建設現場において、現場代理人と協力会社の間で作業の優先順位に対する認識のズレが生じるケースは少なくありません。手戻りや是正対応、さらには工期遅延に直結しかねないことから、この問題を解決したいと考えている建設関係者の方は多いのではないでしょうか。
本記事では、調査結果を基にタスクの優先順位を共有するための解決策を考えていきます。建設現場のタスク優先順位の共有に役立つツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
【調査結果】建設現場の実態
ヌーラボが独自に実施した「プロジェクト管理に関する調査」より、各業界のプロジェクト管理に関する課題や悩みが浮かび上がってきました。建設業に関しては、次の2項目に現場の実態が表れていると考えられます。
約７割が「タスクの優先順位が共有されない」事象を経験
建築・土木・不動産業に従事する方47名のうち、タスクの優先順位が関係者間で共有されていない状況が「頻繁に発生していた」「よく発生していた」「ときどき発生していた」と回答した人は計72.3％にのぼりました。建設現場において、優先的に進めるべき作業が周知されていないケースは決して珍しくないことが見て取れます。
タスクの優先順位共有は、工事の後工程に影響を及ぼしかねない重要なポイントです。優先順位が周知されないまま作業を継続していると、現場の混乱に直結しかねません。
約7割が「タスクが整理されず作業が遅れる」事象を経験
建設現場においてタスクが整理されておらず、着手や完了が遅れる原因になっているとの回答は72.4％でした（「頻繁に発生していた」「よく発生していた」「ときどき発生していた」の合計）。優先順位の共有以前に、そもそもタスクが未整理の状態のまま工事が進行しているケースも一定数存在する実態がうかがえます。
今回紹介した調査の詳細な結果と、全設問を収録したホワイトペーパーをご用意しております。より詳しく知りたい方は、ダウンロードしてご確認ください。
【原因】なぜタスクの優先順位が共有されないのか
建設現場では、なぜタスクの優先順位が共有されない状況に陥りがちなのでしょうか。主な原因を探っていきましょう。
工程上のタスクが十分に整理されていない
工程上のタスクが十分に整理されておらず、優先順位を付ける準備が整っていない可能性があります。工程表に作業の流れ自体は示されているものの、具体的にどのようなタスクが発生するのか明示されていないと、こうした事態が生じがちです。
結果として、工程全体にどれだけのタスクが存在するのか、工事案件ごとの全体像が曖昧になってしまいます。まずは工程上のタスクを洗い出し、整理する必要があるでしょう。
タスクが一元化・可視化されていない
タスクが一元化・可視化されていないことも大きな要因です。工程上のタスクが洗い出されていたとしても、それらが未整理のままExcelファイルやメール、チャットなどに点在していれば、必要に応じて情報を確認できなくなってしまいます。
工数を大きく左右しかねない重要なタスクを見落とすようなことがあれば、工事開始後の手戻りや優先順位の再調整につながりかねません。工期の遅延にも直結しやすいポイントのため、情報を集約して「見える化」する仕組みを確立する必要があります。
タスクを共有する手段がない
タスクが整理され、一元化・可視化されていたとしても、共有する手段がなければ情報が行きわたりません。たとえば、タスク一覧を閲覧できるのが現場代理人のみで、現場管理を担うベテラン監督や協力会社と常時共有する仕組みが確立されていない場合、認識の相違が生じやすくなります。
メールや電話で状況を都度確認していると、やり取りの回数が膨らみやすく双方にとって負担になりがちです。リアルタイムの状況を誰もが閲覧できる仕組みを整える必要があるでしょう。
【解決策】現場代理人と協力会社の認識を一致させるには
現場代理人と協力会社の認識を一致させ、優先順位を共有するには、どのような対策が必要になるのでしょうか。原因別の解決策を見ていきましょう。
情報を集約し、タスクを洗い出して整理する
