「このツール、業務で使ってもいいですか？」
現場からそう相談されたものの、審査に日数がかかり、返答する前に、すでに個人アカウントで使われていた——そんな経験はないでしょうか。
禁止ルールを厳しくしてもシャドーITが減らないのは、業務に必要なツールと実際に提供されているツールに乖離があるからです。本記事では頭ごなしに禁止するのではなく、自然と相談が集まり安全に使える運用の整え方について解説します。
目次
禁止ルールを増やしても、シャドーITが減らない理由
「使ってはいけない」と縛っても、現場には守るべき納期があります。公式の申請や手段が使いにくいほど、手元で早く終わる非公式な手段が選ばれがちです。結果として「証跡が残らない」という代償を払うことになります。
これは社内メンバーに限りません。開発や保守を任せている委託先・パートナー企業とのやり取りでも、ファイル共有や連絡に非公式なツールが使われるリスクがあります。
ツールの利用可否を相談・確認する場がない
業務で新しいツールを使いたい場面が生じても、その可否をどこで誰に確認すべきか、公式な窓口や手順が定まっていないケースは少なくありません。
相談の場が用意されていないと、現場は確認作業そのものを諦め、手元の判断で無料SaaSや個人アカウントの利用へ流れてしまいがちです。組織が把握していないアカウントが増えるほど、誰がどのツールでどんな情報を扱っているのかが見えなくなります。
過去の判断が共有されず、毎回確認し直しになっている
口頭や個別のダイレクトメッセージで「これを使ってよいか」「今回は構わない」とやり取りされると、その判断は当事者の間だけで終わってしまいます。
過去に同じツールが許可されたのか、どのような条件だったのかを他のメンバーが参照できないため、使いたい人は毎回一から確認し直すことになります。確認のたびに待たされる手間が積み重なるほど、「聞くより先に使ってしまおう」という判断が生まれやすくなります。
判断の理由も組織に残らないため、後から監査等で確認を求められても経緯をたどれません。
手軽なツールほど、個人の判断で使われやすい
議事録の要約やプログラムの作成など、日常業務の効率化を求めて外部の無料AIサービスへ業務データを入力してしまう行為は、可視化が難しいシャドーITの典型例です。
利用規約によっては入力した顧客情報や価格条件がサービスの学習に利用される恐れがあります。手軽に使えるツールだからこそ、個人の判断による利用が水面下で進んでしまいがちです。
「使わせない」ではなく「使える場を用意する」
シャドーIT対策の本質は締め付けではなく、公式の相談ルートや作業環境を便利に整えることです。相談が自然に集まり、安全な代替手段がスムーズに提供される環境を整える必要があります。
相談を、個人宛てではなく作業として受ける
チャットの個別メッセージによる相談をやめ、申請を「1件のタスク」として起票させる運用へ切り替えます。利用したいツールや扱う情報を明確にし、対応状況をチーム全体が見られるようにすることが大切です。誰が対応中かが見えるため、回答までの待ち時間を減らせます。
判断と代替案を、次の人が見られる場所に残す
申請に対して単に「利用不可」と突き放すのではなく、利用できない理由と公式の「代替案」をセットで記録します。検討の経緯がオープンな場に残っていれば、同じ疑問を持った別のメンバーや、後から加わったメンバーもすぐに参照できます。過去の判断履歴が蓄積されるほど、同じ相談に一から答える手間を減らせます。
公式の場の中に、使いたい機能を用意する
現場が外部ツールに頼りたくなるのは、手元の業務を少しでも早く終わらせたいからです。ドキュメント共有やAIによる作業支援など、需要の高い機能をあらかじめ公式の業務スペース内に組み込んでおく設計が欠かせません。便利な環境が手元にあれば、リスクを冒して非公式ツールを利用する動機そのものを減らせます。
Backlogで、相談も判断も同じ場所に置く
プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」は、開発や保守業務におけるタスク、やり取り、資料を1か所で一元管理できるツールです。
Backlogでは、ツール利用の相談そのものを「課題」として起票し、次の内容を1件の課題の中でオープンに完結させられます。
- 利用したいツールや扱う情報
- 利用規約の確認結果
- 承認判断から是正完了まで
また、不許可とする場合でも「社内で契約済みのツールを使う」「規約を満たす法人プランを検討する」といった代替案をコメントに残せるため、判断理由が記録として残ります。
さらに、ツールの利用基準や共有ルールを「ドキュメント」機能にまとめておけば、メンバーがいつでも同じ基準を参照可能です。プロジェクト内の課題やコメントを踏まえた要約やレポート作成には「Backlog AIアシスタント*」も活用できます。
*一部プランのみ使用できます。詳細は料金ページをご確認ください。
Backlogを現在ご利用いただいていない方は、30日間無料でお試しいただけます。まずはチームのプロジェクトで、ツールの相談を課題として受けるところから試してみてください。
禁止する前に、相談できる場をつくる
社内のメンバーだけでなく、委託先と一緒に開発・保守を進める現場でも、使うツールの確認や判断の記録は欠かせません。
ルールによる締め付けを強めるのではなく、相談と判断のプロセスを日常の業務スペースに載せることこそが、シャドーITを減らす現実的な方法です。
IT業界の現場リーダーや情シス担当者向けに、ツールの利用可否を判断する運用例を含む、委託先との開発・保守業務でのBacklog活用例8つと導入ステップをまとめた資料をご用意しています。無料でダウンロードいただけますので、現場が迷わず相談できる安全な環境づくりにぜひお役立てください。