広告代理店との制作でWikiが活躍 – サンスター健康道場マーケティング部のBacklog活用事例
Backlog導入前の課題
代理店と進めているプロジェクトで、タスクの依頼や情報共有が不十分な時があった
Backlog導入後の効果
Wikiやファイルを活用することでお互いに適切な納期の把握ができるようになった
G.U.MやOra2などのオーラルケア商品で知られるサンスター株式会社では「健康道場」と呼ばれる、身体の健康をサポートする玄米菜食と青汁のブランドを展開している。同ブランドの マーケティング 部では、広告代理店とのウェブコンテンツの制作管理にBacklogを活用。Wikiや画像ファイルを用いたコンテンツ制作の進行管理について マーケティング 担当者にお話しをお伺いした。
―――貴社の事業概要について教えてください。
サンスターは「常に人々の健康の増進と、生活文化の向上に奉仕する」という社是のもと、歯ブラシや歯磨き、食品・化粧品などの製造、販売を行っています。おクチの健康は、G.U.M やOra2などのオーラルケア商品で、身体の健康は、玄米菜食と青汁のブランド「健康道場」が担っています。
サンスターには「心身健康道場」という福利厚生施設があり、そこでは、サンスター社員が玄米菜食と青汁といった食事法や、身体の歪みを整える独自の運動法などの健康法を学び実践しています。「健康道場」は、「心身健康道場」で実際に行っている健康法をご自宅で手軽に取り入れていただけるようにできたブランドです。最近では、心身健康道場の健康法を楽しい旅の形で体験いただける「健康道場ツアー」などの体験型プログラムも提供しています。
―――Backlogを使っている業務内容について教えてください。
健康道場のブランドマーケティングにBacklogを使っています。具体的な利用シーンとしては、ホームページのコンテンツ制作の工程管理です。健康道場のホームページは、コンテンツを定期的に更新しています。制作は広告代理店に依頼しており、制作に関する代理店とのやりとりはBacklogに集約するようにしています。
目次
代理店と進めるウェブコンテンツ制作の進捗をBacklogで正確に管理
―――具体的にどのようなコンテンツを作っていますか？
健康にまつわるコラム記事や、玄米菜食のレシピなどを月に4回更新しています。こうしたコンテンツ制作を広告代理店に依頼する際に、最近どのような健康ワードが注目されているのか、健康に関する研究結果をどのように記事に落とし込むかなどの、企画や構成を相談することも多く、それらの取り決めや、工数と全体のスケジュール策定はすべてBacklogで管理しています。
サンスターが提供する健康道場は「健康」を軸にコラムやレシピ、ストレッチなどの動画コンテンツを提供している。
―――Backlogを導入した経緯について教えてください。
もともと、コンテンツ制作をサポートしてくれていた広告代理店が使っていたことがきっかけでした。その代理店と共同でプロジェクトを進める際に、アカウントを発行してもらい、スペースを使わせてもらっていました。代理店との契約が切れることになったタイミングで、健康道場用に新たにスペースを作成しました。
―――他の情報共有ツールとBacklogをどう住み分けていますか？
社内の情報共有にはスケジューラーを使っています。住み分けとしては、健康道場のウェブ関連のタスクと代理店とのやり取りはBacklog、テレビCMやイベントなど部署全体が関わってくるお仕事は全員で共有しているスケジューラーを更新するようにしています。部署全体に関わる仕事でも、個人でする作業などのスケジュール・工程管理はBacklogに頼っています。
―――個人のタスク管理と代理店とのタスク管理は割合的にはどちらが多いですか？
代理店との共同タスクはわたし個人の作業と紐づいている部分が多いので、どちらかが多いというよりも両方が結びついている感じです。代理店へ依頼する作業を親課題にして、そこから発生する個人の作業を子課題にぶら下げて管理しています。連絡も管理もすべて親子課題でまとめるようにしています。更新スケジュールの情報共有や取り決め事のメモとしてWikiも使っています。
サンスター健康道場マーケティング部では、「健康道場」の個人タスクと代理店とのタスク管理全般にBacklogを活用しているという。
代理店との情報共有にWikiとファイルを活用。日付の記録が言った言わない問題を防いでくれる
―――代理店への情報共有にWikiをどのように使っていますか？
Wikiは備忘録として使っています。例えば、代理店に作業を依頼した経緯や納期変更時のメモなどです。他にも、コラムのテーマも記録しています。コラムのテーマは販促と紐づけていますので、商品発売の日程が変更になったときなどには、更新テーマを調整する必要があります。その時に何が理由で予定がずれたのかを記録して、振り返りができるようにしています。Wikiにまとめておくことで、言った・言わないという問題も発生しないので、重宝しています。
―――他に情報共有のために頻繁に使う機能はありますか？
Wiki以外に、ファイル管理も使っています。Backlog上で画像を提出することで日付が記録されますし、「画像を格納して渡したので確認してね」と伝えられるので、制作に必要なデータ類を渡したか渡していないかが明確にできます。他にも、代理店側の担当者が変わっても、Backlogを引き継いでもらえれば、新たに画像を送り直すという手間も発生しないので、とても便利に使わせてもらっています。
―――一番のお気に入りな機能は何ですか？
ガントチャートですね。納期を正しく把握するために、デュアルディスプレイでガントチャートを1日中開きっぱなしにしています。私の仕事は細かい作業が多いので、納期や直近数日で何をやらなければいけないのかが一目でわかるガントチャートはとても便利です。加えて、ガントチャート上で期限や担当者の変更ができますし、タスクのダイアログを表示すればステータスも簡単に変更できる点も重宝しています。
深野氏のお気に入り機能はガントチャート。細かい作業には最適なようだ。
前職ではガントチャートにエクセルを使っていました。エクセルと違って、最新のファイルを管理する手間がないという点が便利です。エクセルでの管理だと、フォルダごとに閲覧できる部署が限られていたりして、同一ファイルを別に作る必要があります。ファイルを更新したらメールで送っていましたが、それだと管理が面倒なんです。Backlogのガントチャートはみんなで同じように同じところを更新できますし、誰がやったのか作業履歴がわかるので使いやすいです。
―――どんなひとにBacklogを勧めたいですか？
デジタルマーケティングなど、ウェブコンテンツの制作管理をするひとたちですね。業種を問わずに柔軟に使えるのがBacklogの特徴なので、幅広い業種で使われてほしいと思います。
—— ありがとうございました。
※掲載内容は取材当時のものです。