電話、メールに費やす時間を80%削減!徹底した現状業務の精査が円滑なツール導入の秘訣

株式会社ジェイアール東海エージェンシーは、JR東海グループの「総合広告会社」です。主に東海道新幹線が結ぶ首都圏、東海圏、近畿圏でコミュニケーション事業を展開しています。

そんな同社では、旅行パンフレットの制作管理において必要事項の確認に多くの時間を要するなど課題を抱えており、業務効率化を図るためにBacklog導入に至ったとのこと。今回、Backlog導入の決め手やその効果、今後の展望について同社の室谷様と傘木(かさぎ)様にお話を伺いました。

■導入目的
・旅行パンフレットなどの制作管理のため
■課題
・メール、電話のやりとりに多くの時間を浪費
・クライアント、制作会社との3社間のやり取りの際、電話やメールのコミュニケーションでは伝言する手間が発生、業務に滞りが出ていた
・パンフレット制作過程で参照した資料を印刷して保管するために、1案件約3,000枚の紙を利用していた
■効果
・電話、メールで行っていたコミュニケーションをBacklogに移行したことで各社のタイミングで情報を確認できるようになった
・情報が属人化しなくなりスムーズな連携が可能に
・エビデンスをWikiにデータ保存することでペーパーレス化に成功

ジェイアール東海エージェンシーの制作業務でBacklogが活躍

――御社の業務内容について教えていただけますか?

JR東海グループ唯一の総合広告会社です。東海道新幹線をはじめとする交通広告メディアを運営しています。新幹線のご利用者様に関するデータや、その目的地となる観光プロモーション、そして駅と路線で構成されるエリアに、的確にアプローチするエリアマーケティングのノウハウが強みです。JR東海グループの持つソリューションを結集することにより、広告主様の課題を解決し、さまざまなビジネスを成功に導くパートナーとして、事業を展開しています。

――Backlogをご活用いただいている業務についてお聞かせいただけますか?

私たちの部署ではJR東海グループの様々な企業と協力して店頭販促物やイベントの催事企画を行なっております。その中でも私たちはJR東海グループの旅行会社が発行する旅行パンフレットやWebの制作をディレクションする業務をしています。弊社担当者とクライアントである旅行会社、制作を委託している制作会社のコミュニケーションに、Backlogを活用しています。

――Backlog導入のきっかけは何だったのでしょうか。

もともとクライアント、制作会社とのやり取りはメールと電話を使っていたのですが、そこに多くの時間を割かれていたのです。忙しいときは電話に出られなかったり、メールの確認や返信に遅れが生じてしまったり。それにより制作会社の業務が止まってしまうこともしばしばでした。クライアント、制作会社、弊社、三方にとって非生産的な時間を生み出していた状況だったんです。

そこで抜本的な改善に取り組もうとプロジェクト管理ツールへの移行を検討し始めたのです。導入の最重要事項は、“使いやすさ”。プロジェクト管理ツールに触れたことがない人でも直感的に使えるという点がBacklog導入の決め手になりました。

コミュニケーションコストが嵩み、案件管理が限界に・・・

――Backlog導入前に抱えていた課題を教えてください。

課題は大きく3つです。一番大きな課題は、やはり日々の電話やメールでのやり取りによるコミュニケーションコストでした。クライアントとやり取りした情報は個人のメーラーに蓄積されてしまうため、必然的に各担当者が1対1で対応することが多くなります。当時は、電話やメールチェックだけで午前中がつぶれてしまう状況でした。

2つ目はタスクの可視化や属人化の解消。パンフレットに掲載されているホテルや観光地への連絡は、制作会社から行います。そのため、我々が進捗状況をリアルタイムに把握するのはとても難しいのです。しかも、制作が動き出すと案件に関する情報も都度更新されます。制作進行中に口頭でのやり取りが加わってしまうと、タスクがさらに見えにくくなってしまう状態に陥っていました。

――進行中にやりとりした原稿をエビデンスとして紙で保管されていたとか。

これが3つ目の課題なのですが、紙で保管していたエビデンスをどうするかは非常に大きな問題でした。というのも、制作の進行中にやり取りしたメール、原稿などのエビデンスは1案件につきコピー紙1000~3000枚に及ぶこともあるのです。保管スペースの確保や資料の共有、情報検索のしにくさからペーパーレス化への対策も、後回しにできない状況でした。
電話やメールに費やしていた時間を3時間から30分に!ペーパーレス化にも成功

―― Backlogを導入したことで何か変化はありましたか?

