耐震天井メーカーのDX推進プロジェクトで活用。業務の見える化により工数が大幅削減

「100年の安心に、こたえる」のもと、内装用鋼製下地材を中心とした建材製品の製造・販売を行なっている株式会社桐井製作所。メーカー兼内装に関連する幅広い資材を取り扱う商社として、全国各地で工事を手がける顧客に応じた多様な製品を提案・提供しています。

そんな同社の受注業務を担うサポートセンターで2021年6月からBacklogを導入。導入の経緯や利用状況、今後の展望について、サポートセンターと営業統括部のプロジェクトメンバーの皆様にお話を伺いました。

1964年創業、老舗メーカー兼商社の“桐井製作所”のDX推進プロジェクト

――会社概要についてお聞かせください。

弊社は、内装用鋼製下地材の製造・販売をしております。主に、商業施設やオフィスビル・マンションの大規模建築物の内装といった大規模建築物の内装建築に必要なスチール製建材（建築用鋼製下地材）の開発・製造、さらに石膏ボードやグラスウールなど、内装建築に関する建材商品の仕入・調達および販売を行っております。

――Backlogをご活用いただいている『クラウドFAXプロジェクト』について教えていただけますか？

『クラウドFAXプロジェクト』とは、お客様からいただくFAXでの受注作業をクラウド化し業務効率化を実現、弊社のDX化への足掛かりとも言えるプロジェクトになります。本プロジェクトにより印刷減による経費削減のみならず、”勤務場所に縛られない働き方 “の実現を目指しています。

――プロジェクトメンバーには、どういった方が参画されているのでしょうか。

本プロジェクトは、製造品の販売や商材の手配といった受注対応が軸となっているため、製造品の手配を行っている『サポートセンター』、そして本プロジェクトの環境設定を行う情報システム部門所属のメンバーが中心となり5名体制で動いています。

リアルタイムの情報共有が円滑ではないという問題

――Backlog導入の背景についてお聞かせください。

Backlogは本プロジェクトを一緒に進める開発会社との連絡ツールとして活用しています。プロジェクトは開発会社とのアジャイルスタイル※で進めているのですが、弊社側のコミュニケーションは電話やチャット、課題管理はスプレッドシートで進めていました。

そのため、着手した課題、期限切れしている課題などのステータスが分かりづらく、作業漏れが発生することもあり、リアルタイムかつ最新の情報を共有しにくいという問題を抱えていました。そんな背景から弊社のプロジェクトメンバーと開発会社双方で、タスク管理を定量的に報告・管理・共有できるITツールが必要だと考えていました。

特に、開発会社とのコミュニケーション面で課題がありました。開発会社との連絡はチャットがメインのため、履歴が流れていってしまう。またGoogleスプレッドシートで課題を管理していたのですが、具体的な進行状況の把握が難しく、その確認や更新にかなりの工数が取られていました。

――Backlog導入の決め手は何だったのでしょうか。

本プロジェクトにかかわるメンバー全員が、基本業務＋クラウドFAXプロジェクトに携わっているため、必須条件が2つありました。１つ目は「使いやすさ」。我々は開発会社ではないので、非エンジニアでも使いやすいツール、タスク管理やプロジェクトマネジメントに不慣れなユーザーでも操作に迷わず直感的に利用できることが重要でした。

２つ目に本プロジェクトの環境設定を行う情報システム部門の負担にならないこと。もちろんいくつか他にも候補はあったのですが、この2条件を満たすBacklogに決めました。以前から様々なプロジェクトでBacklogを利用してきたため、Backlogの使いやすさを知っていたことも大きかったですね。導入負荷がとても軽いことを認識していましたから。

Backlogの導入で格段に良くなった業務効率と人事評価の「見える化」

――Backlog導入によって抱えていた課題をどのように解決されましたか？

まず、「課題管理面」ですね。ガントチャートの活用により進捗状況が視覚的に分かりやすく、確認工数が大幅に削減できました。またBacklogはコメント入力した時点で自動的に担当者にメールを送信してくれるので、課題の滞留がなくなり、進捗管理も容易になりました。管理側としても助かっていますね。

