仕事を進める上で欠かせないのがスケジュールの管理です。とりわけ、仕事の進み具合を随時チェックしていく進捗管理の重要性は多くの方が認識していることでしょう。
一方で、適切に進捗管理をするのは意外と難しいものです。進捗管理を「見える化」することで最適化を図るにはどうすればよいのでしょうか。
今回は、進捗管理を見える化するメリットと便利なツールについて解説します。進捗管理がうまくいかない原因もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
進捗管理はなぜ必要？
はじめに、進捗管理がなぜ必要であるのかあらためて整理しておきましょう。進捗管理の必要性は、進捗管理を適切に行うメリットと表裏一体です。進捗管理が必要とされる理由は、大きく分けて次の3点に集約されます。
タスクの抜け・漏れ防止
携わるプロジェクトの規模が大きくなればなるほど、必要なタスクの数も増えていきます。タスクの積み重ねがプロジェクトの完徹へとつながるため、タスクの抜けや漏れを防ぐことが非常に重要です。
進捗管理を行うことによって、やり残した業務が放置された状態になることを防ぐ効果があります。一つひとつのタスクが確実に実行され、完了したことを確認しながらプロジェクトを進めていくことができるのです。
納期の遅延防止
プロジェクトが長期間にわたる場合、いつまでに何をやっておくべきかを適切に管理する必要があります。最終納期が近づいてから作業の遅延が発覚した場合、リカバリーするのは現実的に難しいでしょう。
進捗管理を行うことで、タスク単位での期日を意識しながら仕事を進められます。一つひとつのタスクを期日までに完了させることにより、最終納期に遅延するリスクを回避することができるのです。
問題点の早期発見
プロジェクトをタスク単位に分割し、タスクごとに進捗管理を行うことで問題点の早期発見につながります。たとえば、あるタスクが予定よりも遅れていることが早い時期に分かっていれば、後工程のスケジュールを前もって調整しておくことも可能です。
また、プロジェクトの進行中に問題点が発見できれば、作業の手戻りが生じて余計な作業時間が発生するのを未然に防げます。進捗管理を適切に行うことによって、トラブルの予兆に気づくのを早める効果もあるのです。
進捗管理を成功させるコツ
進捗管理を成功させるには、具体的にどのような点を意識すればよいのでしょうか。適切な進捗管理に必要な四つのコツを紹介します。
タスクをできるだけ細分化する
進捗管理を適切に行うには、タスクをできるだけ小さな単位に分けておくことが大切です。タスク単位で開始・完了のタイミングが可視化され、日ごと・週ごとの進捗管理がしやすくなるでしょう。
たとえば「企画立案」のプロセスであれば、いつまでに企画案を固めるのか、企画書の提出期限はいつであるのか、承認をいつまでに得る必要があるのかなど、小さな単位に切り分けられるはずです。
全体像を見える化する
進捗管理と聞くと「いつまでに何を完了させるべきか」といったタスクごとの管理をイメージしがちです。しかし、スケジュール全体の中で各タスクがどのように位置づけられているのか、全体像を把握していなければ適切な進捗管理はできません。
進捗管理を成功させるには全体像を見える化して、スケジュール感やリソース配分を俯瞰できる状態にしておくことが大切です。スケジュール全体を可視化できるツールなどを活用するのが現実的でしょう。
チェックはこまめに実施する
進捗管理のチェックはこまめに実施することが大切です。なんらかの遅延や異常が発生している場合、早期に感知することで対応が後手に回るのを防げます。進捗管理のために使用する進行表や管理表は常に確認できる状態にしておき、随時チェックしましょう。
進捗状況は常に変化しています。少なくとも1日1回、可能であれば1日数回は確認して、最新の動向を把握したほうが望ましいでしょう。朝礼や報告会など、定期的に進捗状況を共有する場を設けるのも効果的な方法です。
リアルタイムの状況を反映させる
進捗管理表にはリアルタイムの状況が反映される仕組みを確立しましょう。最新の状況が常に反映されていれば、プロジェクトやチームの実態が把握しやすくなります。
進捗管理表の更新漏れなどが原因で情報が古いままになっていると、適切に進捗管理を行うことが難しくなってしまいます。最新の進捗状況を更新するタイミングを決めておくなどして現状が把握できる状況を作っていくことも、進捗管理を成功させる上で大切なポイントです。
進捗管理がうまくいかない三つの原因
進捗管理が円滑に進まない原因として、主に3点が挙げられます。次のような状況に陥らないよう、事前に対策を講じておきましょう。
タスクの洗い出し・優先順位づけが不十分
進捗管理の対象となるタスクが漏れていたり、タスク同士の依存関係が十分に検証されていなかったりすると、進捗管理は機能不全に陥りがちです。
まずはどのようなタスクがあるのかを漏れなく洗い出し、タスクごとの優先順位を明確にしておく必要があります。各タスクを単独で捉えるのではなく、工程の順序や同時並行で進められる業務についても十分に検証しておきましょう。
情報共有がなされていない
タスクを担当するメンバー間で認識のずれが生じると、同じタスクを複数の担当者が進めていたり、誰かが担当しているものと思い込んでしまったりしがちです。タスクの重複や抜け・漏れを防ぐためにも、情報の共有化を図る必要があります。具体的には、進捗管理に使用する工程表や管理表を全員が閲覧できる状態にしておくことが大切です。
更新漏れがあり実態が把握できていない
決められたタイミングで進捗状況を更新しないメンバーがいると、最新の状況が正確につかめなくなってしまいます。更新漏れを防ぐには、進捗管理の重要性をメンバー間で周知しておくことが重要です。とくに複数の部門にまたがって進捗管理を行う場合や、テレワークなど物理的に離れた場所で就業する場合は、進捗状況を随時更新できるツールを導入するのが現実的でしょう。
Backlogで進捗管理を見える化
進捗管理に役立つツールとして、プロジェクト管理ツール「Backlog」が挙げられます。Backlogの主な進捗管理機能について、ツールの活用法とあわせて確認していきましょう。
ガントチャートやマイルストーンで作業計画を一覧化
作業スケジュールを棒グラフで示すガントチャートや、段階ごとの期日を明示できるマイルストーンを活用することで、作業計画を一覧化できます。「何を、いつまでに、誰が」行うのかが可視化され、タスクの抜け・漏れや納期の遅延防止に効果的です。
ガントチャートでは進捗状況に応じてグラフが色分けされます。未対応・処理中・処理済み・完了の各ステータスが一目で確認できるため、対応漏れや未処理事項が発生するのを防げるのです。
関連記事：タスクの進捗に遅滞がなくなる！ガントチャートの活用法をわかりやすく解説
カンバンボードで課題の状態を把握
Backlogでは、課題ごとの進捗状況をカンバンボードに表示・確認することができます。それぞれの課題は「カード」単位で表示されるため、カードをドラッグ＆ドロップすることで優先順位や重要度を直感的に変更可能です。
カンバンボードの変更はリアルタイムで反映され、課題の最新状況が確認できるため問題点の早期発見に役立ちます。すべてのタスクを同列に管理するのではなく、優先度や重要度に応じて対応しやすくなるのです。
進捗管理にBacklogを活用しよう
進捗管理はプロジェクト成功に欠かせない重要な仕組みの一つです。タスクの抜け・漏れを防ぎ、期日通りにプロジェクトを進行させるためにも、適切に進捗管理を行う方法を確立しましょう。
「Backlog」には、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで備わっています。Backlogの詳しい機能や活用方法はサービス資料で紹介していますので、ぜひダウンロードして確認してみてください。