導入前に抱えていた課題が一気に解消されました。一番の変化は、コミュニケーションコストが想像以上に削減できたことですね。繁忙期には1日3時間以上費やしていた電話対応が、1日30分まで大幅に削減できました。

――80%以上の削減!これは大きな変化ですね。

Backlogに情報を集約し、各社の情報共有が可能になったからこそ実現した効率化だと思います。電話やメールは基本的に1対1のコミュニケーションです。クライアントと制作会社、両者から寄せられる確認や変更事項を弊社担当者が双方に共有しなければいけない、という状況でしたが、Backlogを見にいけば解決するようになりました。

誰が見ても一目で最新の進捗状況がわかるようになったことで、クライアントからの問い合わせも迅速かつ速やかに対応でき、業務の属人化も解消されました。

やりとりは担当者同士でも、Backlogを見に行けば誰でも進捗がわかるように

――ペーパーレス化対策はいかがでしょうか。

Backlogのコメントやファイルをエビデンスとしてアーカイブすることで、紙で管理するはずだったデータをほぼ全てデータ化できました。Backlogで管理することで、知りたい情報にアクセスできるようにもなりました。業務の改善と同時にペーパーレス化を実現でき、とても満足しています。

これまでマンパワーを必要としていたさまざまな業務がBacklogで解消できた結果、企画や提案といった本来の業務にフルコミットできる環境を作れました。

ファイル機能に保管することでペーパーレスを実現!欲しい書類を探す手間も削減された

導入前、現状の業務をBacklogに置き換えたらどうなる?を具体的にイメージ

――導入に伴い、意識して進めた点はございますか?

とにかくシンプルな運用を心がけました。というのも、どれだけ便利なツールを導入しても、しっかり活用されずに浸透しなければ意味がないと考えたのです。現状の課題に対して、今後どうあるべきなのか。Backlogを導入することで、コミュニケーションコストの削減やペーパーレス化という課題が本当に解決できるのか。具体的な業務の変更点までイメージし、社内外で共有を図りました。

――本格導入の前にしっかりと関係者間でのイメージを共有、確認されたのですね。

トライアルで検討を始め、スモールスタートを経てBacklogの本格導入に至りました。あえて細かな手順を踏んだのは、“導入したものの使いこなせない”という状況を避けるためでもあります。Backlogのユーザーコミュニティ「JBUG」が開催していたイベントも、具体的な活用イメージを掴むのに役立ちました。

――スムーズな運用を図るためにオリジナル『ルールブック』も作られたと聞きましたが。

弊社、クライアント、制作会社でBacklogの見る場所が異なるため、3社それぞれの作業手順を精査して『ルールブック』という独自マニュアルに落とし込みました。弊社では多機能なBacklogをあえてシンプルにチャットとデータ格納だけに絞り込むと同時に、運用ルールとマニュアルを作り上げることで、導入のハードルを下げています。

シンプルだからこそ、業務にあわせて運用ができるのがBacklogの良さだと思います。デジタルツールを導入する以上、その導入目的と活用のイメージがどう紐つくのか。我々の仕事に置き換えて”Backlogをどう活用していくのか”という点を考えながら、各関係部署と擦り合わせをしていくことが大切です。その運用ルールを作っていくのは大変な作業ですが、最初の段階でそれをしっかりと決めたおかげで、導入当初からスムーズに走り出せました。一緒に使い始めたクライアントや制作会社でも導入時の混乱はなく、私たちに使い方に関する問い合わせがくるようなこともありませんでした。

Backlog導入後の業務がどのように流れるのかマニュアルで周知

――今後の展望についてお聞かせいただけますか?

今後は、社内のDX化を積極的に進めていきたいと考えています。先ほどもお話ししましたが、デジタルツールは導入して終わりではなく、自社の状況や目的に合わせてカスタマイズしながら運用することが求められているように思います。

そうするとまず大切なことは、実際にツールに触れる人たちが使いやすいかどうか。その点においてBacklogはとても優れており、DX化の入り口に最適なデジタルツールだと思います。ITリテラシーの有無に関わらず活用できる、圧倒的な使いやすさとカスタマイズ性があります。Backlogを導入したことで業務の効率化や属人化の解消を実現できました。この成果を社内外の成長につなげられるよう、今後さらにBacklogを活用していきたいですね。

――貴重なお話をありがとうございました!

チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール

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