テレワークを導入したものの、社内コミュニケーションや情報共有の難しさに悩む企業があることをご存じでしょうか。
特に、部署長・プロジェクトリーダーなどメンバーをマネジメントする側の立場にとって、「社員の顔が見えない」「進捗状況がわからない」ということは大きな障壁となっています。
今回は、テレワーク下におけるマネジメントの課題を解説します。離れた場所にいてもマネジメントを成功させるポイントにも触れるため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
テレワーク下におけるマネジメントの難しさ
テレワーク下でのマネジメントが難しいと言われている理由は、対面コミュニケーションの機会が減ることにあります。実際に、テレワーク以降は業務中の気軽な相談・質問・雑談が減ったと感じるマネージャーは多いのではないでしょうか。
反対にメンバーも「マネージャーに相談しづらい」と感じるなど、コミュニケーションの壁が生じ、お互い遠慮しがちになるのです。
コミュニケーションが取れないと、タスクの進捗管理・モチベーション管理・業務指示などありとあらゆる面で支障が出ます。テレワークの成功には、コミュニケーション機会の創出がカギとなってくることを知っておきましょう。
オフィスワークでのマネジメントとの違い
オフィスワークの場合、対面でコミュニケーションできることが大きな強みです。一言で済む相談ができたり、手が空いていそうなタイミングで話しかけたりできるため、気軽なコミュニケーションが生まれます。
雑談中のメンバーの何気ない言葉が、商品開発や新しいサービスの創出につながるケースも珍しくありません。
「最近表情が暗く元気がないから、1on1ミーティングしてみよう」など言語化されない部分でメンバーの変調に気付けることもポイントです。
テレワーク下では、このような「言語化されないコミュニケーション」が生まれません。文字や音声、カメラなど、限られた情報から相手の変調に気付くことは難しいでしょう。
やり取りで得られる情報が少なくなる分、コミュニケーションの活性化には特に気を配り、対策しておくことをおすすめします。
テレワーク下でのマネジメントにおける課題とは
下記では、テレワーク下で生じやすいマネジメントの課題を紹介します。どのようなことに悩む管理職が多いのか知り、自社に当てはまる項目がないか探っていきましょう。
質問や相談といったコミュニケーションが取りづらい
テレワークの大きなデメリットは、社内コミュニケーションの取りづらさにあります。前述のような言語化されない部分や雑談から生まれるコミュニケーションに加えて、日常の業務における質問や相談といった重要なやり取りのハードルも上がります。
「一言で完了する程度の質問をしたいが、そのために電話をするのは面倒なので自分で解決しよう」
「業務の進め方について相談したいが、いつ話しかけていいのかわからないうちに2週間が過ぎていた」
など、コミュニケーションに頭を抱えるメンバーは多いものです。入社して日の浅いメンバーがいる場合、ほかの社員以上に質問や相談のタイミングに悩んでいるでしょう。
質問や相談の機会が減れば、メンバーの悩みを拾い上げることができず、業務効率も下がりがちになります。連携ミスにつながる可能性もあるため、早急に解消すべき課題です。
遠隔なので勤怠管理が難しい
チームメンバーがお互い遠隔地で働くため、勤怠管理が難しいことも課題のひとつです。着席中・離席中など細かなステータスがわからなかったり、都合に合わせた中抜けの時間帯が設定できなかったり、細かなストレスが生じます。
勤怠管理が難しいと誰にどのくらいの業務量を振り分けていいか判断するときの困りごとになりやすく、過剰労働などマネジメントの悩みに発展する可能性もあります。
定性的な軸での評価が難しい
テレワーク下では熱意・やる気・業務態度などが可視化しづらく、定性的な人事評価の妨げとなります。営業・マーケターなど定量評価ができる一部職種を除き、「何を基準に人事評価すればいいか」悩むことも増えるでしょう。
人事評価の透明性および客観性が損なわれる場合、チームメンバーのモチベーションやエンゲージメントに影響します。最悪の場合、離職が相次ぐ可能性も視野に入れ、早めの対策を意識したいポイントです。
テレワーク下のマネジメントを成功させるポイント
最後に、テレワーク下のマネジメントを成功させるポイントを紹介します。前述した課題を解決するヒントとしても有効なため、今まさにマネジメントで悩んでいる場合は取り入れてみましょう。
コミュニケーションが取れる環境を整備する
まずは、コミュニケーションが取れる環境の整備・構築が重要です。チャットツール・オンラインミーティングツールを導入してコミュニケーションの機会を増やしたり、社内報・社内SNS・社内イントラネットなどを活用して積極的に情報収集していくとよいでしょう。
メンバーが発信するアイディアに対し「いいね」ひとつでアクションできるなど、気軽な反応を送りあうことも効果的です。
充実したコミュニケーションは、エンゲージメントの創出にも役立ちます。「この組織（メンバー）に貢献したい」という前向きなモチベーションを喚起するためにも、日常的にコミュニケーションの機会を意識することが大切です。
働き方にマッチした労務管理体制の構築
テレワークに合った労務管理をするため、体制を整えます。勤怠管理システムを導入し管理業務を効率化できれば、本来の仕事に集中する時間を増やせます。遅刻・早退・欠勤などのイレギュラーもリアルタイムで可視化でき、人的リソースを適正に配分しやすくなるでしょう。
給与支払いなど会社としてミスできない項目の徹底にもつながるため、人事・経理・総務部門と連携することがおすすめです。
評価制度を変更し、評価の根拠をオープンにする
人事評価制度をテレワーク化に合わせて変更し、評価の根拠をオープンにします。「この項目で評価する」と事前にわかっていれば努力の方向性を定めやすく、人事評価後の社員の納得感も高まります。
フィードバック面談の際も評価項目を参考に個々の強み・弱みを振り返りやすくなり、マネージャーにとってもメンバーにとっても利益のある取り組みとなるでしょう。
また、評価の根拠がオープンになっている会社は、社員からの評価を集めやすいものです。「自分の頑張りが正当に評価されている」という実感を与えるためにも、欠かせないポイントです。
各自の目標や業務タスクを「見える化」する
各自の目標や業務タスクは積極的に「見える化」し、情報共有を図ります。
一目で進捗が分かるため、万が一期限に間に合わなさそうなメンバーがいれば個別にフォローアップするなど、早い段階で対策しやすくなるのがメリットです。
「どこまで進んでいる？」と都度質問して情報を集める必要がなくなり、マネージャーの負担軽減にもつながります。
また、プロジェクト管理ツールをチームに導入するなど対策すれば、マネージャーに集中しがちな情報の分散にも貢献します。
役職にかかわらず誰もが全員の進捗状況を見られるようにしておけば、個人のパフォーマンスだけでなくチーム全体のパフォーマンスが上がるのです。
組織最適化を意識したいマネージャーほど、プロジェクト管理ツールの導入を検討してみましょう。
まとめ：業務の見える化にBacklogを
テレワーク下では、コミュニケーション活性化による情報共有・連携が欠かせません。特に「業務の見える化」によって得られるメリットは高く、マネージャーの負担を軽減しながらチームパフォーマンスの最大化を狙えるでしょう。
Backlogは、チームで働くすべての人が使えるプロジェクト管理ツールです。
ガントチャート・タスク・スケジュール・勤怠情報などありとあらゆる情報を共有できるツールでもあるため、コミュニケーション活性化を目指したいときにお役立てください。
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