アジャイル開発やスクラム開発が浸透しているIT業界ですが、「進捗管理に想定以上の工数がかかっている」という声は依然として多く聞かれます。なぜ、日々の進捗把握や報告には時間がかかるのでしょうか。
本記事では、IT業界で働く方々を対象とした調査データをもとに、IT業界における「進捗共有の実態」を分析しています。根本的な原因から、管理工数を削減するための解決策まで解説していますので、プロジェクト運営の効率化にぜひお役立てください。
目次
【調査結果】IT業界における進捗把握・報告の実態
IT・インターネット関連業界で働く67人を対象に、「進捗の把握・報告」に関する調査を実施しました。調査結果から浮かび上がってきた実態を見ていきましょう。
進捗の把握・報告に対する負担感
「プロジェクト全体の進捗を把握・報告するのに工数がかかった経験がある」と回答した人は全体の73.1％にのぼりました。全業種平均69.7％と比較すると、他業種よりもやや高い傾向にあります。
確認・調整のためのやり取りが開発リソースを侵食
「確認や調整のためのやり取りが何度も発生していましたか？」という質問に対し、実に73.1％が「発生していた」と回答しました。関係者間での細かな確認作業が積み重なることで、本来の開発リソースが圧迫されている実態がうかがえます。
全業種平均69.8％と比較しても、IT業界は進捗の確認・調整に時間を取られやすい傾向にあり、業務フロー改善の余地が大きいといえるでしょう。
【原因】なぜ進捗把握・報告に時間がかかるのか
なぜIT業界では、進捗の把握や報告に時間がかかるのでしょうか。主な原因として、次の3点が挙げられます。
口頭による報告・確認が頻繁に行われている
進捗の報告や確認を「口頭」に頼っていると、どうしてもコミュニケーションの回数が増加します。これはアジャイル開発においても例外ではなく、デイリースクラムなど定例報告以外の個別確認が頻繁に発生していれば、全体の工数削減にはつながりません。
こうした口頭でのやり取りが常態化する根本的な原因は、進捗をチームで可視化・共有する仕組みが不足している点にあります。「誰が・何を・どこまで進めているか」を、わざわざメンバーにヒアリングしなければ把握できない環境になっていないか、一度見直す必要があるでしょう。
チャットの履歴をさかのぼる必要がある
タスクの対応状況がひと目でわかる状態になっていないことも、時間を奪われる大きな要因です。最新の状況を知るために、タスクごとに過去のチャットツールやメールの履歴をさかのぼって確認しなければならない環境は、非効率なだけでなく、見落としや抜け漏れのリスクを高めます。
ここに前述の「口頭でのやり取り」が加わると、情報の所在がさらに分散してしまいます。結果として「重要なタスクが未着手のまま放置されている」といった、開発スケジュール全体を揺るがす事態に発展しかねません。
リアルタイムの状況が可視化されていない
「週1回の定例ミーティング」や「日報」といった定時報告の方式のみに頼っていると、今現在の状況を正確に把握することは難しくなります。結果として、個別の確認作業が発生し、余計な手間と時間が費やされてしまいます。
チーム全体の状況を正確に把握するには、各メンバーの進捗状況が一元管理され、リアルタイムに共有される仕組みが不可欠です。同時に、記録する内容の粒度（細かさ）が人によってバラバラにならないよう、運用ルールを設けるなどの工夫も必要でしょう。
【解決策】進捗把握・報告の工数を削減するには
進捗の把握・報告をスムーズに行うには、どのような対策を講じればよいのでしょうか。解決に向けた方針の立て方について見ていきましょう。
進捗状況を一元化する
まずは、情報が一か所に集約されていることが重要です。「大枠のスケジュールはExcel」「細かな連絡はチャット」「日々の進捗は口頭」といったように情報が分散していると、最新の状況を把握するだけで手間がかかってしまいます。
これを防ぐためには、各メンバーが記録した進捗をPLやPMがいつでも確認できるよう、特定のツールに一元化するのが得策です。情報の所在を明確にすることで、確認のための無駄なやり取りを大幅に削減できます。
タスクの粒度を揃えて可視化し、属人的な報告をなくす
チーム内で報告する情報の「粒度」を統一することも重要です。メンバーによって報告内容の細かさがバラバラだと、後から詳細を確認し直す手間が発生したり、逆に重要な情報が埋もれてしまったりするおそれがあります。まずは、タスクの緊急度や重要度に応じて、「何をどこまで報告すべきか」というルールを定めましょう。さらに、各タスクの依存関係（Aが終わらないとBに着手できない、など）もあわせて可視化しておくことで、より精度の高い進捗管理が可能になります。
