自治体＆エンジニア、双方にとって使いやすいBacklogの活用でふるさと納税の管理プロジェクトを効率的に推進

「あなたの力は、日本の力だ」を合言葉に、地方のイノベーションの創出とより豊かな生活や仕事の実現に取り組むシフトプラス株式会社。ふるさと納税管理システム「LedgHOME（レジホーム）」を主軸として、主に自治体に向けた業務効率化システムを提供しています。今回はシフトプラス株式会社のご担当者様と、ふるさと納税を通じて自治体活性化に取り組む東川町経済振興課の西島圭哉様のお二人に、ご活用いただいているBacklogに関して、いろいろお話をうかがいました。

ふるさと納税の管理プロジェクトでBacklogを活用中

―― まずはシフトプラスの事業について教えてください。

私たちは主としてふるさと納税を軸とし、全国の自治体のみなさまに向けた管理システムを開発、提供しています。自治体の大きさや地域にとらわれず、それぞれの問題の解決に取り組んで、よりよい生活や仕事の実現、地域の活性化を目指して事業を展開しています。

―― 東川町では、ふるさと納税のプロジェクトに関してBacklogをご活用くださっているそうですね。

東川町は、北海道のほぼ中央に位置し「地下水で暮らす町」として知られています。町の基盤となる産業の一つが農業でして、大雪山連峰旭岳のふもとに、なみなみと湛えられた地下水と肥沃な土壌がこの地の豊かさの土台です。現在、ふるさと納税の返礼品としてお米やお酒、飲料品、家具などがご好評をいただいています。このふるさと納税の、町とシフトプラスの業務管理プロジェクトとしてBacklogを利用しています。

Excelやスプレッドシートの管理では「共有」が手間だった

―― Backlog導入前の、シフトプラス社の状況について教えてください。

当社では当初からエンジニアが中心となって、自治体さま向けのシステム開発をしていました。当時はExcelなどを使ってプロジェクト管理をすることが多く、進捗があるたびに社内外への情報共有が必要でした。手間がかかってしまうため、結局は各自で状況を管理しているような具合だったのです。

―― 意思疎通がしにくい状況ですね。

お客さまである自治体のみなさまからもToDo管理、つまり「今自分たちは、何をすべきか」がわかりにくいという声が上がっていました。また、導入前は自治体のみなさんと私たちの間で、「ボール」がどちらの手元にあるかわかりにくいことがあり、時間を無駄にしてしまうことも多かったのです。それがBacklog導入によって、プロジェクトの状況が一目でわかるようになりました。ふるさと納税にかかわる業務状況をBacklog上で一元管理できるようになり、作業時間がぐっと短縮できるようになりました。

―― どのような部署でBacklogをご活用いただいているのでしょうか。

当社のシステムを使っていただく自治体さまへの情報共有は必須でした。レジホーム導入時にはまず営業部門が、導入以降はサポートといった保守関係の部門でBacklogの活用を始めました。ふるさと納税として寄付を受ける側の自治体さまには、受領証明書を発行したり、さまざまな申請の可否を納税者に連絡したり、返礼品の送付をしたりといった細かな業務が多岐にわたって発生します。Backlogを通じて新たな機能やサービスのご説明、操作のお問い合わせなど、多岐にわたるやり取りをさせていただいています。Backlogの良いところは、自治体のご担当さまも一緒になって、簡単に利用を始めていただけることですね。

 

ライトユーザーにも、エンジニアにも。誰にとっても使いやすいBacklog

―― Backlogの導入は社内からの推薦だったそうですね。

当社の代表取締役がたまたま他社でBacklogが利用されているのを見て、直感的に「これだ」と思ったようです。もう10年近く前になります。

―― どのあたりにBacklogの良さを感じておられますか。

まずはやはり簡単で使いやすいところですね。私たちとしては、お取引先の自治体さまにもご利用いただかなければならないので、最初の一歩が踏み出しやすいところも助かります。

