あの件の経緯を確認しようとメールを遡ったり、チャットの投稿をスクロールして探したり……。目的のやり取りにたどり着くまでに多くの時間を費やしてしまったという経験はありませんか？
不動産の仕事は、物件ごとに案件が動きながら、管理会社や仲介会社、オーナーといった社外の相手とも密に連携して進みます。関わる相手が増えるほど、連絡手段は電話・メール・チャットへと分かれ、いま誰が何を持っているのかが見えなくなっていきます。
案件が増えても、状況が見える状態をどう保つか。今回は、実際にBacklogでこの課題に向き合った2社の事例から、そのヒントを探ります。
目次
不動産業界に共通する課題とBacklogでの対応
不動産の仕事は、自社だけで完結しません。管理会社、仲介会社、オーナーと立場の異なる相手が同じ案件に関わり、案件そのものも物件ごとに何本も並行して動きます。
そこで起きやすいのが、案件の経緯を担当者しか把握していない状態です。電話や口頭で完結した連絡は記録が残らず、資料はメールに埋もれる。「営業が10人いれば10通りのやり方になる」と言われるように、進め方そのものが人に紐づきます。やり取りと資料を案件ごとに同じ場所へ集めておくことが、確認作業を減らす近道になります。
そこで、不動産業界でよく聞かれる課題と、Backlogでの対応の考え方を整理しました。
| ✕ 不動産業界が抱える課題 | ✓ Backlogで対応できる機能 |
|---|---|
| 物件・案件ごとの経緯を、担当者しか把握していない | 課題に担当者と期限を設定し、チーム全員が同じ画面で確認 |
| 管理会社や仲介会社との連絡が、電話とメールに分かれる | ユーザー数無制限*。社外メンバーも同じプロジェクトに招待 |
| 連絡が電話や口頭で完結し、記録が残らない | 課題のコメントでやり取りし、経緯を後から追える形に |
| 複数の物件・案件が同時に動き、状況が把握しきれない | ボードやガントチャートで、案件ごとの進捗をひと目で確認 |
| 図面や資料がメールに埋もれ、必要なときに探せない | 課題への添付やURL共有で、案件に紐づけて保管 |
| 担当者ごとにエクセルの様式が違い、管理方法が揃わない | 課題テンプレートで記入項目と手順を統一 |
| 営業担当が10人いれば、10通りの進め方になる | 課題テンプレートとドキュメントで、進め方を標準化 |
| 繁忙期に案件が集中し、特定の担当者に負荷が偏る | 担当者ごとの課題一覧で、抱えている量を可視化 |
* プランにより異なります。詳しくは料金プランをご確認ください。
どれも「新しい業務フローを一から作る」のではなく、「今のやり方をそのままBacklogに置き換える」ことで解決できる点がポイントです。
大掛かりなシステム刷新をしなくても、連絡の受け方と記録の残し方を少し変えるだけで、案件の見え方は大きく変わります。実際にこうした課題に向き合い、Backlogを活用している2社の事例を見てみましょう。
事例に見る、Backlog活用のポイント
「案件の混在」をボードで可視化（JR西日本プロパティーズ株式会社 様）
課題：
管理会社とのやり取りは案件数が多く、さまざまな案件が混在して整理が難しい状態でした。図面などの大容量データはメールで送れず、担当者ごとにエクセルの様式も異なっていました。
Backlogの使い方：
ボード機能で案件を進捗ごとに分類し、状況に応じて担当者名を変更することで、いま誰が対応しているかを明確化。図面などは課題への添付やURLでのセキュアな共有に切り替えました。
効果：
過去のメールを探し回るストレスがなくなり、業務の引き継ぎもスムーズになりました。管理会社側も抵抗なく使いこなしており、案件数や進捗の把握が格段に楽になったといいます。
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JR西日本プロパティーズでは、オフィスや住宅など賃貸物件の運用を行う不動産賃貸部で、管理会社とのやりとりにBacklogをご活用いただいてい…
backlog.com「タスク漏れ」をゼロに（株式会社IPPO 様）
課題：
マーケティング部門の増員に伴いタスク漏れが頻発。チャットのやり取りは流れてしまうため過去の投稿を遡る場面が多く、新しいメンバーは何を優先すべきか判断しづらい状況でした。
Backlogの使い方：
ガントチャートとカテゴリ機能で業務種別ごとに進捗を管理し、マイルストーンで四半期のタスクを一覧化。ドキュメントには専門用語や操作マニュアルを蓄積しています。
効果：
タスク漏れがなくなり、メンバーの状況もひと目で把握できるようになりました。確認の時間を大幅に削減できたことで、他の案件へ先回りして対応する余裕も生まれています。
自社メディアの運営業務に活用。メンバーのタスク可視化でリーダーの負担も軽減 | 導入事例 | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツールBacklog
株式会社IPPOのマーケティング部では自社メディア運営のためのタスク管理にBacklogを導入。Backlogを活用して感た効果や具体的な活…
backlog.com今のやり方はそのままに。まずは1つの案件から
最初から全社的な運用ルールを整備する必要はありません。1つの案件やチームから使い始め、少しずつ利用の幅を広げていくことで、無理のない導入が期待できます。
まずは、今動いている案件を1つだけ、Backlogのプロジェクトにしてみてください。担当者と期限を設定し、やり取りをコメントで残す。これだけで、これまでの進め方を大きく変える必要はありません。
そうして積み重ねた課題やコメントは、いつの間にか「遡らなくても経緯が分かる」案件ごとの記録として蓄積されていきます。探す時間と確認の連絡が減り、日々のやり取りがそのまま引き継ぎ資料になる。特別な管理表を新たに作らなくても、記録が資産になる仕組みがつくれます。
探し回らない案件管理の第一歩を、Backlogで踏み出してみませんか？
30日間の無料トライアルで、メールやチャットを遡って探す時間がどれだけ減るか、まずはご自身のチームで確かめてみてください。