幅広い業務領域でバラバラに動いていたチームが1つに。タスクの見える化で人事評価の公平性も実現

「家族の幸せを生み出すあたらしい社会インフラを世界中で創り出す」というパーパス(存在意義)を掲げるユニファ株式会社。IoTやAIを活用した保育施設向け総合ICTサービス、『ルクミー』を開発・提供しています。

同社の営業部営業企画課、業務推進課においてBacklogが導入、活用されています。今回、導入に至った経緯、そして活用によってチーム内にどのような効果がもたらされたのか。同社営業部営業企画課の課長代理、田中様に詳細を伺いました。

■導入目的
営業部のタスク管理のため
■課題
・利用していた他社ツールにはユーザーの人数制限があり、チームメンバーの増員でプラン変更が必要だった
■効果
・毎朝15分の朝会で確認すべきことが明確になり、会議時間の価値が向上
・チーム内の業務が見える化されたことでメンバー間のコラボレーションが生まれた

保育施設向け総合ICTサービス『ルクミー』で“保育の質の向上”を目指す

――御社の事業概要を教えてください。

当社は保育園や幼稚園、こども園といった保育施設向けの総合ICTサービス『ルクミー』を主軸に事業を展開しています。『ルクミー』は日々、多忙な業務に忙殺されている保育者の業務負荷を下げることで、子どもたちと触れ合う時間や向き合うための環境を整えるプロダクトです。

ICTというと、業務効率化がゴールと思われがちなのですが、私たちの目指すゴールは違います。『ルクミー』というテクノロジーを活用し、保育業務の負担を軽減することで保育者の時間と心のゆとりを確保し、保育の質の向上に寄与する。この部分をゴールととらえ、保育にかかわる皆さまを支援しております。

――Backlogをご利用いただいている部署と主な業務内容について教えていただけますか?

営業部の営業企画課、業務推進課において、チーム内のタスクを管理するためにBacklogを活用しています。両課は、新規のお客さまとの接点を作る部署である営業部のパフォーマンスを最大化させる立ち位置です。

そのため、営業企画課は“攻めの部署”として施策立案や販促物といった営業現場における武器づくりを担当。さらに営業活動や顧客にまつわるデータ可視化・分析などを行っています。そして業務推進課は“守りの部署”として顧客DBの管理全般や、契約データの作成と運用管理を行っております。

導入の決め手は「使いやすさ」と「コストパフォーマンス」

――Backlog導入のきっかけを教えてください。

Backlog導入前は他社ツールの無料プランを活用し、タスク管理を行っていました。当時の営業企画課は4人だったこともあり、無料プランのまま利用できていたのですが、事業拡大に伴いメンバーや業務量が増加。5人以上の利用の場合は有料になってしまうため、他ツールへの切り替えも含めて新たなタスク管理ツールの導入を検討することになりました。

――既存ツールではなく、Backlogを選ばれた決め手は何だったのでしょう。

大きく2つあります。1つ目は“イニシャルコストだけではなく、ランニングコストも抑えられる”ことですね。既存ツールのまま有料プランへの移行も検討したのですが、1アカウントではなく、1ユーザーにつき月額料金が発生する料金体系だったため、ランニングコストの面で折り合いがつきませんでした。

対してBacklogはプロジェクトやユーザーを追加しても追加料金が発生することはありません。事業成長とともに人数が大幅に増えることがあるスタートアップ業界で、この料金体系は非常にありがたいと思っています。導入時に加えて導入してからも、コストが抑えられるのは大きなメリットですよね。

2つ目は“使いやすさ”です。実は検討を始めてすぐ、社内の他部署でBacklogが導入されていることを知りました。その部署のメンバー達に操作性などについてヒアリングをすると、「使いやすい」と評判も上々。実際、Backlogを触ってみたところ、UIもシンプルで直感的に操作しやすい。業務内容に応じていろいろな活用ができる汎用性の高いツールでもあったことから、Backlogの導入を決めました。同じタイミングで業務的にかかわりが深い同部業務推進課チームもBacklogを導入している形です。

タスク管理をすることで人事評価の透明性、公平性にも寄与

――Backlogを導入したことで何か変化はありましたか?

まずは会議の質が向上しました。営業企画課では、毎日15分の朝会で各々のタスクについて進捗共有をしています。その際、プロジェクターにBacklogのボード画面を映すことで、メンバー全員で効率的にタスクの棚卸しができています。

Backlogでは、各メンバーが各々のタスクを起票し、随時更新しているので、「誰が」「いつまでに」「どのような」「対応が必要か」といった内容をひと目で把握できるのです。また、更新履歴も確認できるので、前日の朝会以降で変化した業務も一目瞭然です。今日確認すべきことが朝会前に明確になっているのがマネージメント側の立場としてありがたいですね。

朝会での書くメンバーのタスク確認はボード画面で簡単に

――他にBacklog導入で感じた効果はありますか?

Backlog導入で業務が見える化されたことで、適切な人事評価に寄与していると思います。各メンバーが対応したタスクはすべてBacklog上に蓄積されているため、客観的に評価しやすいのです。他課の課長や部長といった他の評価者にもメンバーの実績や目標達成度を可視化できますし、人事評価の透明性と公平性につながったと実感しています。

また、退職者がいる場合や新規メンバーが加入する際の引き継ぎが容易になりました。たとえば退職予定のメンバーのタスクをみたい時は、担当者でフィルタ機能をかければ一覧で確認できます。引き継ぎが終わったタスクは、担当者の名前を更新することで、引き継ぎ状況が随時反映されていくので進捗状況もわかりやすい。このように引き継ぎ自体が可視化され、精度も高まっているように思います。

日付や担当者で課題を絞り込みすることで、メンバーそれぞれが今期行った取り組みを確認できる

「誰が何をしているか」が見えることで生まれる新たなコラボレーション

――最後に、Backlog導入のメリットはどういった点だとお考えでしょうか。

やはり、Backlogによって「業務が可視化されること」ですね。営業企画課の業務は幅広く、メンバーは担当領域がまったく異なります。だからこそ、1人ひとりにおける業務の可視化を図り、チーム内に見えるようにしておくことは大変重要です。

わたしたちのチームでは、「Backlogを見にいけば誰が何をしているかわかる」という環境を作り出したことで、ミーティングや評価、仕事の引継ぎなどさまざまなシーンで良い効果が生まれました。各メンバーのタスク、リアルタイムで更新される進捗状況がすべて集約されるので、「その展示会ならこのデータが使えるかも!」など、状況に応じてフォローができますし、コラボレーションが生まれやすい。

今後もBacklogを活用しながら、さらなるチーム力向上をめざし、業務に集中できる環境づくりに尽力していきたいと考えています。

――Backlogがチーム内のコラボレーションの促進に一役買っているというお話、非常にうれしく思います。本日は貴重なお話をありがとうございました!

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