる勤怠管理ツールの導入などの方法を検討する必要があるでしょう。管理方法を決めるだけでなく、運用のルールも決めておく必要があります。休憩や残業など想定されるケースを洗い出し、ルールとして明文化しておきましょう。
コミュニケーションのルールを決める
テレワークで課題となりやすいのがコミュニケーションです。オフィスに出社していれば会話を交わすことで解消できていたことでも、テレワークでは物理的な距離がコミュニケーションを阻む原因となってしまいます。
そこで、会議の開催やミーティングの進め方など、コミュニケーションのルールを策定しておきましょう。日常的な業務の確認事項や相談についてはチャットを活用するなど、コミュニケーションの緊急度・重要度に合ったツールを用意することも大切です。
テレワークのルール作成・運用に関する注意点
テレワークのルールを作成・運用するにあたって、いくつか注意しておくべき点があります。策定したルールをスムーズに運用していくためにも、次の点を必ず確認・実践していきましょう。
中抜け時間の扱いを明確にする
テレワークでは、従業員が業務から離れて別のことをする時間が生じやすくなります。家事や育児のため一時的に業務を離れる「中抜け時間」が発生する場合があるのです。
まずは中抜け時間として想定される頻度や長さについて、個々の従業員にヒアリングを実施しましょう。その上で、中抜け時間をどのように扱うのかを明確にしておくことが大切です。中抜け時間を勤務時間に含めない場合、私用による休憩時間として扱うといった対応が想定できます。
策定したルールは就業規則にも記載し、新たな勤務のルールとして周知徹底を図りましょう。
「テレワークモデル就業規則作成の手引き」を参考にする
テレワークのルールを策定する際は社内で検討するだけでなく、公的なガイドラインも参考にすることをおすすめします。厚生労働省が公表している「テレワークモデル就業規則作成の手引き」などを参照し、ルールの抜け漏れがないかチェックしましょう。
作成の手引きでは、就業規則の規定例と併せて作成時のポイントも解説されています。巻末には「テレワーク就業規則」のモデルも掲載されているので、自社でのルール策定のベースとして活用するのも一つの方法です。
従業員とのすり合わせを必ず行う
テレワークに関するルールを策定したら、必ず従業員とのすり合わせを行いましょう。テレワークに従事する従業員への周知徹底を図るだけでなく、従業員から疑問点や不明点の質問を受け付ける場を設けることが大切です。
とくにルールを策定した理由や背景について理解を得ることは、ルールを正しく運用する上で非常に重要な要素といえます。会社側が一方的にルールを定めたと認識しないように配慮することで、従業員が自発的にルールを守る土壌を作っていくことにもつながるでしょう。
労働監督基準監督署に届け出る
完成したテレワークのルールは、所轄労働基準監督署へ届け出る必要があります。就業場所や就業規則が変更されることは、労働条件が変更されることを意味するからです。
労働基準監督署へ届け出るにあたり、テレワーク規定に対して労働組合または労働者の過半数を代表する従業員の意見書を添付する必要があります。届け出たテレワーク規定はイントラネットや社内サーバーの共有フォルダに保存し、全従業員がいつでも確認できる状態にしておきましょう。
テレワークのルール運用にBacklogを活用しよう！
テレワークのルールを策定することは、チーム全体のパフォーマンスを維持するだけでなく、適切に労務管理をする上で非常に重要です。ルールを策定する際には、今回紹介してきた手順を参考に抜け漏れのないルールを作成・運用していきましょう。
また、ルールを運用する際にはテレワーク・オフィスワークに従事するメンバー全員が情報を共有できるツールを活用することをおすすめします。プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで備わったBacklogを導入することで、ルールの適切な運用がしやすくなるでしょう。プロジェクト管理や課題管理といった機能の詳細をサービス資料で確認できますので、ぜひテレワークのルールを運用する際に役立ててください。
