チームラボ流Backlog活用法！スピーディーで漏れのないプロジェクト管理を実現

最新テクノロジーを活用したソリューションや大規模なシステム開発、デジタルコンテンツの制作などを手掛けるウルトラテクノロジスト集団・チームラボ。そんなチームラボのソリューション事業では、大手クライアントとのビッグプロジェクトを推進する上でのプロジェクト管理ツールとしてBacklogが活用されています。そこで今回、同事業部で株式会社ZIPAIR Tokyo様（以下、ZIPAIR）のプロジェクトに携わった皆様に、Backlogを導入するに至った経緯、タスク・プロジェクト管理ツールとしての強みと活用方法についてお話を伺いしました。

「チームラボ」の大規模プロジェクトにBacklogを活用

――チームラボにおけるソリューション事業の業務内容を教えていただけますか。

金融、小売、メーカー、エンタメなど、様々な業界、クライアントの課題や要望に応じたソリューションを提供しております。具体的には「ZIPAIR Webサイト」や「りそなグループアプリ」、JR駅ナカ自販機「acure pass」などです。クライアントによって課題はさまざまですが、サービス企画やUIUX設計、Webサイト/スマホアプリの開発から保守、プロモーションの企画、提案などを行っています。

適切な課題解決を検討し、サービス企画から、UI/UX設計、デザイン、開発、リリース後の継続的な改善まで、一気通貫でサービスを開発・提供できる点が強みですね。

チームラボには、多様なバックグラウンドを持ったメンバーが多く在籍しています。ユーザーにとって最適な体験やクライアントがどう喜ぶのか、エンジニアやデザイナー、そして最適解をチームで考えられるように導くカタリストがチームを組み、クオリティの高いアウトプットを実現するために、互いにアイデアを出し合いながら動いています。

――Backlogをご活用いただいているZIPAIRプロジェクトについて教えてください。

2021年2月からZIPAIRのWebサイトリニューアルを行なっています。クライアントのZIPAIRはJALグループの国際線LCCということもあり、「国際線は予約のハードルが高い」というユーザーの印象を一新する、気軽でシンプル、かつ使いやすさを重視した予約サイトをご希望されていました。

航空会社のシステムは裏側が複雑なので、予約サイトもユーザーにとって煩雑な形になりやすい状況でした。フライト検索や予約などの基本的な機能に加え、旅客サービスや搭乗手続きなど多岐にわたる機能が盛り込まれていますから。

「システムの制約がありながらユーザーに使いやすいシステムを作っていくこと」――。企画段階から様々なメンバーが参画し、ZIPAIRを利用するユーザーに必要な情報を、より直感的に伝えられることを意識したUI/UXを設計しました。

このプロジェクトで発生するチーム内のやりとり、クライアントとのコミュニケーションにBacklogを活用しています。

Backlog導入で課題であったツールの「管理コスト」が減少！

――Backlog導入のきっかけを教えていただけますか？

“使いやすさ”と“初期セットアップの容易さ”が導入の決め手ですね。ZIPAIRプロジェクトで利用する前から、他プロジェクトでBacklogを活用しており、使いやすさは認識していました。ただ、以前は他社のオンプレミス型タスク管理ツールをメインツールとして活用していました。

他社のツールは、サーバー自体はクラウドではあるものの、別のサーバーを立てて構築する必要があったので、管理コストの高さがネックでした。その点、Backlogはクラウド型のSaaSですし、とにかく使いやすい。UIが直感的で分かりやすく、説明がなくともある程度、理解できる設計になっているため、導入コストが少なく済みました。

――初期セットアップが簡単だと感じられたのはどういった点でしょうか

以前利用していたツールは、デザインのプラグインを入れるなど初期設定に手間がかかっていました。一方、Backlogは必須の初期設定手順が少なく、プラグインなどの導入も不要ですぐに利用できる機能が多い。また、簡単な設定で連携できるAPIも充実しているため、自動化なども行いやすい。そういった点もポイントが高いです。

――Backlogを活用してどのような課題を解決できましたか？

プロジェクト関連情報の整理・蓄積です。Backlog導入前は、Googleドライブでドキュメント、プレゼンテーション、スプレッドシートといったバラバラのドキュメントでプロジェクト情報を管理していたため、過去プロジェクトの確認も含めて情報の整理に困っていました。