また、進捗情報を可視化するだけでなく、それが「常に共有される」仕組みを整えることで、報告の頻度そのものを減らせます。進捗状況がリアルタイムで反映されるツールを活用することで、確認のためだけの口頭連絡やミーティングは基本的に不要になるでしょう。
進捗管理の工数削減には、「Backlog」がおすすめ
ここまででご紹介した「情報の一元化」や「リアルタイム共有」をスムーズに実現するなら、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog（バックログ）」の導入がおすすめです。タスクの可視化から進捗の一元管理までをクラウド上で完結できるため、IT・開発現場における「確認のための無駄なやり取り」を大幅に削減できます。ここでは、進捗の把握・報告を効率化するBacklogの具体的な機能をご紹介します。
ガントチャートで進捗状況をひと目で把握
Backlogでは、タスクを「ガントチャート*」形式で表示可能です。プロジェクト全体の進捗がひと目でわかるだけでなく、スケジュールの変更もドラッグアンドドロップで直感的に反映できるため、常にリアルタイムの状況を把握するのに役立ちます。
また、担当者ごとのグルーピング表示を活用すれば、各メンバーのタスク量や進行状況を確認し、業務負荷の偏りも察知できるでしょう。タスクの進捗状況に応じて色分けされたり、期限が過ぎているタスクにはアラートが表示されたりするなど、現在の状況を視覚的に整理できます。
* ガントチャートは利用できるプランに制限があります。詳しくは料金プランをご確認ください。
親子課題でタスクを分割し、ステータス更新を「報告」に変える
Backlogの「親子課題」は、1つの大きなタスクを、関連する複数の子課題に分割して紐づけられる機能です。
タスクをあらかじめ適切な粒度の子課題に分割しておけば、担当者は作業が終わるたびに子課題のステータスを「完了」に更新するだけで、進捗が共有されます。「どこまで進んだか」を口頭やチャットで個別に報告する必要がなくなり、ステータスの更新そのものが報告の代わりになる、という運用が実現できるのです。報告の粒度が人によってバラつく問題も、課題の分割単位を揃えることで解消しやすくなります。
親子課題はグルーピングされた状態でガントチャートにも反映されるため、課題同士の関連性とスケジュールを同時に把握できる点もメリットです。
ステータスの更新はお知らせ機能でリアルタイムに通知されるほか、SlackやMicrosoft Teamsとの連携やメール通知にも対応しているため、普段使いのツールが違うメンバーがいても見落としを防げます。
蓄積されたナレッジを横断的に捉えるAIアシスタント
Backlogでは、課題の作成から要約、レポート作成までサポート可能な「Backlog AIアシスタント*」を利用できます。Backlogに蓄積されたナレッジを横断的に捉えるため、次のようなことを実現可能です。
・進捗状況の把握：ステータス別の件数や全体進捗、遅延状況をAIが即座に回答
・タスクの優先順位：担当課題をAIが分析し、「今日取り組むべき3つのこと」を厳選
・リスク管理：期限が迫っている課題や滞留タスクを自動で抽出し、対応策まで提案
・レポート作成：意思決定に必要な情報をAIが自動で集約し、レポート化
* 利用できるプランには制限があります。詳しくは料金プランをご確認ください。
Backlog AIアシスタントを活用することで、マネージャーが進捗状況を目視や手作業でまとめたり、レポートを一から作成したりするプロセスをAIに委ねられます。進捗管理の工数を削減したい方にとって、より重要な判断や意思決定に注力しやすくなるでしょう。
Backlogは、30日間無料でお試しいただけます。トライアル開始時の支払い情報入力も不要ですので、ぜひ進捗確認にご活用ください。
進捗把握・報告を仕組み化して開発リソースを確保しよう
IT業界において進捗の把握・報告が負担になりやすいのは、進捗状況が一元化・共有化されていないためです。情報を一か所に集約し、変更事項が随時反映される仕組みを整え、口頭による報告・確認の頻度を引き下げることが解決につながるでしょう。
IT業界の業務実態に関する調査結果と、進捗確認業務を最小化するための改善策をまとめたホワイトペーパーをご用意しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ社内共有・社内提案にお役立てください。