「マンパワー不足を解消するために開発チームを増員したものの、想定よりも開発が進まない」
「かえって現場が混乱しており、負担が増しているように見える」
このような状況は、IT業界の開発現場において決して珍しいものではありません。チーム増員時に負担になりやすい「進捗確認」について、調査結果を元に原因と解決策をまとめました。
目次
【調査結果】IT業界における増員時の進捗確認の実態
ヌーラボでは、IT・インターネット関連業界で働く方々67人を対象に、開発チームの増員時に感じる負担について調査を実施しました。調査結果から読み取れる増員時の進捗確認の実態について見ていきましょう。
６割以上が増員時の負担増を実感
IT・インターネット関連業界で働く人のうち、チームの人数が増えたとき、メンバー1人ずつの進捗確認やフォローを個別に行うことについて「負担を感じた」との回答が64.2％を占めました。メンバーの増員が負担の増加につながる傾向が顕著に表れている調査結果といえます。
メンバー1人あたりにかかる時間は平均33.4分
チームの人数が増えた際、メンバー1人あたりの進捗確認やフォローにかかった時間は平均33.4分でした。中でも30分〜1時間を要していたケースが全体の37.3％を占めていました。
新たに加わったメンバーへのフォローはどうしても必要です。しかし、増員するたびにこれだけの時間が削られてしまうと、チームのパフォーマンスにも影響が出てくる可能性があります。
本調査では、増員時の負担の内訳や、進捗確認にかかる時間の実態についてさらに詳しく質問しています。調査結果の詳細と全設問を収録したホワイトペーパーをご用意しておりますので、ぜひダウンロードしてご確認ください。
では次に、メンバーは増えているのに負担が増えていると感じてしまう原因について詳しく見ていきましょう。
【原因】増員が負担増につながる「ブルックスの法則」
ソフトウェア開発の世界では「遅れているプロジェクトへの増員は、かえって進行を遅らせる」という経験則が「ブルックスの法則」として知られています。増員が負担増につながる背景には、主に次の3つの原因があります。
伝達コストの増大
1つめの原因は、増員によって伝達コストが増大することです。口頭やチャット等で進捗の報告・確認を行っている場合、人数が増えるほど工数は必然的に増えていきます。結果として、各メンバーから状況を聞き取るための手間や時間を要してしまうのです。
自走するまでに時間がかかる
新たに加わったメンバーが自走するまでに時間がかかることも原因の1つです。プロジェクト内の独自ルールや開発に必要な業務知識を理解するまでには、一定の期間がかかるケースが少なくありません。たとえば、組織独自の「秘伝のコード」やレガシーシステムへの適応、クライアント企業に関する業界知識の習得などが挙げられます。
こうしたローカルルールや組織特有のナレッジに関しては、新たに加わったメンバーのスキルや技術理解の水準に関わらず、既存メンバーによるフォローが必要になるケースが少なくありません。
作業の切り分けと分担が容易ではない
既存メンバーの担当業務と現状の進捗状況を把握し、作業を適切に切り分けて再配分するプロセスには負担が伴います。「人を増やせば開発がスムーズに進む」とは限らないのは、こうした現状整理とタスクの再定義に多大な工数がかかるためです。
業務を細分化して複数人に割り振ることで、「今、誰がどのタスクを担っているのか」といった全体像の把握が難しくなります。
【解決策】増員時に進捗確認の負担を軽減するには
チーム増員時の進捗確認をスムーズに行い、負担を軽減するには、どのような対策を講じればよいのでしょうか。見直しておきたい3つのポイントを紹介します。
報告・確認手段を一本化する
1つめの解決策は、報告・確認の手段を一本化することです。やり取りを行う手段が口頭・メール・チャットなどに分散していると、情報を探し出して確認するだけで手間がかかります。
報告する側・確認する側が、常に同じ場所に入力し、確認できる仕組みを確立するのが望ましいでしょう。口頭・メール・チャットと複数の場所を行き来して確認する状態を解消するだけでも、進捗確認の負担は軽減しやすくなります。
現在の課題状況を可視化する
現在発生している課題の状況を可視化し、メンバーや管理者がいつでも確認できる状態にしておくことも重要です。どのような課題があるのかだけでなく、課題同士の影響や依存関係まで明確にし、リアルタイムで把握できる仕組みを確立しましょう。
新規メンバーにとっても、チーム内の課題が一覧化されていれば、優先的に取り組むべきタスクを自ら判断しやすくなります。メンバー各自が自発的に判断し、的確に動ける環境を整えることは、自走する開発チームを実現するための足がかりになるでしょう。
タスク・担当者・進捗状況をセットで管理する
