不動産賃貸業のタスク管理に活用。メールからの脱却でコミュニケーションコスト削減

「安全 安心 豊かな暮らし」をモットーに、より良い品質とサービスを追求するJR西日本プロパティーズ。不動産開発、賃貸事業を中心にホテル、レジャー事業、シニア事業と幅広い方面で、事業を展開しています。

オフィスや住宅など賃貸物件の運用を行う不動産賃貸部で、管理会社とのやりとりにBacklogをご活用いただいている近藤さま、柏熊（かしわくま）さまに、導入後のお仕事への効果をお話いただきました。

きめ細やかな対応で地域の皆さまの豊かな空間を創出する、JR西日本プロパティーズ

――御社の事業概要について教えていただけますか？

不動産開発事業、不動産賃貸業をはじめとして、ホテル・レジャー事業、シニア事業などを幅広く展開しています。2017年2月に西日本旅客鉄道株式会社と三菱重工株式会社の共同出資会社として営業を開始した当社。2018年7月より社名を現在のJR西日本プロパティーズ株式会社と変更して、新しいスタートを切りました。「安全 安心 豊かな暮らし」をより多くの皆さまにご提供することを大切な目的としております。

――現在Backlogをご活用いただいている不動産賃貸部の業務に関してお聞かせください。

オフィスや住宅など賃貸物件の運用を担当しています。個々のテナント対応や設備の維持管理など、現地対応は管理会社に業務を委託し、当社では物件ごとの収支管理や資産価値向上を図る施策の立案を行なっています。

常時、担当ごとにそれぞれ5社くらいの管理会社さんと業務を遂行している感じでしょうか。施策に係る大きなプロジェクトから、テナントの情報や日常に発生するささいなやり取りまで、日々大量のメールを使って業務を進めています。

膨大なメールで情報が錯綜、容量の大きなデータが送れずにストレス

――Backlog導入前には、どのような問題を抱えていらっしゃいましたか。

業務でのやりとりが膨大なため、メールだけで全体を把握するのが非常に困難でした。日々の業務の中で、大小含めて管理会社とやり取りする案件がとても多いのです。メールだけで業務遂行すると、さまざまな案件が混在してしまい、整理が難しくなります。業務を遂行するにあたって、あってはならない見落としや抜け漏れが誘発される可能性もありました。複数の管理会社とのやりとりが並行することに加え、管理会社1社の中にも複数の物件の情報が混在。情報が錯綜して、対応するのに精一杯でしたね。

――業務がご多忙な中で、メールでのやりとりに限界を感じてらっしゃったのですね。

情報が錯綜することに加え、データの送付にも課題を抱えていました。私たちの業務では図面など容量の大きなデータを送信することが多いんです。メールでは添付できる容量が限られてしまうため、オンラインストレージを併用していました。ただオンラインストレージの場合、うっかりダウンロードをし忘れて期限が切れてしまったり、管理会社のセキュリティ上の都合でメール自体が弾かれてしまったり、といったことが多発していました。そうすると、データを送り直すための新たなやりとりが発生して、無駄な時間を費やしていたんです。

――当時のタスク管理はどのようになさっていたのですか？

エクセルで管理していました。ただ個人ごとに異なったフォーマットで運用していたこともあり、お互いの情報の共有がどんどん難しくなってきていました。

――そんな中でBacklog導入をお考えになった直接のきっかけは？

チーム体制の変更や新しいプロジェクトの発足などがあり、このままでは対応しきれないと感じたことがきっかけです。そこで以前、管理会社の方に招待されて利用したことがあったBacklogを思い出しました。ゲストとして利用した際、操作が直感的にでき、大変使いやすいと感じていました。操作性に優れたBacklogなら、私たちが今後、管理会社さんにご利用をおすすめする際も、先方の抵抗感が少ないと思ったからです。

ボード機能を使えば案件の進捗が一目瞭然。止まっていればすぐにフォローできる体制に

――導入いただいた後、業務にどういった効果がありましたか。

とくに実感しているのは、プロジェクトごとの進捗の状況把握がとても簡単になったことです。メール主体の時と比べ、案件の数や進捗状況の把握は断然楽になりました。たとえば、私たちは一つの案件に対して関係者複数人でやり取りをすることが多いんです。導入前までは、現在の担当者が誰かわかりにくいこともよくありました。しかしBacklog導入以降、担当者名を進捗に合わせて変更できるので、現時点で誰がこの案件を遂行しているのか、一目でわかります。

――進捗の把握にはBacklogの「ボード機能」をご活用なさっていますね。

Backlogのボード機能はプロジェクトの進行や担当者、必要な時系列の情報が一見してわかる優れた機能だと思います。カンバン方式の表示で、操作も直感的にできるので大変使いやすいです。プロジェクト名を記したカードに担当者、期限日などの情報が表示され、カードをクリックすると必要な詳細情報が確認できます。そのため過去の多種多様なメールの中から、欲しい情報を探し回るストレスもなくなりました。

――ボード機能は課題の対応状況を視覚的に把握するのに役立ちますよね。

まさにそう思いますね。「未対応」「処理中」「処理済み」「チェック」など進捗状況別に並んでいるので、作業の滞りもすぐに確認できます。メールでのやり取りでは、なんらかの事情で進捗が止まっている案件はただただメールの中に埋もれがちです。Backlogのボード機能ならそういった案件を追いやすいんです。

また、データのやり取りも便利になりました。課題に添付したり、Backlogのファイルに格納してURLを共有したりしてやり取りしていますが、セキュリティを担保しつつ大きなデータを送受信できるのはとてもありがたいです。

引き継ぎなど業務の受け渡しに便利。社内外で広がるBacklog活用

――現在は他の部署にも利用が拡大しているそうですね。

不動産賃貸部で利用し始めたBacklogですが、他部署にも利用が拡大し始めています。きっかけは私（近藤さま）の育休で、休暇中私の業務を受け持つ同僚にBacklogで引き継ぎを行ったんです。引き継ぎを経てBacklogでの業務を初めて体験した同僚が、メールでの業務と比較して圧倒的に使い勝手が良いと高く評価し、私の復帰後は自身の部署で活用を推進しています。私自身も、やりとりも含めて過去の情報を共有できるという点で、業務の受け渡し時にメリットを感じました。

また社外でいうと、管理会社の皆さんも現在では抵抗なく活用してくださっています。新しいツールを導入することで最初はそれなりの抵抗もありましたが、使い始めてすぐ馴染んでいただけました。これもBacklogの高い操作性のおかげだと思っています。今では管理会社の方から、当社以外の管理物件でのやり取りに使いたいといった声もあります（笑）。そういったことをきっかけに、今後当社でもBacklog活用の幅を広げてよりいっそうの効率化を目指していければと思っています。

――本日はお忙しい中ありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。