エンジニアでもデザイナーでもない、人事の私が使うBacklogのハナシ–ツール活用で30分早く帰ろう!

この記事は、Backlog Advent Calendar 2017 の14日目の記事です。ヌーラボでHRを担当しているAngelaです。いつもBacklogをお使いいただき、ありがとうございます!

私は、ヌーラボの中でも、人事制度企画や採用を担当しています。エンジニアやデザイナー向けのツールと思われがち?なBacklog。しかし、ヌーラボ社内はもちろんのこと、最近では様々な企業様のバックオフィスや営業部門でご利用いただいている事例も増えてきています!

今日は、ヌーラボの”人事として”よく使っている、Backlogの使い方を紹介したいと思います。

これをやれば、スムーズな情報共有ができて、1日30分は短縮できるかも!?

目次

  • 採用活動編
    • メールでの課題登録
    • 定例Meetingの議事録は全てWikiに
    • 対応漏れを防ぐ、Typetalk連携
  • 手続き編
    • 煩雑な入社手続きはタスクの一括登録で解決
    • 社労士さんともBacklogでやりとり
  • 制度設計編
    • Typetalkでつぶやきまとめ→議事録&宿題のメモとしてBacklog起票
    • BacklogのWiki×Cacoo埋め込み
    • 事前に共有しておきたいことは、Wiki×メール送信

〜採用活動編〜

メールで課題登録

採用活動では、色々なチャネルから、ヌーラボに対してのご応募いただくので、Backlogに情報を集約するまでが大変です。

Backlogはメールで課題が登録できる機能があります(管理者のみ設定可能)。候補者とのやりとりのメールをしているときは、起票を忘れないよう、メールをそのままBacklogに転送し、起票するようにしています。

その際、応募経路別にメールアドレスを生成し、タスク名の先頭に

  • HPからの応募
  • Wantedlyからの応募
  • リクルートからの応募

など、一目で経路がわかるように事前に設定を行なっています。

ちなみに、ヌーラボのホームページの採用ページからの応募もWordPressにBacklogの課題登録のメールアドレスが設定されているので、自動的にBacklogのタスクに登録されます。

 

定例Meetingの議事録は全てWikiに

採用活動は、エンジニア採用に関わるメンバー+人事で週次でミーティングを行い、採用要件の見直し、進捗状況確認などを行なっています。事前に会議のアジェンダを人事で作成して会議に臨むのですが、その記録は全てWiki上に残しています。

Wikiは、タイトルに「/」を使うことで、ツリー表示にすることが可能なので、記録がどんどん溜まってもコンパクトに表示させることが可能です。

ツリー表示について、詳しくはこちらから 

対応漏れを防ぐ、Typetalk連携

エンジニア採用チームのWikiや、進捗を管理しているチケットは、放っておくと、気づかなかったり目に触れなかったりするものです。。。そのため、Typetalk上に、エンジニア採用チームのトピックを作り、Backlogの更新通知を流しています。

通知の設定は、トピック個別の設定から「サービス連携」を選択すれば簡単に設定可能です。
連携機能に関して、詳しくはこちらから。

また、TypetalkにはBacklogカードという機能もついているため、わざわざTypetalkにきた通知からBacklogのリンクを開かなくても、カーソルをあわせるだけで、Backlogのチケットの中身の確認が簡単にできます。

〜手続き編〜

採用活動を行い、めでたくヌーラバーになってくれる!ということになると、様々な手続きが発生します。ヌーラボの管理部は、基本的に本社にあるのですが、人事だけ東京にいるため、業務が分散し、担当者も複数になりがちです。

そんななか、活用している機能はこちらです。

煩雑な入社手続きはタスクの一括登録で解決

この機能は、以前も個別の記事で紹介しました。

【人事でも使える!】スプレッドシートとBacklogを連携して人事業務の管理を効率化しよう♪
定常業務で、細かいタスクは最初からこちらに登録。

このスプレッドシートを使えば、親課題/子課題の設定もできます。

今後は、年間の人事関連タスク(評価スケジュールなど)も全てこのテンプレートに記載し、年間の動きを一気に登録できるようにしようと企んでいます…!

社労士さんともBacklogでやりとり

入社者の手続きや、社員の住所変更など、社外の社労士さんと連携が求められる場面があります。ヌーラボの場合、そのやりとりも全てBacklog上で行います。

必要な書類のやりとりなどもBacklog上で簡単に共有できます。

〜制度設計編〜

Typetalkでつぶやきまとめ→議事録&宿題のメモとしてBacklog起票

毎回の会議は、BacklogのWikiに事前に準備したWikiをみながら進めます。会議自体の議事録は取るのがめんどくさいので、Typetalkの制度に関するメンバーのトピックでメモをつぶやき続けます。

最後にそのメモをTypetalkのまとめ機能を使ってまとめます。

typetalk 小技集:【ビギナー向け】大切なメッセージを一括表示する「まとめ機能」

まとめた議事録は、そのままBacklogのタスクとして起票する機能を使い、Backlogへ。

チケットに、次回会議までの宿題を記載して起票することで漏れ無し!

BacklogのWiki×Cacoo埋め込み

制度設計では、図を書くことが多いため、Cacooを頻繁に使います。議事録に図を貼ることが多いため、BacklogのWikiに図を埋め込む機能でのサイズ調整は欠かせません。

 

事前に共有しておきたいことは、Wiki×メール送信

人事だと、週次で会社全体に関わる決め事が多く発生します。いちいちみんなを集めて共有の場を作るのも大変だし、だからと言って共有しないわけにも行かない。

最近は、Wikiの内容を「メールで送信」にチェックを入れて、関係者に通知が飛ぶようにしています。(勝手に「HRニュースレターと呼んで配信しています)。


長くなってしまいましたが、ヌーラボの人事周りでは、こんな風にコラボレーションツールを活用しています。Backlogでも知らない機能などありましたでしょうか?

Backlogは、2月に「Backlog World」というイベントを企画していますので、気になる方はぜひチェックしてみてください!

Backlog Advent Calendar 2017 はまだまだ続くようですよ!他の人の活用事例を参考に、さらに楽しいBacklogライフを一緒に送っていきましょう〜!

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