「あの件、どうなってる？」
「担当が休みで、明日確認します」
「メールの宛先に入っていないので、分かりかねます……」
こうした会話、心当たりはありませんか？
各自が自律的に動くのは素晴らしいことですが、業務の属人化は、いざという時にチームの足を止めるリスクを孕んでいます。
この問題の本質は、個人の報告不足ではなく、情報の置き場所が分散している「仕組み」にあります。本記事では、情報の属人化を解消し、チームを改善に導く解決策をひも解きます。
目次
「どれが最新バージョン？」エクセル・チャットの得意・不得意を整理する
日々の業務に欠かせないエクセルやチャット。しかし、これらだけですべてのプロジェクト・タスク管理を行おうとすると、どうしても運用に無理が生じやすくなります。
エクセル：数値データには強いが、「状況の変化」を追うのは不向き
表計算ツールであるエクセルは、売上目標などの集計には強力ですが、日々変わる「案件の進捗」や「メンバー間のやり取り」といった動的な情報をチームで共同管理しようとすると、ファイルの競合や「どれが最新版かわからない」といった混乱を招きがちです。
チャットツール：スピード感はあるが、情報の「蓄積」には不向き
チャットはその名の通り、会話がリアルタイムに流れていく「フロー型」のコミュニケーションです。挨拶やちょっとした相談には非常に便利ですが、重要な決定事項やタスクの依頼までチャットだけで完結させようとすると、情報が瞬く間にタイムラインの彼方へ流されてしまいます。
「情報が見つからない」という小さなストレスは、本来注力すべき創造的な業務に割くエネルギーまで奪いかねません。
Backlog導入事例集【脱エクセル・脱メールで業務効率UP編】 | お役立ち資料 | Backlog
エクセルでのタスク管理とメールコミュニケーションをBacklogに置き換えることによって、業務効率化に成功したお客様の声をご紹介します。コミ…
backlog.com個人の頑張りを“チームの資産”に変える仕組み
では、こうした“あるある課題”を乗り越え、個々の力を最大限に引き出しながらチームで成果を出すには、どうすればよいのでしょうか。
その答えは、情報の「置き場所」と「流れ」を仕組みで整えることにあります。
業務の「経緯」を共通の場所に記録する
「誰が・いつ・なぜ・その判断をしたのか」。個人の記憶やチャットの断片的なやり取りに閉じられがちな経緯を、チームの共有資産として残しましょう。これが、担当者不在時でも仕事が止まらない環境への第一歩です。
情報をオープンにして、誰でもアクセス可能にする
せっかく情報が記録されていても、個人しかアクセスできない場所にあっては、その価値は半減してしまいます。大切なのは、必要なメンバーが必要な時に、自ら情報を取りに行ける「公開された状態」を作ることです。
状況が可視化されることで、メンバーは「今、何が起きているか」を正しく把握でき、無用な不安や憶測が解消され、チームの心理的安全性も高まります。「誰でも同じ品質で仕事ができる」という安心感は、組織の強みになります。
このような「知の共有」の積み重ねこそが、不測の事態にも柔軟に対応できるチームのレジリエンス（回復力）を高める土台となるのです。
「Backlog」をどう使う？明日からできる活用方法
脱・属人化のためにやるべきことが見えてきました。それでは、具体的にどのようなツールをどう使い分けて活用するのがよいのでしょうか。
プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」を情報の中心に据えることで、情報の流れはスムーズになります。
情報はすべてBacklogで一元管理。“ここを見ればすべてわかる”状態に
まずは、情報の「母艦」となる場所を一つに決めることから始めてみましょう。エクセルでは煩雑になりがちな「案件の進捗」や「メンバー間のやり取り」といった日々変化する動的な情報こそ、一か所に集約するメリットが大きくなります。
コメント機能
Backlogのコメント欄には「なぜその結論に至ったか」という経緯がすべて残せるため、後から参加したメンバーも文脈をすぐに理解できます。「ここを見れば、今の状況がすべてわかる」という安心感があれば、チームの足並みはぐっと揃いやすくなります。
業務に関するやり取りや意思決定、実行したアクションなど、流れてしまいがちなプロジェクトの情報を、チームの大切な資産として残していきましょう。
チームメンバーとのやり取りも資産になります
ドキュメント機能
Backlogの「ドキュメント」機能は、リッチテキスト形式で文書を簡単に作成できます。文字の装飾や画像の添付はもちろん、リアルタイムで同時編集もできるので、様々な文書の作成や共有に役立ちます。
たとえば、プロジェクトの目的や運用ルール、業務マニュアルなど、必要に応じて見返したい情報やチームで共有すべき情報を「ドキュメント」に集約できます。
散逸しがちな会議の議事録もプロジェクトに関連付けて管理できるため、「あの時、何を話したか」をいつでもすぐに振り返ることが可能です。
ファイル共有機能
保管場所が散在しがちなファイルもBacklogで一元管理することで、多重管理を防止できます。プロジェクト毎にフォルダが用意されているので、メンバーへの共有もBacklog内で完結します。
必要なファイルをすべてBacklog上に集約しておけば、「どのフォルダに格納したかわからない」といった混乱や、「担当者のローカル環境にしかファイルがない」といった属人化を防げます。
フロー情報はチャットツールを活用。目的別の使い分けが効果的
「情報を一元管理する」といっても、すべてのコミュニケーションを一つのツールに集約しなければならないわけではありません。大切なのは、ツールの「役割」を明確にして使い分けることです。
リアルタイムなやり取りが得意なチャットツールと、情報の蓄積が得意なBacklog。この2つを連携させることで、チームの動きはよりスムーズになります。
- 相談はチャット、タスクの進捗はBacklog
日常的なクイックな確認はチャット、決定事項や進捗状況は必ずBacklogへ。チャットで「決まりました」と報告するだけでなく、Backlogの課題ステータスを更新するまでをセットにしましょう。この役割分担が「あれ、どうなったっけ？」を防ぎます。 - BacklogのURLをチャットで共有
相談や依頼の際は、Backlogの課題URLをチャットに貼り付けましょう。受け手はURLを踏むだけで経緯や資料を確認できるため、チャット上で一から説明する手間や、過去のログを探すコストを削減できます。 - 通知連携で「今」をキャッチする
Backlogの更新をチャットへ自動通知するよう設定します。情報をBacklogに集約しつつ、メンバーはチャット上で「今、何が起きたか」をリアルタイムに把握できるようになり、確認漏れがなくなります。
無理にどちらか一方に絞るのではなく、「フロー情報はチャット、ストック情報はBacklog」と情報の出口を分担させる。この仕組みこそが、脱・属人化を実現しながら、チームのスピード感を最大化させるための秘訣です。
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まずは「仕組み」を整えることから始めよう
どこの組織やチームでも起こりがちな、業務の属人化を解消するには、、「仕組み」や「管理方法」を見直してみることをおすすめします。個の力を引き出し、チームの成果を最大化させるための仕組みづくりに取り掛かりましょう。
Backlogは30日間の無料トライアルを実施中です。トライアル期間中の進め方や効果的な活用方法は、トライアル申し込み後に送付されるオンボーディングメールや、オンラインコミュニティ「bラボ」*でご案内しています。
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