展示会出展プロジェクトにBacklogを活用。新しいガントチャート機能で複数タスクの管理も簡単に

電子機器の組み込みソフトウェアから企業・官公庁向け業務系システムまで、幅広い領域の開発業務を手がけるPCIソリューションズ株式会社。同社はヌーラボの公式パートナーとしてBacklogを連携させた応対管理サービスを提供するほか、社内でも開発プロジェクトをはじめとするさまざまな業務のタスク管理にBacklogを活用中です。

同社は2023年11月に開催された「コールセンター/CRM デモ＆コンファレンス 2023 in 東京」へ出展を決め、展示会出展に関わるタスク管理にBacklogを活用しました。プロジェクトメンバーの吉田 崇宣氏、湯元 真悟氏、中村 夏奈子氏、新坂 瑳於莉氏の4名に、具体的な活用方法と感じたメリットについて伺いました。

展示会出展のプロジェクト管理にBacklogを活用

—— はじめに、御社の事業概要を教えてください。

PCIソリューションズは、ハードウェアから、組み込みソフトウェアやWebアプリ開発まで、お客様の幅広いニーズにお応えするトータルソリューションプロバイダです。社員の9割以上がエンジニア職で構成されており、技術者集団として多くの開発プロジェクトに携わっています。

—— 御社はヌーラボ公式パートナーであり、Backlogとの連携サービスも展開されていますね。

2023年8月に、クラウド型コンタクトセンターAmazon ConnectとBacklogとの連携サービスを提供開始しました。電話で応対した通話やメールの記録がBacklog上に自動で課題として起票され、履歴やステータスの管理が可能となるサービスです。

多くのコールセンターでは、オペレーターの応対記録を、複数のツールに入力する作業が発生しています。Amazon ConnectとBacklogと連携させることによって、オペレーション業務の負荷を軽減できるというメリットがあります。

2023年11月に展示会に出展し、当サービスの展示を行いました。実は、このイベント出展におけるタスク管理にもBacklogを活用しています。ヌーラボの公式パートナーである私たちの日常業務にも、Backlogは欠かせないツールです。

導入の決め手はシンプルなUIと操作性

—— 御社では、いつ頃からBacklogを活用いただいているのでしょうか？

もともとBacklogは、エンジニアを中心に個々のプロジェクト管理で活用されていました。Backlogを正式に全社導入したのは2021年のことです。

社内で管理しているプロジェクト数が増加し、統一した管理手法でナレッジや情報を集約し、蓄積していく必要が出てきました。

そこで真っ先に選択肢にあがったのが、すでに多くのメンバーが利用したことのあるBacklogだったのです。ほかのタスク管理ツールも検討し、実際にいくつか試してみましたが、最終的にはBacklogの導入に至りました。

——さまざまなツールを検討されていた中で、Backlogを選んだ決め手は何でしたか？

大きく二つの理由があります。一つ目は、やはりなんといってもシンプルでわかりやすいUI と操作性の良さです。二つ目は、スタンダードプラン以上の契約でユーザー数が無制限になる点です。

約950名の社員に加えて、開発プロジェクトでは協力会社の方々もメンバーとして招待する必要があります。Backlogの課金形態は、金額面もさることながらユーザー追加の際の手間がかからないといった面が大変魅力的でした。

また、外部ゲストユーザーの追加にあたって不正アクセス対策をしなければなりませんでしたが、Backlogが提供するプラチナプランであればアクセスログが見られると知り、セキュリティの観点でも心強かったです。

やるべきタスクと期日が一目瞭然のガントチャート機能

—— 展示会のプロジェクト管理にBacklogを活用することになったのは、どのようないきさつがあったのでしょうか？

展示会出展に関わる一連の業務では、出展の手続きや必要資材の調達、ノベルティ作成などの準備から、来場者のアフターフォローまで、多岐にわたる細かなタスクが発生します。

