細かいタスクの可読性を向上！freeeが採用するBacklogのスマートなタスク管理術
Backlog導入前の課題
■ スプレッドシートは他部署との進捗管理や情報共有が不十分。
■ タスクの詳細を書き込みづらく進捗管理表の可読性が悪い。
Backlog導入後の効果
■ Backlogでタスクの担当者、期限、進捗をわかりやすく可視化。
■ 情報共有にWikiを活用し部署をまたいだタスク管理を実現。
自社ウェブサイトのリニューアルを機に、プロジェクト管理をスプレッドシートからBacklogに移行したfreee株式会社。同社が抱えていた「スプレッドシートではプロジェクトの細かいタスクを管理しきれない」という悩みをBacklogがどのように解決したのか。さらに、Backlogの機能とGoogleフォームを連携した情報管理への取り組みについてもお伺いしました。
目次
2016年のfreeeウェブサイトリニューアルでBacklogと出会う
--- 貴社の事業概要について教えてください。
弊社は、無料から使えるクラウド会計ソフト「freee（フリー）」を開発、運営しています。
中小企業の経理・会計の自動化を促進して、これらに費やす作業時間を削減することを目的に複数のクラウドサービスを展開しています。具体的には、法人と個人を対象にした会計、給与計算、会社設立、開業のサービスを展開しています。
--- プロジェクト管理ツールを導入することになった経緯を教えてください。
Backlogはマーケティングチームが導入を進めました。プロジェクト管理ツールを導入しようと考えたきっかけは、2016年に実施したウェブサイトのリニューアルでした。
それまでのプロジェクト管理は、スプレッドシートを使って課題管理をしていました。しかし、リニューアルのように、多くの人を巻き込んで、課題のステータスや担当者を管理するのには、スプレッドシートでは限界を感じていました。
そんな時に、リニューアルを依頼した社外の制作会社からBacklogを提案され、それがきっかけで、プロジェクト管理ツールを初めて導入しました。
スプレッドシートからBacklogに移行で課題の可読性が一気に向上
--- Backlog導入の決め手について教えてください。
2016年12月からBacklogを利用しています。
実際に使ってみるまで、Backlogの名前は知っていたものの、開発者向けのツールだと思っていました。しかし、先述した経緯で実際に使ってみたところ、マーケティング目的の課題管理にも難なく利用できるとわかりました。
加えて、Backlogは2016年にユーザーインターフェースを大幅にリニューアルしましたよね。ちょうど導入を検討していた時期に、Backlogの新しいデザインで使ってみて、これは使いやすく見やすい、と感じたことが導入を後押ししました。
他にもGitなどを除いて、普通に使う分にはそこまで複雑ではないため、導入コストや教育コストが高くないことも理由でした。
--- 導入の効果はいかがですか？
Backlogは課題の詳細やステータスの可読性が高く、デザイナーやエンジニアといった他部署との情報共有がしやすいです。
導入前は、スプレッドシートを使って、プロジェクトの進捗管理や、関連する課題の設定をしていましたが、それだと課題の詳細を書き込みづらく、結果的に可読性の低い進捗管理表ができあがってしまう、といった事態が起きていました。
Backlogは、誰がどの課題を担当していて、進捗も一見してわかる点が魅力です。
Backlogの魅力は「可読性の高さ」と「情報共有のしやすさ」と語る諏訪氏。
GoogleフォームとBacklogのメールによる課題登録を連携してサイト修正を効率的に整理
--- 現在はどのような部署と用途でBacklogを使っていますか？
9名で構成されているオンラインマーケティングチーム主体で使っています。
主な使い方は、freeeの他チームから依頼される新しい施策の集積、部署外から指摘される、ウェブサイトの文言やバグ修正などです。
以前は、部署外からの依頼や指摘はすべてSlackやメールで受け取り管理していたため、漏れることが多かったのですが、現在はすべてBacklogに起票してもらっています。
GoogleフォームとBacklogとSlackを使ったフロー図
ウェブサイトの修正については、GoogleフォームとBacklogのメールで課題投稿ができる機能を併用しています。
Backlogのメールによる課題登録機能は、Backlogの課題登録用のメールアドレス宛に、課題登録したいメールやお問い合わせを転送することで、自動的に起票ができる、という機能です。
自社のウェブサイトの修正依頼は、すべてGoogleフォームで受け取っているのですが、そのフォームの転送先に、Backlogの課題登録用のメールアドレスを設定しています。
さらに、自動で起票されたBacklogの課題登録は、Slackに通知が飛ぶようにもしています。
--- 社内にBacklogの利用を浸透させるために気をつけていたことはありますか？
そこまで苦労なく、チームメンバー全員が使えていました。
ただ、導入直後だけ、最低限のルールを記載したドキュメントを作りました。具体的には、カテゴリや優先度といった分類の仕方です。応用的な使い方は記載せず、基礎的な機能の使い方に絞りました。
--- 頻繁に使う機能について教えてください。
プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトの進捗を確認することがあるので、その時は進捗を見渡せるガントチャートを使っています。
他にも、コーディング時のルールや運用的な部分にWikiを活用しています。自分が担当している課題を確認するために、ダッシュボードを使うことも多いですね。
部署をまたいでfreee全体でBacklogを使っていきたい
--- 今後のBacklogの活用計画を教えてください。
導入してから4ヶ月経ちました。課題の起票やWikiの管理など基本的な操作はできるようになったのですが、細かい機能はまだ使いこなせていないと感じます。なので、まずはマーケティングチーム内での運用を徹底したいです。
運用が徹底できたタイミングで、セールス、開発、デザイナーなど、マーケティングチームに限らず、部署をまたいで、様々なチームとの課題のやり取りに、Backlogを活用していきたいです。
--- Backlogに期待することはありますか？
社内の課題管理ツールにGoogleドライブを活用しています。なので、Googleアカウントとの積極的な連携に期待しています。
—— ありがとうございました。
■ マーケティングでのBacklog活用についての事例はこちら
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※掲載内容は取材当時のものです。