BacklogをSFAのように活用して、営業活動の進捗確認をスムーズに！ツール利用浸透の秘訣とは

福岡に拠点を置き、最新のテクノロジーを活用したシステム開発からコンサルティングまで、さまざまなサービスを提供する株式会社 Fusic（フュージック）。長らくシステム開発のプロジェクトでBacklogを活用いただいていますが、営業組織の拡大に伴い、営業支援ツールとしてもBacklogを導入することに。

顧客情報や商談管理、営業進捗の記録と可視化といった目的に対して、どのようにBacklogを活用されているのでしょうか？　営業チームのリーダーを務める事業推進部門の安河内 舜氏に、Backlogでどのように日々の案件管理を行っているのか詳しく伺いました。

システム開発会社での営業支援ツールとしてBacklogを活用中

—— Fusicの事業内容と、安河内さんの担当業務について教えてください。

受託開発をメイン事業として、Webシステムやアプリケーションの開発やAWS環境構築、クラウドを軸にしたIoTプロジェクトなどを幅広く手がけるほか、自社サービスも展開しています。「100%自社開発」にこだわり、課題解決のためのヒアリングから開発、運用保守まで一気通貫でお客様をご支援するのが当社の特徴です。

最近は、機械学習や生成AIなどの先端技術を活用した開発業務事業も進めています。

Fusicは大きく自社プロダクト開発の部署と受託開発の部署に分かれていて、私は受託開発部門に所属しており、営業チームのリーダーを務めています。チーム内で営業管理ツールとしてBacklogを活用中です。

新規ツール導入は入力工数の負担がネック。シンプルで使い勝手の良いBacklogなら安心だった

—— 御社では、以前から開発プロジェクトの管理にBacklogをご利用いただいていました。営業管理ツールとしての活用を考えられたのは、どういった経緯だったのでしょうか？

当社はエンジニア組織が中心の会社であったこともあり、営業組織ができたのはここ数年のことです。立ち上げ当時は人数も少なかったため、まずはExcelで案件管理を始めました。しかし、組織規模の拡大に伴って運用に限界を感じるようになってしまったのです。システム開発会社として、「自分たちも世にあるツールを積極的に活用していこう」と方向性を決めました。

しかし、ひとつ懸念がありました。営業支援ツールを新たに導入するとなると、現場のメンバーにとっては入力やメンテナンスの工程がどうしても増えてしまうことになります。どんなに便利なツールを導入しても、「入力の手間」がゼロになることはないのです。

そこで、もともと開発案件のプロジェクト管理で活用していたBacklogがいいのではないか、という案が出てきたのです。Backlogなら使い慣れていますし、シンプルなUI/UXで使い勝手が良いツールだと知っていたからこそ、導入から定着までのハードルが低いと考えました。

また、Backlogの料金体系はユーザ単位ではなく組織単位での課金となっています。そのため、期中でも予算を追加で確保する必要がなかった点も、決め手のひとつでした。

ユニークなBacklog活用で、日々の営業活動と受注までの経緯を一気に可視化

—— Backlogの具体的な活用方法についてお聞かせください。

主に、営業活動における案件管理にBacklogを活用中です。まずは案件ごとに課題を作成し、案件の概要を入力します。課題作成は「テンプレート機能」を活用すると、必要な項目を統一して設定しておけるので入力がスムーズです。

また、Backlogでは課題に対して自由に入力項目を追加・編集できる「カスタム属性」の設定も可能です。営業チームでは、案件の状況をよりわかりやすくするために「受注確度」「受注予定金額」「受注予定月」「請求予定月」などをカスタム属性として設定しています。

課題の作成は案件の営業担当が行いますが、メンバーになるべく入力の負荷をかけないように、カスタム属性の形式はできる限り選択式で用意するようにしています。そうすることで、メンバーごとに入力した情報の粒度が異なってしまうリスクも防げます。