プロジェクト管理ツールを活用するために「使い方を覚える」ところから始めていただくとなると、どうしても心理的なハードルが高くなります。しかし、Backlogの画面はシンプルで感覚的に使えるので、そういう心配がない。これまで自治体のみなさまから、「使いにくい」と言われたことはありません。一方で、当社のエンジニアのようなヘビーユーザーも満足できる多彩な機能も備えています。デザインも「それぞれの機能を利用するであろう人」のリテラシーに合うように工夫されていて、誰にとっても使いやすいのです。ヘビーユーザーに向けては機能的で、慣れていない人は直感的に利用できる。懐の広いシステムだと思います。

さらに、なんといってもBacklogには「過去の情報」が詰まっていることですね。これまでのやりとりすべてがBacklogに残っていて、必要なときに確認できる。そこにとても安心感があります。自治体さまとのお付き合いも年単位で長くなっていくと、各担当が入り混じり、情報も混線してきます。「そもそも、どういう話でしたっけ」と経緯を見返すときなども、すぐに情報にたどり着けるため、無駄に時間を費やすことがありません。

「確実な業務進行、時間的節約、ストレスの軽減」Backlog導入の効果は絶大

―― Backlog導入後にどういった効果がありましたか？

基本的に自治体のみなさまは常にご多忙です。そのため私たちは、ふるさと納税に関しては「次に何にとりくめばいいか」ということをいつも明確にしておきたいと考えています。Backlog導入後はタスクのすべてが一元的に「見える化」され、進捗が一目でわかるようになりました。情報のある場所を相手にお伝えしやすいということも大きな利点ですね。また、対面でのお話しだったり、電話でのやりとりだったりすると、どうしても「忘れられた話題」が出てきてしまいます。Backlogに記録を残しておくことでそういった課題の漏れが防げます。私たちはBacklog上で案件ごとに細かくタスクを立てるようにしていますが、そのおかげで重要な案件が埋もれてしまうことがなくなりました。

さらに、対面での時間の使い方が劇的に変わりましたね。Backlogに必要な資料が存在することは分かっているので、実際にお目にかかったときには重要なことに絞って意見を交わすことができます。細かなフローやルールの説明などは「Backlog内にある資料をご覧ください」という具合で、貴重なリアルの対面時間を最大限有効活用できる。この利点は大きいですね。

―― 西島様はゲストユーザーとしてBacklogをお使いになられて、効果や違いは感じられましたか？

東川町ではふるさと納税プロジェクトに関してBacklogを利用しています。ほかのプロジェクトでは一つのプロジェクトに関して複数のツールでやりとりが発生してしまい、進捗がばらばらになって混乱が生じることがあります。しかし、ふるさと納税プロジェクトに関してはそういうことがいっさいありません。またすべての情報がBacklogに集約されているので、必要なものにすぐアクセスできます。ストレスがなく快適ですね。

Backlogに集約することによって、情報は「資産」になる

―― 今後のBacklogの活用に関して、展望をお聞かせください。

Backlogにすべての情報が集約されていることが重要なので、シフトプラスとしましては、自治体さまからのお問い合わせなど、プロジェクトに関することはすべて記録としてBacklogに残すことを徹底したいと思っています。そうすればBacklog内の情報は単なるログとしてではなく、知識の蓄積として私たちの大きな武器となり、資産となっていくはずです。

―― 東川町では、いかがでしょうか。

ほかのプロジェクトや、部署でもBacklogの導入を考えていきたいですね。仕事柄、私たちの作業は小さく分類され、それぞれ担当の個人に委ねられていることが多いのです。異動も多いため、引継ぎなど確実に行わなければいけませんが、情報が集約されていないと難しいこともあります。そういう面で、私たちはBacklogの利便性を実感しています。新任の方が初めて利用するという場合でもBacklogなら感覚的に操作できるので安心なのです。

―本日は貴重なお話をどうもありがとうございました！

※本記事のインタビューは東川町の施設「せんとぴゅあ」にて実施しました。

※掲載内容は取材当時のものです。