「どの図面が最新版なのか、いつも探している。」
「協力会社への確認連絡だけで、一日が終わってしまう……。」
建設プロジェクトの現場監督や施工管理リーダーにとって、大きな負担の1つが「数多くの協力会社との調整」と、それに伴う「工事台帳」まわりの情報のとりまとめではないでしょうか。
電気、空調、内装など、工程ごとに異なる専門業者が入れ替わる現場では、連絡ミスや情報の行き違いが工期遅延に直結します。特に「最新の図面がどこにあるかわからない」「指示したはずの件が伝わっていない」といった「データの迷子」は、現場の誰もが経験するストレスです。そして情報が散らばったままだと、出来高の確認や請求のたびに「その数字の根拠はどこにあるのか」を探し回る手間として跳ね返ってきます。
本記事では、関係会社が多い建設現場特有の課題を整理し、施工管理リーダーの負担を減らすための情報管理のアプローチと、工事台帳の根拠となる情報をまとめるツール「Backlog」の設定例をご紹介します。
目次
関係会社が多すぎる？建設現場で「データの迷子」が頻発する理由
多くの協力会社が関わる建設現場では、情報のハブとなる施工管理リーダーに連絡が集中しがちです。ただし「データの迷子」が頻発する原因は、関係会社の数そのものではありません。会社ごとにやり取りの仕組みがばらばらなまま数が増えていくことに、より根本的な理由があります。主な3点を見ていきましょう。
協力会社ごとに連絡手段が異なる
協力会社ごとに、電話・FAX・メール・チャットといった異なるツールを使用しているケースは少なくありません。ツールが分散することによって、「どの業者に、何のツールで、何を確認をしたか」の記憶を辿るために時間を費やすことになります。元請けの社内だけで共有されている仕様変更が協力会社に伝わっていなければ、現場に入ってから「聞いていない」となり、手戻りが発生する原因にもなります。
口頭・電話指示が記録に残らない
現場巡回中や移動中に電話で受ける「ここを修正しておいて」といった指示は、その場では理解できたとしても、文字情報として記録に残らないため勘違いや失念を招きやすくなります。後になって「言った・言わない」の水掛け論に発展するだけでなく、追加作業を「いつ、誰の判断で決めたのか」をたどれず、請求や検収の場面で確認に時間を取られることになります。
図面・写真の最新版が追えない
設計変更や現場の状況に応じて、図面や指示書は頻繁に更新されます。これらが個人のメールやチャットでやり取りされると、どれが最終版なのか判別できなくなります。また、出来高査定の根拠となる膨大な施工写真が整理されないまま散在していると、台帳に数字を反映させるたびに根拠を探し直すことになり、確認作業に多大な手間と時間を要します。
協力会社との連携で「データの迷子」を防ぐ3つのアプローチ
先に挙げた3つの理由は、どれも「情報が個別のツールや個人の記憶に預けられている」ことに行き着きます。ここを変えるために目指したい状態を、3つのアプローチとして整理しました。
連絡も資料も「ここを見ればわかる」1つの場をつくる
元請け・協力会社の全員が「ここを見ればわかる」という共通の場所を用意し、連絡だけでなく図面や写真もそこに置きます。各社との個別のやり取りに情報が埋もれなくなり、全員が同じ前提で動けるようになります。
やり取りの履歴が記録として残る形にする
口頭や電話の指示を減らし、「いつ、誰が、何を決めたのか」が自動的に履歴として残る仕組みに変えます。「言った・言わない」を防げるだけでなく、請求や検収を確認する際の裏付けとしても残ります。
誰が・何を・いつまでに行うかを見えるようにする
「どの協力会社が」「何を」「いつまでに」終わらせるのかを、一覧で見られるようにします。作業の状況がその場でわかれば、施工管理リーダーが都度電話で確認して回る必要がなくなり、出来高の確認に必要な情報もそのまま参照できます。
工事台帳の根拠情報を一元化する、Backlogの設定例
情報の一元化とタスクの視覚化を実現するプロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」は、台帳に記載する数字のもととなる進捗・やり取り・証憑を1か所に集める役割を担います。ここでは、協力会社との連携を前提とした基本の設定例を4つのポイントで解説します。
工事台帳の軸となる「プロジェクト階層」の設計
工事台帳をBacklogで管理する第一歩は、情報をまとめる「プロジェクト」の枠組みを正しく設計することです。建設業においては、現場（工事案件）ごと、あるいは年度や工区ごとにプロジェクトを作成するのが一般的です。案件単位で情報の入れ物を切り分け、その中に協力会社ごと・工種ごとの課題（タスク）を立てていくことで、どの現場の誰とのやり取りなのかが混ざらず、後から経緯をたどりやすくなります。
台帳特有の項目を持たせる「カスタム属性」の活用
エクセルの台帳で管理していた独自の項目は、Backlogの「カスタム属性（※プレミアムプラン以上）」機能で再現できます。「工事番号」「工区」「協力会社名」「工種」「進捗フェーズ（見積中・施工中・完了）」などを持たせておくと、案件をまたいで必要な課題だけを絞り込めます。金額の集計や原価計算は既存のエクセルや会計システムに任せ、Backlogは分類と進捗の管理に絞りましょう。
図面・写真の「最新版の置き場所」を決める
設計変更のたびに更新される図面や、日々増えていく現場写真は、共有フォルダや個人のメールではなく該当する課題に添付する、という置き場所のルールを最初に決めておきます。Backlogでは課題に図面や写真、協力会社からの請求書などを直接添付できるため、更新されたファイルも同じ課題に積み上がり、どれが最新版かを迷わずに確認できます。台帳に記載する数字の根拠を探し回る「データの迷子」も防げます。
協力会社の参加範囲を分ける「プロジェクト単位の権限設定」
多数の協力会社が参加するプロジェクトでは、情報セキュリティの確保が欠かせません。Backlogではプロジェクトごとに参加ユーザーを設定でき、社外のメンバーはゲスト権限で招待できます。同じ案件でも「協力会社と共有するプロジェクト」と「元請け内で予算や原価を扱うプロジェクト」を分けて設計すれば、社外を含む体制でも誰にどこまで見せるかを制御でき、必要な情報だけを安全に共有できます。
Backlogは、30日間無料でお試しいただけます。トライアル開始時の支払い情報入力も不要ですので、協力会社との調整や工事台帳の運用効率化にぜひご活用ください。
「データの迷子」をなくすことが、協力会社との調整を軽くする
協力会社が多く、日々状況が変わる建設現場では、連絡も資料も分散しがちです。ただ、やることは複雑ではありません。連絡と資料の置き場所を1か所に決め、やり取りが記録として残る状態をつくる。それだけで、確認のための電話やメールと、それに伴う手戻りは目に見えて減っていきます。
まずは1つの現場、1つの協力会社から始めてみましょう。対象業務の選び方から現場に定着させるまでの手順、工程管理や出来高確認の運用パターン、導入企業の事例をまとめたホワイトペーパーをご用意しました。無料でダウンロードできますので、「データの迷子」を防ぐ仕組みづくりにぜひ役立ててください。