人材派遣の株式会社エージェント–Backlogで個人の作業を見える化。管理コストの大幅カットを実現

Backlog導入前の課題

個々のタスクやプロジェクトの進捗が可視化できないためにタスク漏れや遅延が発生

Backlog導入後の効果

カンバンを併用したタスク管理でプロジェクトや個人の進捗の見える化を実現。チーム全体の仕事に対する取り組み方が変化

人材育成支援を主事業とする株式会社エージェントは、自社の営業支援ツールや人材育成支援のE-ラーニングシステムの開発プロジェクトの進捗管理にBacklogを活用しています。Backlogによって、個人の作業や進捗管理の見える化が実現できたと語るのは、同社テックソリューション事業部の田島慎弥さん。導入後、チームメンバーの仕事の取り掛かり方にどのような影響をもたらしたのか Backlog事例をお伺いしました。

――貴社の事業概要とBacklogを使っている業務内容や具体的なプロジェクトについて教えてください。

株式会社エージェントは、人材支援・派遣を主軸に、セールスソリューション事業、キャリアソリューション事業、マーケティングソリューション事業、テック・ソリューション事業の4セクションで事業を展開しています。セールスソリューション事業とキャリアソリューション事業では人材育成や支援もしており、マーケティングソリューション事業では広告代理店事業や新規事業開発などをしています。テックソリューション事業部は、営業支援ツールや人材育成のための支援ツールなどをはじめとして、社内の基幹システムの開発や運用をしています。

―――Backlogは貴社のどの事業で使われていますか？

Backlogは、テックソリューション事業部の全開発プロジェクトの管理に活用しています。テックソリューション事業部の業務は、社内開発が7割と受託開発が3割という比率になっています。社内開発の具体例としては、業務人材派遣業務における営業支援ツールや人材育成のためのE-ラーニングシステムなど、弊社の基幹システムの開発と運用があります。最近では労務や人事管理、個人のキャリア支援をオンラインでできる労務ソフトを開発する新規事業も進めています。

Backlogを導入して半年が経ちますが、部署内にも定着し始め、運用も体系的に進められるようになってきました。

OSSのプロジェクト管理ツールでは浸透しづらかったタスク管理をBacklogで改善！導入から半年で利用率100％を実現

―――Backlogを導入した経緯について教えてください。

Backlogは、私が入社した際に社内利用を拡大させたのですが、導入前はOSSのプロジェクト管理ツールを使っていました。しかし、OSSのツールはその使い勝手の複雑さから開発者や非エンジニアの間でなかなか利用が浸透しなかったのです。そのため、個人のタスクは手帳、プロジェクト管理はエクセルで管理と、ひとによって使うツールがバラバラで、チーム共通のツールがない状態で、プロジェクト全体の進捗をチームメンバー全員で把握できていませんでした。

―――導入の決め手について教えていただけますか？

圧倒的な使いやすさです。初心者でもすぐに使いこなせるBacklogであれば、OSSのプロジェクト管理ツールで感じていた操作性の問題を解決でき、個人のタスク管理とプロジェクト管理の両方をひとつにまとめてプロジェクト全体の進捗を可視化できると感じました。

Backlogを導入して半年が経った今では、テックソリューション事業部のメンバーのタスク管理やプロジェクトの進捗管理は必ずBacklogに登録するという手順が定着してきました。

―――導入したことで課題はどのように解決されましたか？

以前は、個人やプロジェクトによって管理手法がバラバラだったので、プロジェクトが遅れた際に何が原因で遅れているのか、問題の所在を特定しづらく、改善につなげられていませんでした。

プロジェクト管理者によってタスクの粒度やレベルに対する認識が異なっていたので、チームメンバー全員がプロジェクトの内情を把握できておらず、納期の前日に作業の漏れが発覚することも起きていました。

Backlog導入後は、課題の粒度を揃えた上で、タスク管理やプロジェクト管理ができるようになりました。週に1度行うチームの全体会議でタスクの洗い出しをして、プロジェクトマネージャーがBacklogに課題を登録する流れにしています。課題登録の明確なフローができたことで、各々がタスクをしっかりと認識して対応できるようになり、タスクの漏れが圧倒的に少なくなりました。

―――プロジェクトの進捗管理が大幅に改善されたのですね。個人のタスク管理については何か変化はありましたか？

はい。プロジェクトに紐づく細かい作業の管理に、以前は手帳を使っていましたが、Backlogを導入と同時にホワイトボードを使ったカンバンを使うようになりました。Backlogに登録する課題とカンバンに書き出すタスクは明確にすみ分けています。例えば、A機能の実装といった粒度が大きい課題はBacklogに登録して、それに紐づく細かい作業はカンバンに書き出すといったような流れです。

カンバンを用いて担当者の作業の進捗を見える化したことで、開発部以外の事業部に対しても開発部が担当している仕事を共有することができるようになりました。

機能の実装など粒度が大きいタスクはBacklog、関連作業はカンバンで管理していると語る田島氏。

GitやWikiの管理もBacklogに集約！専用ツールの断捨離をしたことで情報の所在が明確に

―――プロジェクトの進捗の可視化以外に効果はありましたか？

今までは、GitやWikiの専用ツールを使っていたのですが、Backlogにすべて一括して管理できるようになりました。Wikiには運用手順書や作業時に困ったことを登録しているのですが、Backlogの課題とは異なり登録者のルールを設けていないため、個々人で自由に使っています。情報を確認する場所が、複数のツールに点在しておらず、ひとつになったので効率的になったと思います。

―――Backlog導入直後はどのように運用をしましたか？

OSSのプロジェクト管理ツールのように、野放しにしていると使われない可能性があったので、朝・夕会時の今日やることの共有の際に、Backlogで見かけないタスクが共有されたら、しっかりと登録しているか突っ込んで確認するようにしています。

基本的にスケジュールはBacklogですべて確認するという方針にしているので、課題登録することも仕事のひとつとして思われるように義務化しています。やらざるを得ない状況を作り出したことで、今ではチーム全体で利用されるようになりました。

ーーーお気に入りの機能は何ですか？

バーンダウンチャートをよく使っています。弊社の人材育成の部分にもつながるのですが、課題の対応をがんばると「〜〜さんががんばりました！」と表示されるので、モチベーションにつながります。

―――Backlogをどんな人に勧めたいですか？

弊社もそうだったのですが、プロジェクトの進捗を管理するツールが乱立してしまっている方にはお勧めしたいですね。やっと定着して使えていると言えるようになってきたので、開発部の成果を他の事業部の責任者にも伝えていきたいです。

あと、Backlogはどんな業種でも使えるツールなので、開発ツールだと思っている方にもぜひタスク管理ツールとして一度使ってもらえると良いと思います。

―――今後のBacklogの活用計画を教えてください。

テックソリューション事業部の業務管理のすべてをBacklogに統一できているわけではないので、今後はソースコードの管理もBacklogでできるようにしていきたいです。

他のGitのバージョン管理サービスと違って、Backlogは日本語で書かれていることもあり、日本人にとって特に使いやすと思います。言語が障壁で機能を使いこなせていないと感じている方は、プロジェクトとGitを連動させられるBacklogで効率的に管理することをお勧めしたいです。

株式会社エージェントは2017年で創業13年目を迎える人材派遣・育成の老舗企業。全国に複数の拠点を展開している。

※掲載内容は取材当時のものです。