JAL のホームページを支えるBacklog–JALブランドコミュニケーションのタスク管理に迫る

日本航空（ JAL ）ホームページのコンテンツを運営する、 JALブランドコミュニケーションでは、コンテンツの制作管理にBacklogを活用している。プロジェクトやタスクの管理を表計算ソフトからBacklogに移行したことで、業務の効率化が実現できたと語るのは同社WEBコンテンツ部企画推進グループグループ長の笠原良作氏。導入前と後での業務改善の効果についてお伺いした。

―貴社の事業概要について教えてください。

JALブランドコミュニケーションは日本航空（JAL）グループのブランド運営をより強化し、戦略的に活用する役割を担っています。事業の内容としては、広告営業や機内の映画や音楽コンテンツの制作や選定、JALのホームページの制作、運営や機内誌「SKYWARD」などの出版物やJALオリジナルカレンダー、シティガイドマップなどの制作です。

―Backlogを使っている部門やプロジェクトについて教えてください。

ホームページを運営する部門は、国内線と国際線、国内ツアーと海外ツアー、などホームページのカテゴリーごとに分けられています。私が所属するWEBコンテンツ部企画推進グループは、ホームページ全体のリニューアルなどの大規模プロジェクトやプロモーション・キャンペーンに関するコンテンツの企画制作を進めています。さまざまな部門との調整が頻繁に発生するため、Backlogを使って綿密なコミュニケーションをとりながらプロジェクトを進行しています。

―プロジェクト管理ツールを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

Backlogを導入して3年がたちます。導入する前は、エクセルで課題管理をしていました。当時、相当な数のプロジェクトが立ち上がっていたのですが、ファイルのフォーマットがひとによってばらばらで、プロジェクトの進捗をすぐに把握することができていませんでした。これを改善して、進捗の共有を効率化したいと思ったのが、プロジェクト管理ツールを導入しようと思ったきっかけです。その矢先に、外部の制作会社の方からBacklogを勧められて導入することになったのです。

Backlog導入でプロジェクトやタスクの進捗が一目で把握できるように。進捗管理の効率化を実現

―導入後、フォーマットの乱れの問題はどのように解決されましたか？

Backlogを導入したことで、属人化していたフォーマットを統一できたので、プロジェクトやタスクの進捗が、一目でわかりやすくなったと感じます。

他にも、ファイルの更新性と共有に関する課題も解決できました。エクセルは、社外のパートナーにファイルを共有するときに、メールにわざわざファイルを添付する必要がありました。さらに、先方から送り返された最新ファイルのデータを、社内共有のフォルダ内で管理しているマスターファイルにも反映しなければなりませんでした。Backlogを導入したことで、こうした二度手間を一気に解決できました。

―現在はどのようなプロジェクトにBacklogを活用していますか？

一番多いのは、プロモーションキャンペーンといった、マーケティング寄りのプロジェクトです。毎回新しいキャンペーンが企画されるたびに、新しいプロジェクトが立ち上がっています。最近、プレミアムフライデーが話題になりましたが、そうした時流に合わせたキャンペーン企画を実施する際にプロジェクトが作られています。

他には、部門間での情報共有とチーム単位のタスクの進捗管理にも活用しています。JALのホームページの運営は、携わる部門が多いことを冒頭でお伝えしましたが、各部門に所属するチームも多数あります。例えば、ディレクターチーム、開発チーム、マーケティングチームなど、チーム単位でのタスク管理にもBacklogを使っています。

プロジェクト全体の利用の比率は、ホームページの制作管理で社外の協力会社も含めた様々な部門とのやりとりが5割、システム開発に関する運用が3割で、残りの2割は、コミュニケーション管理になります。

ウェブ制作からビジネス開発まで、だれでも気軽に使えるのがBacklogの魅力

―Backlogを利用している方はプロジェクトやタスク管理に慣れている方が多いですか？

そういうわけでもありません。弊社のプロジェクトチームは、開発者やデザイナーなどの制作者だけでなく、様々な部門のメンバーが利用しており管理ツールに慣れていないメンバーも多数います。だからこそ、ツールに慣れていないひとでもリアルタイムで一緒に使うことのできるBacklogは魅力的です。

―ありがとうございます！導入直後の運用はどのように進めましたか？

操作性が複雑ではないので、簡単な運用ルールだけ決めて、とりあえずやってみようということで利用しました。マニュアルなどを作らなくても自然とチームメンバーが使いこなせていたと思います。エクセルだとどうしても事前知識が必要ですから、直感的に使えるBacklogは浸透しやすかったのだと感じます。

導入から3年。今後は社内のコミュニケーションツールとしてもBacklogを有効活用していきたい

―導入から3年たちましたが、効果をどのように感じていますか？

正直な話、導入当初は「魔法のツールだと思っていたら長続きしない」ということが起きないか懸念していました。こうした管理ツールは、継続して利用されるのが難しい部分があるためです。結果論にはなりますが、期待していた以上の効果があったからこそ3年以上も継続して利用されているのだと思います。

―どんな業種のひとにBacklogをお勧めしたいですか？

直感的に使えるので、ウェブ制作の方や開発の方など業種を問わずにお勧めしたいです。タスクやプロジェクトの管理だけではなく、コミュニケーションと併せて使いたいという目的がある方には、Backlogがぴったりだと思います。

―今後のBacklogの活用計画を教えてください。

ガントチャートやマイルストーンをもっと使いこなしてプロジェクト管理に活用していきたいです。コミュニケーションという面でもBacklogをもっと有効活用できると考えています。いま、社内のコミュニケーションツールにメールを使っているのですが、業務効率化という観点では改善する必要があるかなと考えています。今後はプロジェクト管理だけでなく、業務におけるさまざまな面でBacklogを活用したいですね。

※掲載内容は取材当時のものです。