月20時間の会議時間を削減！ベネッセKids＆Family事業本部がBacklogで実現する広告代理店との新しい協業

ベネッセコーポレーションでは、広告代理店とのやり取りにBacklogを活用して効率化している事例が生まれています。メールからBacklogに移行したことでタスク管理と情報共有を2倍も効率化、進捗会議の時間は20時間/月削減しました。実際の効果や工夫について、ご担当者に導入の効果をお伺いしました。

Backlogを使い3つのEC店舗・広告代理店5名との広告タスクをほぼ1人で管理

――事業概要について教えてください。

中谷 周平さん：「ベネッセコーポレーション」は『進研ゼミ』などの教育や出版事業など一人ひとりの「Benesse（よく生きる）」を支援する教育・生活サービスを提供する企業です。

私は「Kids&Family事業本部」という、妊娠から子育て期のお子様やご家族を支援する組織に所属しています。お悩みの多い妊娠～育児期のお客様の問題解決のお手伝いをする事業として「たまごクラブ」「ひよこクラブ」などの妊娠・育児のサポート雑誌や、近年では情報アプリなども提供しています。

私はEC事業（たまひよSHOP）で、集客の業務を行っています。各EC店舗の担当と相談しながらプロジェクト形式で進めますが、広告集客・SEOなどについては基本的に1名体制で、各代理店様との窓口を務めています。

Backlogは、おもに広告運用の代理店様とのコミュニケーションで活用しています。先方は複数店舗を横断で5~6名で担当されていますが、こちらは実質1名体制なので、情報の集約やストックできるツールとしてBacklogは役立っています。

メールからBacklogに移行したことで情報共有が2倍は効率化

――Backlogを代理店とのコミュニケーションで利用したことでどのような効果がありましたか？

メールのコミュニケーションでよく起こる「スレッドの埋もれ」や「CCが多くて誰が担当者か分からない」といった問題を解決できました。まだメールでコミュニケーションをしている業務もあるため、メールとBacklogを比較するとメールのコミュニケーションの2倍は情報共有を効率化できたと感じています。

広告改善業務はまだまだ定型化されておらず、「分析をして→企画方針を立て→広告を改善する」という流れで複数のタスクがランダムに発生します。

両社でパスを回しながら、さまざまなコミュニケーションが発生し、多いときで1日に20件、1週間で約100件ほどのコメントをやりとりしており、コミュニケーションのロスや誤解、タスク忘れなどさまざまな潜在リスクがあると考えています。

また、代理店担当者様5名分に対して、弊社はほぼ1名でタスクを管理しているので、コミュニケーションの齟齬を最小限にして、作業を可視化できる仕組みが必須でした。

Backlogで広告代理店のアウトプット量と質を大幅改善

――メールで起きていた問題をBacklogでどのように解決できましたか？

メールでのやりとりは「バイネームでタスクを依頼できない」「期日を指定できない」「情報がすぐに流れてしまう」という難点があり、タスクの役割分担が曖昧になりがちでした。Backlogは、「担当者」と「期限日」をセットにして課題管理できるので、メールで起こりがちだった担当者不在や期限忘れのタスクを減らすことに役立っています。

――代理店側との仕事の進め方について定性的な効果はありましたか？

Backlogを導入したことで、代理店様と弊社で作り上げる広告の「アウトプット量と質」が劇的に改善しました。

まず量についてですが、タスクの役割分担が明確になったことで「誰が何をいつまでにするのか」が明確になり、同じ期間でより多くの施策を産み落とすことができましたし、広告はスピードが命なので、Backlogで管理力が向上して間に合った施策も数知れません。

質についてですが、これには私なりの工夫があります。Web集客の施策を依頼する際に、課題の詳細欄に作業の「ゴール」と「目的」を必ず明記する、というルールです。Backlogのオプション機能を使ってテンプレート化しています。

以前は、目的を共有できていないことで、弊社から代理店様への一方的な依頼になることが多かったのですが、この工夫で「何を改善し、何のために施策をやるのか」を明確にできました。施策に幅が出たり、代理店様側の裁量のきいた判断も生まれてきました。

「ゴール」の欄に達成項目を記載し、チケット名を「○○について」など曖昧表現ではなく、達成するアクション名に変えたことで、何をするタスクなのかも明確にしています。これはBacklog様の勉強会に伺って、教えてもらったテクニックで、個人的にも印象に残り活用させてもらっています。

Backlogでの課題の可視化と作業状況の記録は、パートナー会社様とのアクションゴールの共有を容易にします。これはメーラーの代替機能を越えた、Backlogならではの強みだと感じています。

広告代理店との進捗確認会議に費やす時間を月20時間ほど削減

――代理店との会議の効率化という面で定量的な効果はありましたか？

週に2回、代理店様と30分のタスク進捗や完了を確認するオンラインミーティングを行なっているのですが、会の目的の半分はタスクの進捗管理です。

以前は、資料を用意する手間もかかっていましたが、Backlogの課題確認機能（ダッシュボード）を使うようになって、準備に費やしていた時間を大幅に効率化できました。時間にすると月20時間ほど削減できていると思います。

タスク確認の方法は単純で、単に「未完了の課題」を日付順にソートしたものを画面共有して両社で確認するだけです。日付順に読み合わせをしているだけで、期限が過ぎているタスク、これから対応するタスクが明確になり非常に助かっています。

この会議に向けてタスクを完了する習慣も生まれ、仕事のリズムを生んでいる効果もあります。

会議中に出てきた課題は、会議の最中や議事録送付のタイミングでどんどん新規登録をしていくので、会議では上がったのに流れしてしまうなどのタスク漏れが、まず起きません。

ベネッセが目指す、Backlogを用いたパートナー会社との“真の協業”

――「代理店との協業」という観点で中谷様が今後取り組んでいきたいことは？

私はずっと事業者会社におり「依頼する側」で仕事をしていますが、事業者側から一方的に仕事を依頼するような関係性が個人的に好きではなく、プロフェッショナル同士信頼しあったフラットな関係を築きたいと以前から考えています。

Backlogはメールのような挨拶文が必要ないムードがあり、Emojiなども使えるため、フラットなコミュニケーションがしやすいのが魅力です。

もちろん、広告の仕事なので、目標数字はありますし、未達であれば厳しい空気でコミュニケーションをすることもありますが、日常的なやりとりにはEmojiやスターを使った“楽しさ”を持ち込んで、厳しくも楽しいやりとりができることが理想です。

――今後代理店と取り組んでいきたいことはありますか？

フラットな関係づくりの一環として、Emojiや個人アイコン、スターなどもみなで使っていけたらなと思っています。代理店様サイドからは遠慮されるのか現在は、なかなか使われませんが「Emojiや個人アイコン、スターのやりとりも推奨」と最初のWikiに記載するなどして、こうした雰囲気が浸透するのを狙っています。

些細なことかもしれませんが、こうした小さな取り組みを通じて、代理店様とのフラットな関係性をつくり、プロとして信頼しあえる関係性づくりをこれからも追求していきたいです。

Backlogを無料で試してみる

■ 広告代理店とのBacklog活用についての事例はこちら

・広告代理店との制作でWikiが活躍！サンスター健康道場マーケティング部のBacklog活用事例

・トランスコスモスの大型ウェブ制作を支えるBacklog「ディレクター20人200件/日の課題更新をサポート」

・導入2年で170プロジェクトを管理！IMJがBacklogを推薦する理由とは？

※掲載内容は取材当時のものです。