タスクに紐づいた情報管理とコミュニケーションを集約！業務が可視化されたことでチームの結束力も向上

1997年の創業以来、圧倒的な技術力を武器にIT業界内での確固たる地位を確立している株式会社ピー・ビーシステムズ。企業、自治体のシステムクラウド化からDX推進、そしてメタバース領域までカバーするシステム仮想化のプロフェッショナル集団です。

そんな同社では、製造本部でのBacklog導入以降、活用の場が広がっているとのこと。導入の経緯や今後の展望について同社の新開様、山村様、松下様にお話を伺いました。

社内外のコミュニケーションインフラとしてBacklogを活用中

――Backlogをご利用いただいている部署と主な業務内容についてお聞かせください。

主に製造本部において、顧客向けのシステム開発のプロジェクト管理、そして、お客様の保守案件に関わるやり取りにBacklogを活用しています。

例えば、我々の製造本部・カスタマイザーチームでは顧客企業に特化したオーダーメイドのシステム開発を行う際、小さなプロジェクトを複数、組み合わせて1つのソフトウェアを作り上げています。

その場合、小さなプロジェクトを“親子課題”としてまとめるのですが、親課題の下に複数の子課題を追加することで、タスクの進捗状況が一目で把握できるようになり、とても管理がしやすくなりました。また、大量のタスクが発生する場合も、Backlogのプロジェクトとして立ち上げて管理を行います。タスクに紐づいてコミュニケーションが取れますし、状況に合わせて柔軟に活用できるのがBacklogのいいところですね。

――お客様との保守案件ではどのように活用されているのでしょうか。

保守に関しては、お客様が契約しているBacklogに招待される形で活用しています。これには理由がありまして、以前からお客様より「保守に関する報告書をペーパーレス化したいので、インシデント管理に適したツールはないだろうか」と相談を受けていたのです。

そこでBacklogを紹介したところ、「これは使いやすい！」とのことで、お客様もBacklogを導入。以降、保守案件に関してもBacklogを活用しています。

――ご紹介くださったのですか！？

ツール自体の使いやすさ、そして時系列でやり取りの履歴を確認・管理できるためペーパーレス化に直結する、という点が導入の決め手になったそうです。Backlogのカスタム属性を活用し、見積書や納品のステータス、作業完了の希望時期など情報を検索できるようになったので「管理が楽になった」と、とても喜ばれています。

実は、お客様の中には60代の方もいらっしゃるため、ITツールへの抵抗がないわけではなかったのですが、Backlogがあまりに使いやすく便利なので、今や「Backlog以外の管理は考えられない！」とおっしゃっています。

Backlog導入の決め手は圧倒的な「使いやすさ」

――うれしいお言葉をありがとうございます。社内外でBacklogをご活用いただいている、とのことですが、導入のきっかけは何だったのでしょうか。

元々はフリープランを使っていたことがきっかけです。もちろん他ツールも検討したのですが、Backlogはクラウド型でとにかく使い勝手がいい。プロジェクト数も増加してきたタイミングで、正式に導入することに決めました。

――Backlog導入の決め手を教えていただけますか。

大きく3つあります。1つ目は、プロジェクトやユーザー数の影響を受けない月額固定の料金体系であること。2つ目にサポートが手厚い国産ツールであること。3つ目はソース管理ツールであるGitやSVNとの連携が可能であることです。

一方で、我々はコミュニケーションコストの高さを課題として抱えていました。Backlog導入前、社内ではTeams、外部ベンダーやお客様とはMessengerやメール、というように連絡ツールが一元化されていなかったために、情報共有の遅れや連絡漏れが発生。コミュニケーションコストが高い状態が続いていたのです。そのため、タスクに紐づけた情報管理とコミュニケーションツールの集約が求められていました。

――その課題を解決するためにもBacklogが必要だったと。

ええ。Backlogはプロジェクトやタスク管理において優れた機能がたくさんありますが、コミュニケーションツールとしてとても有用です。

タスクを課題として登録すれば、タスクに紐づいてコメントをやり取りすることができますし、しかも時系列で情報が整理され、経緯も簡単に追うことができる。タスク管理における究極のチャットツールと言っても過言ではないと思いますね。

導入時の負担が驚くほど低いBacklog

――Backlogを浸透させるにあたり、何か工夫されたことはありますか？

導入に際し、レクチャーの場を設けました。どんなに便利なツールを導入しても、現場に受け入れられなければ浸透しませんから、その点はとても気を遣いました。というのも、別のプロジェクトツールを導入していた際、「機能が多すぎて逆に使いづらい」との声で、導入に失敗したことがあったからなのです。

しかし、Backlog導入においては、その心配が杞憂に終わり、現場のメンバーからは「UIがシンプルで使いやすい」と評判は上々。ITスキルによらず、誰もが直観的に操作できるたことで、「まずは触ってみましょう！」との声掛けで、スムーズに浸透しました。現場側、導入側双方にとって導入時の負担が低かったので、助かりましたね。

業務の「可視化」でタスクの抜け漏れが激減！

――Backlogを導入したことで何か変化がありましたか？

Backlogによって全業務のタスク状況が「可視化」されました。確認の漏れやタスクの抜けが激減したので、その効果を実感しているところです。Backlogは見えにくい業務のタスクや進捗状況を視覚的に把握するのにとても優れたツール。「Backlogを見ればすべてがわかる」という環境が整ったことで、メンバー間の結束力が高まったと感じています。マネジメント側としても、Backlogを見れば、今まで可視化されていなかった「誰が」「どんなタスクを」「どこまで進めているのか」という細かなところまで“見える化”されたため、効率的に作業指示を出しやすくなりましたね。

部門を横断するプロジェクトを機に、全社に活用の場が広がった

――今後どのようにBacklogをご活用いただく予定ですか？

直近で、部門を跨いで立ち上がった社内のシステムプロジェクトが立ち上がったのですが、そこでのBacklog活用を機に、管理本部や営業本部においても「タスク管理をBacklogでしてはどうか」との検討が始まっています。

特に「Backlogを活用しなさい」という指示が出たわけではないのですが、社内プロジェクトに参加したメンバーたち自身が「このツールは想像以上に使いやすい」と動き出したと聞いています。この流れを止めることなく、今後さらにBacklog活用の場を広げていきたいですね。

――引き続きBacklogがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。