IRに強いCMS「ShareWith」のプロジェクトマネージャーがBacklogを選ぶ理由とは?

野村インベスター・リレーションズでは、コーポレートサイトCMS「ShareWith」の構築管理にBacklogを活用しています。プロジェクトマネージャーとディレクター、社内外のエンジニアとBacklogを使って制作管理をすることでコミュニケーションコストが大幅に激減したと語るのは、同サービスのプロジェクトマネージャー田尻哲次氏。導入による効果についてお伺いしました。

NIR-Backlog野村インベスター・リレーションズ株式会社 ソリューション部 インテグレートコミュニケーショングループ シニアコンサルタント 田尻哲次(たじり・てつじ)氏

導入目的 自社開発のCMS(コンテンツ管理システム)をクライアントに導入する際の課題を円滑に管理できるツールが必要
課題 スレッド型のグループウェアでCMSの導入課題を管理をすると情報が流れる。プロジェクトマネージャーと作業者(ディレクター、エンジニア)間でミスコミュニケーションが起きる
効果 Backlogで担当者と期限の明確化、お知らせの活用で確認漏れが激減。プロジェクトマネージャーは常時8つのプロジェクトの進捗を把握できるようになった
業種 ソフトウェア開発(CMSツール)
アカウント数 17アカウント
*2018年3月時点
Backlogを利用している職種 コンサルタント(プロジェクトマネージャー)、ディレクター、エンジニア(社内 / 委託先)、セールス
利用しているヌーラボサービス Backlog(スタンダードクラシックプラン)

―――野村インベスター・リレーションズについて教えてください。

田尻哲次 氏:野村インベスター・リレーションズ(略称、野村IR)は、企業が投資家から適正な評価を得られるようにIR活動の実行支援コンサルティングを行い、投資家へのコミュニケーション活動をサポートすることを主な業務としています。

私が所属しているソリューション部インテグレートコミュニケーショングループ(略称、ICG)では、TDnetやEDINETの情報連携といった、IRに必要な機能を揃えたCMSツール「ShareWith」を自社で開発してお客様に提供しています。

―――コーポレートサイトCMS「ShareWith」の特長は何でしょうか?

ShareWithはコーポレートサイトに使用されることが多く、企業の広報担当、IR担当が主なお客様です。

ShareWithは、シンプルな管理画面や便利なデータ連携機能を持った、とことん使いやすさにこだわったCMSです。Webサイトの更新管理や運営の煩わしさから解放し、本来の企業価値を伝える活動に時間とコストを割いていただくことを目的に開発されました。ShareWithはWordやエクセルのように直感的に使用でき、IRに必要な情報をすぐにサイトに反映することができます。TDnet / EDINETとサイトとの連携はもちろん、四半期ごとの決算情報をグラフや表などで自動で生成できるのも特長です。

企業様にShareWith導入時のサイト構築から公開までの進捗を一貫してBacklogでプロジェクト管理しています。

プロジェクト管理に適したBacklogの使い方をみる

CMSを導入時の構築管理にBacklogを活用。CMS構築・データ入力・試験的運用に関する課題を管理

―――CMSをお客様に導入するときの管理にBacklogを利用されているとのことですが、主に社内チームでの利用でしょうか?

そうですね。現在のBacklogの17アカウントは社内のディレクター、エンジニア、セールスと委託先の開発会社です。

Backlogはいまのところ”実作業”での利用に留めているため、お客様と共同で利用はしていないです。具体的なフローとして以下のパターンでよく利用しています。

■ ShareWith導入フロー ■
営業(提案)→受注→ディレクターが仕様を詰める→サイト制作キックオフ(=Backlog利用開始)

―――プロジェクトを作成するタイミングと課題の登録は誰が担当しているのでしょうか?

プロジェクトはサイト制作のキックオフと共にBacklogに作成しています。1プロジェクトにつき平均4名から6名のメンバーが参加しています。課題の登録と担当者の割り当ては、ディレクターが担当しています。

プロジェクトは、CMS構築期間・データ入力期間・お客様の環境での試験的運用期間、に大別できるのですが、各フェーズで発生する作業はプロジェクト作成時に一挙に課題登録しています。プロジェクトにもよりますが、マイルストーンを使うこともあります。

ただ、課題の粒度はプロジェクトの進捗状態で変わってきます。プロジェクトスタート時はCMS構築やデータ入力など大きな括りですが、最終的には修正対応などピンポイントの課題となっていきます。

ShareWith-マイルストーンShareWith導入プロジェクトの実際のマイルストーン

プロジェクト管理に適したBacklogの使い方をみる

8つのプロジェクトを同時に進捗管理。Backlogでプロジェクトマネージャーと作業者間のミスコミュニケーションを解消

――― Backlogを導入する前はどのように課題管理をされていましたか?

全社共通の情報共有ツールとして、スレッド型のグループウェアを利用していたため、Backlog導入前はこちらで課題管理もしていました。
具体的に「ox案件について」というタイトルでスレッドを作っていました。ただ、コミュニケーションに特化したツールということもあり、常時アプリを開いておかないと、情報が埋もれてしまったり、確認漏れが発生したりしていました。

―――Backlogを導入したことで、”情報共有の漏れ”や”ミスコミュニケーション”はどのように改善できましたか?

私はプロジェクトマネージャーとして、複数のプロジェクトの進捗管理をしています。Backlog導入前はなかなかうまくいかなかったのですが、導入後は、常時7から8のプロジェクトの進捗管理ができるようになりました。

課題の可視化と担当者がどの程度のタスクを抱えているのかが把握しやすくなったのが理由です。また、タスク漏れ防止にも一定の効果を発揮しているかと思います。

以前のスレッド型のツールはインターフェースの問題で、ディレクターやエンジニアから仕様変更の相談やスケジュール調整の依頼があっても、すぐに気づけずに、対応が2日後になってしまうということが起きていました。

ShareWith-お知らせ通知自分宛のお知らせは画像のようにBacklogでお知らせされる

Backlogは作業担当者からお知らせがあったときに、一目でわかるインターフェースでお知らせされるので、すぐに反応できます。加えて、担当者や期限を明確にできますし、閲覧したかどうかチェックできるのも良いですね。

こうしたコミュニケーションにおける「プッシュ」があるのは、Backlogならではだと思いますし、確認漏れを防ぐのに役立っています。 

Backlogの特長や使い方をまとめた資料をみる

ShareWithの導入支援から運用まで業務全体をBacklogで管理。事業拡大に伴うチーム編成の土台づくりに活用

―――構築管理以外にもBacklogを活用する展望などはありますか?

今後はテクニカルサポートにもBacklogを導入していきたいと考えています。

ShareWithは今年でサービス開始から4年目を迎えるのですが、ありがたいことにお客様も増えています。現状ですと、お客様からのお問い合わせは、メールと電話で受け付けて、グループウェアで管理しています。しかし今後は、お客様からのお問い合わせに迅速かつ丁寧に対応するためにもBacklogにサポートプロジェクトを立ち上げて進捗を管理していきたいと考えています。

加えて、テクニカルサポートの人員を増やす計画もあります。サポート人材を育成するのは時間がかかります。Backlogの課題管理やWikiを使ってサポート対応時のログや共有事項などを管理することで、入社したてのメンバーでわからないことがあっても自分で検索して解決することができます。

このようなチームでのナレッジ共有から作業管理まで、あらゆる業務の土台作りという面でもBacklogを活用でしていくのが来年度の目標ですね。

ShareWith-Backlog

―――ありがとうございました!

 

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