【人事でも使える!】スプレッドシートとBacklogを連携して人事業務の管理を効率化しよう♪

ヌーラボでHRを担当しているAngelaです。私は、東京支社でHR(主に採用、制度設計)を担当しています。ヌーラボのバックオフィスではタスク管理ツール『Backlog』を活用しています。今回は、スプレッドシートの情報をBacklogの課題に一括登録する機能を使って社内の「 人事業務管理 」の効率化に取り組んでいる実例をご紹介します!

バックオフィスで起きていた問題

ヌーラボの本社は福岡にあり、バックオフィスチームは私以外全員、福岡にいます。距離の問題もあり、情報連携などに工夫が必要です。すべてオンライン上で共有されていれば良いのですが、バックオフィスの特性上、「細かいタスク」が「大量に」あるため、タイムリーにオンライン上で情報を同期できないという問題に繋がっていました。

特に細かいタスクが多かったのが、「入社手続き」です。流れが複雑な上、入社手続きは東京・福岡の3名の社員が関わるフローで行なっていました。

ありがたいことに、社員は増える一方。多い時は一気に4名もの新入社員が入社する月もあります。そこで、定型業務を少しでも効率化できるように、スプレッドシートにテンプレートを作って一定の対応ができるように工夫することにしました

ヌーラボでは人事・総務も含め、社内のすべての業務をBacklogで管理しており、スプレッドシートの内容をBacklogに再登録しなおす必要があるため、そこを課題の一括登録機能を使って自動化することにしました。

人事業務管理 でBacklogをどう使うの?

ヌーラボの場合、入社手続きに関するタスクは13個に絞れました。例えば、

  • 入社日当日の案内
  • 人事システムへの情報入力
  • 拠点ごとに異なる社屋の鍵の作成

などです。これをすべてスプレッドシートに書き出して、関係者で内容を精査しました。そして完成したスプレッドシートの内容を「Backlogの課題に一括登録する機能」を使い、Backlogに流し込みます。

人事業務管理

ここで例として挙げているのは、新しく入社する方の人事業務一覧です。表を作る際の注意点として、タスクごとに新入社員の方の名前をいれないと、パッと見たときに誰に対してのタスクかわからないという問題があるため、特定のセルを更新したら全タスクに入社者氏名が反映されるよう設定しておきました。

人事業務管理

期限日については、入社日をセルに入れると各タスクの期限日を逆算して自動表示されるようにしています。

人事業務管理

Backlogに登録する際に必要な、件名・課題の詳細・開始日・期限日・予定時間・実績時間などを各項目を(ほぼ自動で)埋めていきます。

以上の手順に沿って自動入力の設定をしておけば、毎回入社してくる新入社員の方の

  • 本人情報
  • 入社日

のみを更新するだけで、Backlogの課題に一括登録する準備が完了します。

登録手順

事前の準備が終わったら、使い方に沿って、BacklogのID、PASS、スペースIDをいれて、スプレッドシート上の課題を一気に登録しましょう!

人事業務管理

人事業務管理

登録時、入社日をいれた行のせいでエラーが出てしまいますが、特に無視しても問題はありません

登録されたタスクは、隣のタブに表示されます。

人事業務管理

こうして書き出してみると複雑そうにみえますが、実際はとても簡単です!今回ご紹介したスプレッドシートの効率化とスプレッドシートの情報をBacklogの課題に一括登録する機能は、人事管理業務だけでなく、マーケティングや総務などでもご活用いただけると思います。ぜひみなさんの業務に当てはめて活用してみてください。

スペシャルプレゼント(?)として、今回使用したスプレッドシートを以下のリンクにて公開しています。リンク先にあるシートをコピーしてお使いください。

人事業務管理を効率化するスプレッドシートはこちら

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