Backlogで総務や人事のバックオフィス業務を効率的に管理

• 

• 業種

  情報・通信（IT）

• 利用部門

  技術開発セクション
  コーポレートセクション
  （総務・人事）

• 利用規模

  150アカウント
  （2017年9月時点）

株式会社リザーブリンクは予約管理システムに特化した「ChoiceRESERVE」を開発・運用しています。同システムは3000以上の導入実績を保持しており、業界・業種を問わず「予約管理」にまつわる課題を解決するためのクラウドサービスとして、200以上の業種・用途で活用されています。同社では、開発業務の進捗共有と人事・総務のバックオフィス業務をBacklogで管理しています。

主なソリューション

概要

リザーブリンクは、自社サービスの開発管理から業務連絡まで、幅広い業務でBacklogを利用しています。Backlogを導入する前は、社内共通のコミュニケーションツールを設けておらず、仕事の担当者や期限などを共有する手段はメールやチャット、週次ミーティングなどひとによって異なっていました。情報共有がうまく出来ていないがために起きていた、タスクの対応漏れ対策にBacklogは一役買いました。

抱えていた問題

以前は、プロジェクトの進捗管理と情報共有にメールやチャット、週次ミーティングが利用されていました。タスクの管理について明確なルールを設けずに個々人に任せていたため、情報がツールごとに分散してしまい、全体での共有がうまく出来ていませんでした。作業の担当者、期限などがチーム内で把握できたいないがために納期直前に未対応タスクが発覚することも頻繁に起きていました。

また、総務や人事の業務管理でも問題を抱えていました。同社では総務や人事は少人数で兼業しているため、賃金や経費などの会社の取り決めに変更がある場合に、ルールブックとして管理していた文書を逐一更新して全社宛にメールで共有するのは手間でした。他にも、退職者や新入社員の業務の引き継ぎなどの細かい仕事も大きな負担になっていました。

Backlogはメールよりも気軽に情報共有ができるので、チームメンバーが仕事の進捗や状況を積極的に発言するようになりました。情報を共有する文化ができたことで、タスクの対応漏れなども少なくなりましたね。

石塚佐和子氏

コーポレートセクション マネージャー

Backlogによる解決策

Backlogはメールやチャットなど乱立していたコミュニケーションツールをまとめて、プロジェクトから会社全体の情報まで一つに集約しました。以前は自分の仕事を積極的に発信しないと、周囲のひとが認知してくれないというような状態でしたが、Backlogで課題管理をするようになったことで、担当者・期限などをメンバー全員が自然と把握できるようになりました。それによりタスクの対応漏れも激減しました。

少人数体制のバックオフィス業務の効率化にもBacklogは一役買いました。リザーブリンクでは、賃金や経費に関する会社的なルールの取り決めはすべてBacklogの課題で管理されています。最終的な結論は課題の詳細欄に新しいルールとして追記され、課題自体がルールブックとしての役割を果たしています。ルールブックになった親子課題は、カテゴリーやマイルストーンで整理され、いつでも検索できるようになっています。。

退職者が出た場合の対応もすべて課題で管理されています。退職者が利用していたツールのアカウント削除や書類作成など、課題に起票することで対応漏れを防ぐことができました。新入社員の対応も同じように管理されています。Backlogで人事周りの業務を管理することは、タスクの対応漏れ防止だけでなく、対応手順の確認としても有効です。リザーブリンクでは、これらの課題のカテゴリーやマイルストーンを設定して、いつでも検索できるようにしています。Backlogは使い方次第で、人手が足りない人事・総務の業務の効率化にも貢献できます。

結果

リザーブリンクの活用例のように、Backlogは開発から人事・総務まで、業種を問わず幅広いタスク管理に対応しています。プロジェクトの課題を管理したり、チームのルールブックとして使ってみたり、Backlogを様々な業務に応用してみましょう。