その点BacklogはSaaSなので、バージョンを上げる際のデータトラブルもない。案件概要や運用フローといったプロジェクト運営に必要な情報をまとめて管理できます。Backlogという1つの箱の中に情報がまとまっていることで、新規メンバー参画時のインプットもしやすく、実装対応中のやりとりがとてもスムーズになりました。

Wiki機能・課題のテンプレートを積極的に活用中

――チームラボにおいてBacklogはどのような業務で役立っているのでしょうか？

チームメンバーのタスク管理はもちろんのこと、外部とのやりとりにも活用しています。実は1つの案件に対してBacklogに複数プロジェクトを立て、開発用/テスト用/クライアントや他ベンダーとの要望・課題のやりとり用など、用途ごとに使い分けています。ビッグプロジェクトであればあるほど、クライアントや国内外のベンダーとのやりとりが膨大になって困っていました。Backlogを活用することで、外部の協力者とのコミュニケーションがスムーズになっています。

――課題のテンプレート機能の具体的な活用法、工夫している点を教えていただけますか？

プロジェクトのスタート時点でクライアントや外部ベンダーをBacklogに招待し、外部のやりとり用として統一しています。クライアントからの要望や外部ベンダーからの不具合報告などのやりとりには、直接Backlogでの課題作成をお願いしています。その際、課題のテンプレート機能を活用して起票・記入いただくことで、問い合わせの情報の粒度が整い、対応しやすい環境にしました。不具合、要望、タスク、質問などでテンプレートを分けています。

また、Backlogで起票するとリアルタイムで担当者にメール通知が届くため、スピーディーな対応が可能でログも追いやすくなります。メールの情報整理や検索に費やす時間も劇的に減ったので、より効率的に作業を進めています。

――検索機能が便利だとお聞きしました。検索する必要があるのはどんな場面ですか？

プロジェクトを横断して課題が存在している場面です。例えば、先ほどお話をした大型案件のZIPAIRの場合、内部管理用、クライアントとのテスト用、本番環境で障害が発生した場合の連絡用と複数のプロジェクトが存在します。これに加えて、初期にはサーバー担当用、フロントエンド担当用のプロジェクトもありました。

その頃は1つのバグに関してサーバー担当、フロント担当が別々に作業を進めることもあり、1つのタスクがプロジェクトを横断して存在することが多かったのです。プロジェクトを横断した検索ができることで、同じバグに対応している課題を検索して必要な情報にすぐに到達できる。とても便利でした。

Wiki機能も積極的に活用しています。チームラボ内部用のプロジェクトでは、「〇〇について聞きたい時はこのSlackチャンネルで」など新規メンバーに見て欲しい情報をまとめています。クライアントとのやりとりに利用しているプロジェクトでは、課題の記入方法やBacklog自体の運用方法などを整理して記載しています。

Slack、GitHubなど外部サービスとの連携でより便利に！

――Backlogを最大限活用するために行っていることがあれば教えてください。

課題の状況や新規課題をリアルタイムで確認できるように、Slackのプロジェクトチャネルと連携しています。チャットツールと連携することで、業務の進捗状況を常に確認できます。例えば、プロジェクトで課題が起票された時やステータスが変更された時に自動的にSlackへ通知される。それによりタイムラグが少ないスピーディーな情報共有、漏れのない確実な情報伝達が可能となるので、業務の効率化につながっています。

また、クライアントからの要望や質問、不具合の報告などはSlack上でヒアリングして、タスクとして対応方法が確定したらBacklogに起票します。チャットツールであるSlackではあくまで情報の整理まで、エビデンスを残す必要がある作業履歴はBacklogで管理できるようにしています。

――他に連携しているツールはありますか？

GitHubとの連携も利用しています。ソースコードの改修とBacklogが紐づけられていて、自分でコメントを書かなくてもBacklogに状況が反映されるのが便利です。テストチームがそれを見てタイミングよくテストを開始できるなど、業務効率化につながっています。プロジェクトのニーズに合わせて簡単に外部サービスと連携ができるのが、Backlogの大きな魅力の1つです。

——Backlogを効果的に活用してくださる方が増えるよう、弊社でも引き続き改善を進めて参ります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

 

※掲載内容は取材当時のものです。