タスクの優先順位が共有されない原因の1つは、情報が整理されていないことです。Excelで作成された工程表、メールやチャットなどに分散している情報を集約し、タスクを洗い出して整理する必要があります。その上で、整理された情報の最新状況を関係者が随時確認するための仕組みを整備しましょう。特に工程が後から変更されたケースに関しては、どこを見れば最新の状況が確認できるのか、関係者に周知されていることが重要です。
集約した情報を可視化する
集約した情報を可視化することも重要なポイントです。現状の課題を緊急度や重要度に応じて分類し、優先順位が一目でわかる状態にしておく必要があります。
一例として、後工程を前倒しで進める関係上、作業Aよりも作業Bを優先して完了させる必要があるものの、その意図が伝わっていないといったケースは少なくありません。特筆すべき事項があれば、作業時の留意点として現場の職人に共有しておくことが大切です。関係者のうち一部の人しか知らない情報をできる限り減らし、可視化・共有化するための仕組みが求められます。
リアルタイムの状況を共有する
着工後も状況は随時変化する可能性があります。Excelや電話による進捗管理では限界があるため、誰もが最新情報に随時アクセスできる仕組みを整えておくのが望ましいでしょう。
たとえば、一部の工程で遅れが生じた場合、複数の作業を同時並行で進めて遅れを取り戻そうとすることは決して珍しくありません。どの作業を同時並行で進めるのか、作業が完了するまで次の作業に着手できないのはどの工程なのか、作業に携わる全関係者が状況をリアルタイムで把握できる仕組みを確立する必要があります。
建設現場のタスク優先順位の共有にはBacklogがおすすめ
建設現場でのタスク優先順位の共有には、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」の活用をおすすめします。Backlogは、タスクを可視化し一元化するためのクラウドツールです。建設現場でBacklogを活用することで、次のような課題解決が可能になります。
親子課題による作業分担・進捗状況の把握
親子課題は、1つの課題から関連性の高い作業に細分化し、まとめて管理するための機能です。
1つの課題から関連性の高い作業に細分化し、まとめて管理できる
作成した課題はガントチャート*に反映されるため、課題同士の関連性や依存関係をスケジュール上で把握できます。子課題をまとめて操作できるので、現場の状況に応じてタスクの変更やスケジュールの更新をスムーズに進められ、業務効率化につながることも大きなメリットです。
親子課題はガントチャートでも確認できる
* ガントチャートは利用できるプランに制限があります。詳しくは料金プランをご確認ください。
課題の優先度を明示して共有
課題ごとに優先度を設定できることも、Backlogの特長の1つです。
- 【高】：最優先で対処すべき課題
- 【中】：通常どおり対処する課題
- 【低】：手が空いた時に対処する課題
優先順位が明示されるため、現場代理人と協力会社の間で認識のずれが生じるのを防げます。
課題の優先度を設定し、共有できる
ボードでリアルタイムの状況を反映
ボードは、現状の課題状況をリアルタイムで把握するための機能です。現状の課題の状態ごとに「列」に分けて表示できます。課題の状態と並び順をドラッグアンドドロップで簡単に変更可能です。優先順位の高いカードから順に並べることで、進めるべき作業の順序が可視化されます。
課題を状態ごとにひと目で把握できる
Backlogは、30日間無料でお試しいただけます。トライアル開始時の支払い情報入力も不要ですので、タスク整理にぜひご活用ください。
優先順位の共有の鍵を握るのは「タスク整理」
建設業でタスクの優先順位が共有されない原因は、タスクの整理・一元化・可視化・共有のステップを踏んでいないことにあると考えられます。クラウド型タスク管理ツールを活用することで、タスクの整理や可視化・集約・共有をより実践しやすくなるでしょう。まずはタスク整理を十分に行い、特定の人しか把握していないタスクをなくしてみてはいかがでしょうか。
建設業におけるタスク優先順位の共有に関するより詳しい調査結果と、解消に役立つ情報をまとめたホワイトペーパーをご用意しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ社内共有・社内提案にお役立てください。