タスクと担当者、それぞれの進捗状況をセットで管理することをおすすめします。増員時に既存メンバーの担当業務や進捗を一から確認するのではなく、日ごろから常時把握できている状態を整えておくのが理想的です。
ただし、報告や確認の頻度を高めればよいというものでもありません。やり取りの回数が増えるほど、かえって進捗確認の手間が増大してしまうからです。増員の有無に関わらず、リアルタイムの進捗状況がタスク単位で把握できる仕組みを確立してみてはいかがでしょうか。
増員時の「見えないコスト」削減にはBacklogがおすすめ
新たに加わったメンバーへの伝達コストや自走までのフォローに要する時間、作業の再配分に充てる労力は、増員時に発生する「見えないコスト」の典型例です。
こうした「見えないコスト」を削減するには、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」の活用をおすすめします。Backlogは、タスクを可視化し一元管理するためのクラウドツールです。
ここからは、開発現場での進捗確認に役立つBacklogの機能を紹介します。
ガントチャートでチーム全体の進捗状況を一覧化
Backlogにはガントチャート機能が搭載*されています。スケジュール変更はドラッグアンドドロップで直感的に組み替えられ、変更がリアルタイムで反映されるため、最新のスケジュールを全員に共有できます。タスク・担当者・進捗状況を一覧表示できるため、各メンバーの進捗状況をリアルタイムで把握できる点がメリットです。
※プランにより異なります。
タスク・担当者・進捗状況を一覧表示できる
また、担当者ごとのグルーピング表示を活用することで、各メンバーのタスク量や進行状況を確認できるため、業務負荷の偏りも察知できるでしょう。タスクの進捗状況に応じて色分けされたり、期限が過ぎているタスクにはアラートが表示されたりするため、現在の状況が視覚的に整理され、口頭やチャットによる進捗確認の手間を軽減できます。
担当者ごとにタスクを表示したり、優先度や進捗状況に応じて色分けしたりできる
* ガントチャートは利用できるプランに制限があります。詳しくは料金プランをご確認ください。
親子課題で課題状況を可視化
「親子課題」機能では、1つの大きな課題を複数の子課題に分割し、それぞれの課題に担当者や期限を設定できます。登録された課題はガントチャートに自動で反映されるため、スケジュールと課題を関連づけて把握できる点がメリットです。
関連性の高い課題をまとめて管理できる
さらに、Backlogにはコメント機能が備わっているため、ツール上で報告・確認を完結できます。ユーザーの追加や担当者の割り当てなどが即時通知され、課題内容もページを遷移することなく確認できるため効率的です。複数のツールをまたいだ確認が不要になります。
課題の作成・要約からレポート出力まで可能なBacklog AIアシスタント
Backlogでは、課題の作成から要約、レポート作成までサポートできる「Backlog AIアシスタント」を利用可能※です。Backlogに蓄積されたナレッジを横断的に捉えることで、次のようなプロセスを自動化できます。
※プランにより異なります。
・進捗状況の把握：ステータス別の件数や全体進捗、遅延状況をAIが即座に回答
・タスクの優先順位：担当課題をAIが分析し、「今日取り組むべき3つのこと」を厳選
・リスク管理：期限が迫っている課題や滞留タスクを自動で抽出し、対応策まで提案
・レポート作成：意思決定に必要な情報をAIが自動で集約し、レポート化
従来はPLやPMが行っていた進捗状況の把握や取りまとめをAIが代行することで、マネジメントの本質により近い業務に専念しやすくなるでしょう。
Backlogは、30日間無料でお試しいただけます。トライアル開始時の支払情報入力も不要ですので、ぜひ進捗確認にご活用ください。
増員に備えて進捗確認の仕組みを整えておこう
IT業界において増員時の進捗確認が負担になるのは、日頃から報告・確認手段が統一されていなかったり、現在の課題状況が可視化されていなかったりするためです。タスク・担当者・進捗状況をセットで管理し、リアルタイムの状況が反映される仕組みを取り入れることで、増員時の「見えないコスト」は削減できます。
とはいえ、「具体的に何から始めればいいか迷う」「仕組みづくりを社内に提案したいが、説得材料が欲しい」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、本記事でご紹介した「IT業界の業務実態に関する調査結果」と、「進捗確認業務を最小化するための改善策」をまとめたホワイトペーパーをご用意しました。Backlogを活用して、リアルタイムの進捗状況を把握するための運用ガイドを、図解付きでわかりやすく紹介しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ社内共有や社内提案の資料としてお役立てください。