働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策の一環として、テレワークが急速に広がっています。ワークライフバランスを取りやすいとして働く側からの評価も高く、業種・職種を問わずテレワークを採用する会社が増えてきました。
しかし、テレワークが原因でコミュニケーション不足が生じている会社も多く、ミスやトラブルの発生に頭を抱えることも少なくありません。
今回は、テレワークによるコミュニケーション不足を解消する方法について解説します。
目次
テレワークでなぜコミュニケーション不足が生じるのか？
まずは、なぜテレワークをするとコミュニケーション不足が生じやすいのか、原因を探っていきましょう。
下記に当てはまる要素があれば、今後さらにコミュニケーション不足が深刻化するおそれがあるため注意が必要です。
最低限の情報共有しかしなくなるから
テレワーク環境下では、気軽な雑談や挨拶が減る傾向にあります。何気ない会話を介して業務上の情報共有をしたり、ちょっとしたアドバイスをもらったりする機会も少なくなるでしょう。業務遂行に必要な最低限の情報共有しかしなくなるため、従来の働き方よりコミュニケーション不足が生じやすくなるのです。
結果として、ミスコミュニケーションが原因のトラブルやクレームが起こってしまいます。業務のムダやストレスになることも多いため、コミュニケーション不足は早めに解消すべき問題と言えます。
コミュニケーションのハードルが上がるから
直接相手の顔が見えない環境で働いていると、コミュニケーションのハードル自体が上がってしまいます。
「ちょっとした質問でわざわざチャットを投げかけていいのか」「今は他の会議に出ていて対応できないかもしれない」と考えるため、話しかけるタイミングを見失ってしまうことが多くなりがちです。
お互い遠慮がちなコミュニケーションになりやすいことが、テレワークのデメリットだと言えます。特に新入社員・若手社員は、何とか自分で解決しようと仕事を抱え込みがちになるおそれがあります。
後になって重大な認識違いに気付くなど、トラブルに発展するケースも多いため注意しておきましょう。
コミュニケーション不足を解決するための工夫
では、実際にコミュニケーション不足を解決するにはどのような工夫を凝らせばよいでしょうか。
下記では、社内コミュニケーションを活性化させるコツを紹介します。
自社に合ったコミュニケーションツールを活用する
自社の業務内容や企業文化に合ったコミュニケーションツールを導入し、コミュニケーションのハードルを下げる方法です。
例えば、前置きや署名を入れることなく気軽に話しかけられるようチャットツールを導入したり、リアルタイムで相手の現状が分かり話しかけられるタイミングを可視化できるコミュニケーションツールを導入したりするとよいでしょう。
スタンプひとつでリアクションできるなど多彩な機能が搭載されていれば、コミュニケーションの幅も広がります。
コミュニケーションツールは、テレワークの孤独感解消にも貢献します。業務の性質に合ったツールを選定すれば、さらに効果的な使い方ができるため、検討していきましょう。
タスク管理ツール・プロジェクト進行ツールを活用する
タスク管理ツールやプロジェクト進行ツールを活用し、進捗情報を可視化する方法です。
ツールで報告・連絡・相談をスムーズにできるため、それぞれの働きをリアルタイムで知ることができます。
特に部署長・管理職による進捗チェックや、プロジェクトリーダーによる状況把握に役立ちます。
万が一遅れのある社員がいれば早い段階で声をかけるなど、一手先の取り組みをすることも可能です。
タスク管理ツールやプロジェクト進行ツールの導入は、コミュニケーション活性化だけでなく、チームビルディングにも効果的な手法です。
マイルストーンやガントチャート機能が搭載されているツールであれば、さらに使い勝手をよくすることができます。
コミュニケーションに主軸を置いた社内イベントを企画する
コミュニケーションに主軸を置いた社内イベントを定期的に開催することも、ひとつの手段です。
業務に直結するノウハウやナレッジの共有よりも、社員ひとりひとりの名前・顔・趣味・バックグラウンドを理解しあうために活用していくとよいでしょう。
例えば、10〜30分程度でできる簡単なゲームをプレイする方法があります。
個人戦でもチーム戦でも盛り上がりやすく、業務上のやり取りが少ない部署のメンバー同士が組めば、社内コミュニケーションの活性化につながります。
また、誕生日会・クリスマス会・オンライン飲み会など、オンライン環境下でもできるイベントを企画することも効果的です。
業務の場を離れて会話することができれば、普段自分がどんな人と一緒に働いているかを理解するきっかけになります。
最初のうちは短時間かつ準備の手間がかからないものから始め、業務の支障にならない程度に始めていきましょう。
ヌーラボでのコミュニケーション不足解消のアイデア
ヌーラボは、2020年2月から全社的にテレワークへの移行を進めています。
当初はテレワーク環境下で生じるコミュニケーション不足や、オンラインコミュニケーション独特のやりづらさに悩まされたこともありました。
下記では、ヌーラボで実施しているコミュニケーション不足解消のアイディアを紹介します。
コミュニケーション不足にお悩みの方は、ぜひご参考ください。
すごろくトーク｜お題に沿って自分のことを話す
すごろくトークとは、サイコロを振って出た目の数分コマを進め、マスに記載されたお題に沿って自分のことを話すコミュニケーション手法です。
「幼稚園や小学生のとき、将来の夢は何だった？」「40歳のころ、どんな生活をしていると思う？」など、さまざまなお題が記載されており、それぞれの価値観を理解することができます。
学生時代の部活・趣味・出身地・休日の過ごし方など共通点が見つかりやすく、共感を得やすいこともポイントだと言えるでしょう。
自己認識・自己開示のトレーニングになることも大きなメリットです。
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読書会｜Active Book Dialogue®を活用した読み方
読書会では、Active Book Dialogue®と呼ばれる分担型読書法を採用しています。
ひとつの本を選定し、それぞれ担当箇所を決めて内容を発表・共有することが特徴です。
最後に参加者全員で気づきや発見を深める対話をおこない、ひとりでは気づかなかった読み方に触れられることが大きなメリットと言えます。
プレゼンテーションの練習になるだけでなく、人の話に耳を傾ける傾聴力のトレーニングにも役立ちます。
普段手に取らない本に目を通す機会も増えるため、一石二鳥の取り組みとしてご活用ください。
まとめ：コミュニケーションを活性化させるには？
テレワーク環境では、オフィスワーク時以上に細やかなコミュニケーションを取る必要があります。
ミスコミュニケーションによる業務の抜け・漏れ、パフォーマンスの低下を防ぐためにも、社員ひとりひとりのエンゲージメントを向上させるためにも、自社に合った取り組みをしていきましょう。
ヌーラボでは、チームのコラボレーションを促進するサービスを多数提供しています。
社内コミュニケーションとパフォーマンス向上を同時に叶えたい場合は、お気軽にご相談ください。
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