次に「コミュニケーション面」です。Backlogは課題のスレッドで履歴を追えるので、複数の課題を平行処理することでのコミュニケーションの混乱が起きなくなりました。本業に加えてのプロジェクト業務ですから、打ち合わせの回数・所要時間が減る＝作業効率化も図れたことはとても大きいです。メンバー全員に余裕が生まれたことで、システム開発への提案が活発化しています。

――Backlogの活用で時間が有効に使えているのですね。

ええ。人事評価についてもBacklogは一役買ってくれています。先ほどもお話ししましたがプロジェクトにかかわるメンバー全員が、基本業務＋クラウドFAXプロジェクトの兼務です。

今までITプロジェクトに取り組んでいなかった弊社では、作業・課題をタスク単位まで分解し定量的に管理するというアプローチ自体が行われていませんでした。メンバー本来の業務＋アルファ、どのくらい負荷がかかっているのかという人事評価制度の設計が描けていなかったのです。

――Backlogの導入によって人事評価項目の可視化がされたということでしょうか。

はい。評価には「誰が」「どのくらいの作業量・タスク」を抱え「どのくらいの成果」を上げているのかを可視化しなければなりません。

Backlogの導入によってメンバーの抱えている仕事の量や重さ、外部パートナーとのやり取りの様子などが管理職からメタな視点で把握しやすくなったのです。その結果、一人ひとりの仕事量や成果が「見える化」されました。事業会社におけるDX上の大きな適応課題である”人事評価のしづらさ”が改善されたことはとても有意義な導入効果です。

導入当日から、誰でも「Backlog」が使えることが魅力！

――Backlog導入時、プロジェクトメンバーの反応はいかがでしたか？

メンバーのほぼ全員が開発初心者ということもあって、進捗確認の方法や、開発会社との連絡手段など、小さなことからすべて手探りでの運用スタートでした。正直、最初はどうなることかと思っていましたが、Backlogは導入当日にもかかわらず、自分たちがやりたいことができたのです。

すごく手応えを感じましたね。導入からしばらくは操作性に慣れる意味合いもあって、スプレッドシートで管理していた課題を手作業でBacklogに移行していたのですが、誰一人混乱せず利用できていました。

―― Backlogには多数の機能がありますが、特にどの機能を活用していますか？

ボード機能です。プロジェクトのワークフローを「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」といったカテゴリーに分けて可視化しています。例えば、タスクは「未対応」からスタートして、開発会社の手に渡ったら「処理中」、作業が完了すれば「処理済み」など進捗ごとにカテゴライズしています。「弊社⇔開発会社」にて対応状況の可視化が出来ることで、進捗会議がスムーズに進むようになりました。

ボード機能においてもBacklogの圧倒的な「使いやすさ」は変わりません。ドラッグ＆ドロップで簡単に自分たちが設定したカテゴリーに移行できますし、期限が過ぎた課題に炎アイコンが表示される機能もいいですね。ボードは開発会社とも共有しているので、いい意味で時間を意識しながらタスク管理を進めることが可能になりました。

Backlogは今後のDX推進には欠かせないツール

――今後のDX展望について教えてください。

今回のプロジェクトを皮切りに、弊社としてもDXを推進していきたいと考えています。そのために必要なことはIT業界のビジネススタイル、特にアジャイル・スクラムの手法を活用したアプローチです。

Backlogを活用しながら、今まで可視化されていなかった社員一人ひとりが生み出す成果、つまり労働における生産性の「見える化」を図ることがDX化の第一歩だと考えています。守旧的な企業であっても企業文化にITの最新アプローチを取り込むことができるのだと、事例を重ねながら積極的にDXを推進していきたいですね。

――今後どのようにBacklogをご活用いただく予定ですか？

直近では、Webサービスの開発など複数部署のプロジェクトでも使い始めています。このように基本的にはプロジェクトでの活用が多いのですが、システム開発の案件だけではなく部署内のToDoとしても利用されており、使い方は多岐にわたっています。

ITツールに使い慣れていない人でもマニュアルなしでも使えるBacklogは、各部門へ横展開を行った際の学習コスト・説明コストも低いので、今後、新しいプロジェクトが発足する際にもBacklogを使っていきたいと考えています。

――引き続きBacklogがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。