私たち4名をはじめ、関わるプロジェクトメンバーが多い中で「進捗管理と情報共有をするにはBacklogが最適だろう」と考えたのです。2023年8月からプロジェクトが動き始め、来場者のアフターフォローが11月末に完了するまでの約4か月間、すべてのタスク管理にBacklogを活用しています。

—— 具体的な使い方について詳しく教えてください。

主にガントチャート機能を利用していました。スケジュールに沿ってタスクが表示されるので、今やるべきことは何なのか、期日に対して順調に進んでいるかが一目でわかるのが便利です。

まずはタスクの洗い出しから始めて、週次の定例会議でタスク一つひとつの進捗を確認するようにしました。当時はちょうどBacklogのガントチャート機能がアップデートした直後だったと記憶しています。ガントチャート上で各課題の担当者や状態が簡単に変更できますし、会議中に記載漏れを発見してもすぐに修正できるので助かっていました。

関連機能: ガントチャート | 機能 | Backlog

—— ほかによく活用していた機能はありますか？

全体の進捗をとりまとめるマネージャーの立場からは、各課題をカンバン方式で見られる「ボード」が役に立ちました。未対応のタスクや期日の設定が漏れている、もしくは期日が大幅に過ぎてしまったタスクなど、ガントチャート上で見つけにくい課題を拾いやすかったです。

また、展示会の概要など共有すべき情報は「Wiki」に記載しました。後からプロジェクトに入ったメンバーからも「情報がまとまっていてわかりやすかった」との声がありました。関連するドキュメントやファイルなどもすべてBacklog上で共有することで、効率的に情報の集約ができたと思います。

Backlogを通じて、社内コミュニケーションもスムーズに

—— 営業職の中村さんと新坂さんは、今回のプロジェクトで初めてBacklogを活用したそうですね。

最初はわからないながら触ってみたのですが、すぐに使えるようになりました。誰でも直感的に操作できるUIだからこそだと思います。

Backlogを利用するメリットとして何よりも感じたのは、自分のタスクと期日がひと目でわかると、やるべきことを一つひとつつぶしていきやすいということです。「展示会の準備」という大タスクにいきなり取りかかるよりも、細かいタスクに分解して実行していくほうが効率的だと実感でき、仕事の進め方の点でも学びがありました。

—— メンバー同士のコミュニケーションに変化はありましたか？

Backlogに情報を集約して共有することで「前提の説明」が省けると感じました。これがたとえば会議や口頭での共有になると、人によって伝え方や共有する範囲がまちまちになる可能性もあります。その点、Backlogでは全員に同じ情報が見えているので、共通認識を持ちやすくなったのは大きなメリットでした。

週次の定例でも「何を見るべきか」を全員がわかっている状態で臨めるので、いつもスムーズに物事が進んでいったように思います。

それから、マネージャー層へ報告が必要な際も、Backlogを見てもらえば状況がひと目でわかるので非常に話が早いです。説明のために追加で資料を作るなどの工数がかからずに済んでいます。

最大の魅力は、一歩抜きんでた「使いやすさ」

—— 皆さんが感じる、Backlogの価値とはどのようなところにありますか？

やはり、シンプルなUIはBacklogの最大の魅力です。タスク管理自体は他のツールでも代替可能かもしれませんが、この洗練されたデザインとわかりやすさは唯一無二なのではないでしょうか。だからこそ、一つのプロジェクトにどのような立場の人がどのようなタイミングで入ってきても、参加しやすいツールになっているのだと思います。

—— 今後の展望をお聞かせください。

現在提供している「Amazon Connect・Backlog 連携」では、お客様との会話内容をテキスト化してChatGPTで要約し、Backlogに記録ができる新機能もリリースしました。今後も機能アップデートをしながらサービスを拡充していきたいと考えています。

社内でのBacklog活用については、営業・バックオフィス部門などまだ十分に浸透していない部署もあるのが現状です。Backlogはタスク管理だけでなく、コミュニケーションも円滑にしてくれるツールです。私たちが今回の展示会出展プロジェクトで利用したように、あらゆる業務に活用できるはずなので、部署の垣根を越えた活用にもつなげていければと思います。

——貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。