チームでプロジェクトに取り掛かる際に、タスクの 期限・作業内容・担当者 を決める作業は欠かせません。
期限は作業の「いつまでに」を明確にして、プロジェクトを計画通りに進めるために重要な指標です。作業内容は「誰がなにをするのか」を明確にします。作業内容は、主語と述語、5W1Hの法則を活用して、誰がいつ目にしてもわかりやすい文章にしましょう。
期限と作業内容を明確に定義しても、担当者が不在の状態では、計画通りにタスクを完了してプロジェクトを成功させることはできないでしょう。
そこで、本記事では「担当者を明確にすること」に焦点を置き、プロジェクトを成功させるために担当者をキャッチボールするヒントをお届けします。
担当者が不在のタスクで起きる問題
タスクの担当者を明確にしていないことで起きる問題には以下が挙げられます。
- 誰がどの作業に取り掛かっているのかチームで共有されない
- クリティカルな問題の発見が遅れる
- プロジェクトや納期の遅れ
- チーム内の不信感の蓄積
あなた個人で進めているタスクの場合は担当者を明確にする必要はありませんが、チームでプロジェクトを進めている場合は 誰が・何に取り組んでいるのか を明確にしなければ、以上に挙げたような問題が起きる可能性があります。
仮に担当者を決めなくても、週次会議などですべてのタスクの進捗を細かく確認している場合は、こうした問題が起きる可能性が低くなるかもしれません。しかし、担当者を決めないタスクは高確率で誰も着手しないまま、プロジェクトの期限日の直前に発見されることになります。
期日ギリギリに対応されることになったタスクは、品質チェックのレビューがおざなりになってしまったり、最悪の場合、管理者やリーダーのレビューがされないまま、作業者の判断で完了されたりする可能性があります。余裕の無いタスク管理は、プロジェクトの成果物の品質に悪影響を与えるでしょう。
さらに、プロジェクトがうまくいかないことで、メンバー間で「あのタスクはあのひとがやるべきだった」というような不信感が生まれる可能性もあり、チームの士気も下がってしまうかもしれません。
タスクをキャッチボールする
プロジェクトや成果物の質やチームメンバーの士気が低下するといった事態を引き起こさないためにも、タスクを登録するときは必ず担当者を設定しましょう。
担当者の義務化はメンバーの「誰が」「何を」着手しているのかを明確にします。作業者も自分がタスクを進めなければならない、という責任感を持ちながら仕事に着手できます。また、担当者を明記することでチーム内でのコミュニケーションやサポートなども円滑に進められます。
1つのタスクにつき1人の担当者をルール化する
担当者を決める際の細かい注意点として「1タスクにつき1担当者」を心がけましょう。
タスクによっては1つのタスクに複数人が関与することもありますが、その場合は一人ひとりの作業範囲を決めて、実際に作業をする人にあわせて、担当者も適宜変更するというようにタスクをキャッチボールするようにしましょう。
タスクをキャッチボールすることは、作業担当者と品質管理者のレビュープロセスを構築してミスやバグの指摘による成果物の質の向上だけでなく、コミュニケーションをしながら作業を進めることで生まれるチームプレイといった、メンバー間の信頼関係の構築にもつながります。
一方で、プロジェクトによっては担当者を頻繁に変更できなかったり、ついつい担当者の変更漏れが起きたりする場合もあります。
その場合は、担当者単位で作業を分割してタスクに落とし込むことをおすすめします。例えば、プロジェクト管理ツールのBacklogでは1つのタスクにつき1人の担当者を設定でき、親と子というような関係で複数のタスクを紐づけて管理できます。
担当者の明確化はプロジェクト成功の必須条件
いつ・誰が・何を、をチームで決めることは、個人の作業を円滑に進め、プロジェクトを成功させます。
担当者を明確にしてタスクをキャッチボールしながら作業を進めることは、プロジェクトをスケジュール通りに進めて最高の成果物を納められるだけでなく、より密なチーム連携やチームメンバー同士の信頼関係の構築にも貢献するでしょう。