—— 案件を課題に登録した後、進捗管理はどのように行っているのでしょうか？

案件に対して、商談やメール・電話でのコミュニケーションなど何らかのアクションを取った際に、その内容を子課題として登録していきます。商談に使用した営業資料なども子課題に添付します。課題の中に、行動のログがどんどん溜まっていくような仕組みです。 

こうすることで、日々の営業活動と受注までの経緯が一気に可視化されました。営業担当も、チーム内で案件について報告する際、課題のリンクを共有すれば誰でも状況が把握できるのでとても便利です。

私はリーダーとしてメンバーの進捗を確認する場面もよくあるのですが、Backlogのおかげでフォローアップも効率的に行えるようになりました。今までは案件の状況を確認するのに時間がかかっていましたが、現在はBacklogを見ればすぐにわかる状態になっているためです。メンバー全員、一人ひとりにメールや電話で連絡を取って確認していた時と比較すると、実に半日分ほどの時間削減になっています。

—— そのほか、よく活用されている機能はありますか？

課題のデータをCSV形式でエクスポートできる機能も、非常に助かっています。Excel上でデータを加工して、一人当たりの目標達成率や受注額の見込みなどをグラフ化・集計しています。カスタム属性を自由に設定できるおかげで、進捗管理だけでなく数字の分析にも役立ちますね。Backlog単体で集計やグラフ化まではできませんが、集計用のExcelシートを一度作ってしまえば、あとはBacklogからダウンロードしたデータを入れるだけで簡単にグラフ化・集計ができます。

また、Slackとの連携機能も活用しており、Backlog上で課題や子課題が登録された際にSlackにも通知が来る設定にしています。通知が来ることでメンバーのがんばりが見えるようになっているので、チーム全体のモチベーション向上にもつながっているように感じます。一つひとつの行動をログとして残しておくことは、こういった観点でも非常に重要ですよね。

営業活動は「Backlogを見ればすべてわかる」状態に

—— 日頃の営業活動において、Backlogをフル活用していただいている様子がうかがえました。ご懸念されていたメンバーへの浸透は、時間がかかりませんでしたか？

営業チームで本格的にBacklogを使い始めてから3か月ほどで、すっかり活用が定着したように感じます。導入の際には、まずメンバー全員に入力を徹底してもらえるように工夫しました。具体的には、進捗の可視化や一つひとつのアクションをログとして残すことの重要性とメリットをメンバー全員に伝えていったのです。

もし今後、よりリッチな機能を持つSFA（営業支援システム）を導入したとしても、“入力を徹底する”というベースができていなければ効果には結びつかないでしょう。ツールの機能や使い方だけではなく、「ツールの活用によって何を実現したいのか」という目的を理解してもらえなければ、浸透は難しいと考えています。

とはいえ、忙しいメンバーが日常業務に取り入れるには、ツール自体の操作性も重要なポイントです。その点、Backlogは非常に使いやすく、初めて導入する営業管理ツールとしてぴったりだったと思います。しっかりとしたマニュアルを作成せずとも、Backlogの利用が初めての中途入社メンバーもすぐに使いこなしてくれています。

—— 最後に、今後のBacklog活用における展望がありましたらお聞かせください。

今後、さらに営業チームのメンバーが増えていっても、各自の状況がBacklogを見れば一目でわかる、そのような状態を維持していきたいですね。そうすれば、チーム全体の業務効率や生産性はさらに高まるはずです。

また、受注までのアクションをナレッジとして発信する場合にも有効だと感じています。今後、「ほかのメンバーはどんなアクションをしているのか」、「どういう流れで案件の受注に至ったのか」といった営業ノウハウがBacklog上に蓄積されていきます。ノウハウの共有は、新人育成や全体のスキルアップにもつながっていくでしょう。

さらに、せっかく全社でBacklogを導入しているので、これからは部署をまたいだ連携にも活用できればと考えています。バックオフィス部門に提出が必要な書類のやり取りなども、Backlogで完結できればお互いにスムーズではないでしょうか。社内で使い方をさらに広げていく楽しみを感じています。

——貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。