”変わらないために変わり続ける”を企業理念に掲げ、とんこつラーメン店「博多一風堂」をはじめとした飲食業を中心に展開している株式会社力の源ホールディングス。
そんな同社では制作業務のタスク管理ツールとして、3年前からBacklogを導入。「制作業務におけるタスク管理にBacklogは欠かせない」と語る同社営業本部WEBアプリ運用・制作部の八田様に、Backlog導入の経緯や活用状況についてお話を伺いました。
■導入目的
WEB・アプリ・制作・販促部門のタスク管理のため
■課題
・エクセルによるタスク管理では、個人が抱えるタスクや全体の時系列が把握しにくかった
・フェーズによって変わるステークホルダーへの情報共有がしづらかった
■効果
・タスクを見れば、誰でも進捗状況が把握できるようになった
・チームメンバーの業務負荷が可視化された
目次
“日本の食と文化の魅力”を世界に発信する力の源ホールディングス
――御社の事業概要を教えてください。
弊社は1985年、福岡の地で「一風堂」を創業以来、様々な業態の飲食ビジネスを展開し、日本に139店舗、海外134店舗（23年3月末時点）を構えるまでに成長しました。お客様に長く愛されるために、常に時代の変化に合わせて、少しずつ進化させ続けなければならない。その姿勢を貫くことで、ラーメンや日本食など“日本の食と文化の魅力”を世界中に伝えていくことを使命としています。
――八田様の所属の営業本部・販促グループについてお聞かせいただけますか？
営業本部・制作グループは、販促に関する全体戦略の企画・計画に沿って、ウェブ、SNS、制作の3つのチームで構成されています。所属メンバーはグループ長をトップに計7人が在籍、同グループ3チームでBacklogを活用しています。
ウェブチームは、自社ウェブサイトやアプリの店舗情報の更新、SNSチームはInstagramやTwitterをはじめとしたSNS更新をメインに業務を行っています。最後に制作チームですが、メニューやポスターなど店舗運営に必要な制作物の作成業務を行い、私は制作チームリーダーとして、チームメンバーの稼働管理をしつつ、業務に従事しています。
「タスク管理をしているはずなのにうまくいかない」エクセルでの管理が限界に・・・
―― Backlog導入前に抱えていた課題を教えてください。
Backlogを導入したのは約3年前。当時、エクセルでタスク管理をしていたのですが、個人が抱えるタスクや全体の時系列が把握しにくいため、エクセルでの管理に限界を感じ始めていました。というのも、私たち制作グループは、関連部署からの依頼を受けて案件が発生するので、部署間を横断するプロジェクトが多いからです。
例えば「新店オープン」する場合、関連部署からオープン日の情報提供・依頼を受けプロジェクトが立ち上がります。ウェブ・アプリチームではオープン当日の情報発信はもちろんのこと、オープン日前の予告関連業務も発生しますし、制作チームは、オープン日前にはメニューやポスターなどの制作物を完成させなければなりません。このように、同じグループといえども別々のスケジュール管理が必要になってくるのです。つまり、私たちの業務は常にリンクしつつも、各チームでタスクとプロセスが全く異なります。
――だからこそタスク管理だけではなく、時間軸で全体の進捗状況を管理する必要がある、ということですね。
その通りです。エクセルでは時間軸での管理が難しいため、フェーズによって変わるステークホルダーを把握しにくい。そのため、管理や更新が煩雑なエクセルよりも「簡単にガントチャートが作成できるタスク管理ツールを導入したい」というグループ内外のニーズが高まっていました。
――導入の決め手はなんだったのでしょう。
時間軸での管理が可能な“ガントチャートを簡単に作成できること”と“圧倒的な使いやすさ”です。Backlogはタスクを課題登録する際、開始日・期限日を設定するだけでガントチャートが自動作成できるため、エクセル管理時のような業務負荷が全く発生しません。期日変更も「ドラッグ&ドロップ」で簡単にできるのもいいですね。
実はツールを検討する際、弊社ITチームに「タスク管理に適したツールはないか？」と相談したのです。そこでBacklogを紹介され、試しに使ってみたところ、UIもシンプルで直観的な操作がしやすい。タスク管理ツールに慣れていないメンバーも「使いやすい！」と評判も良かったため、Backlogの導入を決めました。
時間軸でのタスクの”見える化”で業務の効率化UP！
――Backlogを導入したことで、何か変化はありましたか？
Backlog導入によって大きく2つ変化がありました。1つ目は”先々のタスクが見通せるようになったこと”。先ほどもお話ししましたが、私たちのグループでは、制作・ウェブ・SNSという3チームが1つの案件の中に重なることが多い。だからこそ、時間軸に沿ったタスクの可視化と全体像の把握ができる環境が必要でした。
Backlogのガントチャートは進捗状況が色分けされるため、誰が見ても直観的に進捗状況が把握できます。先々のタスクが”見える化”したことでスケジュール管理が効率化され、現場のメンバーはもちろん、マネジメント側の視点でもスケジュール面でのリスクマネジメントができるようになりました。これは大きなメリットですね。
ガントチャートを見れば先々のタスクも見える化される
2つ目は”チームメンバーの負荷が可視化されたこと”。私たちのグループでは毎朝15分ほどの朝会で、各メンバーのタスク量や進捗に状況について情報共有をしているのですが、Backlogの「親子課題機能」を活用し課題登録をルール化することで、今まで見えにくかったタスクの棚卸しが効率的にできるようになりました。
――親子課題のご活用方法について詳しくお聞かせいただけますか？
まず、制作チーム全体のスケジュール管理するリーダー、つまり私ですが、親課題をBacklogに入力。その後、親課題に紐づけて、チームメンバーが必要なタスクを子課題として登録していく形で運用しています。Backlogで子課題を登録する習慣がメンバーに根付いたことで、1つひとつの業務を細かな作業単位で洗い出し、タスクを誰でもわかりやすい形で可視化できるようになったのです。
その結果、各メンバーが抱えているタスクはリアルタイムで把握できるようになり、タスクが集中しているメンバーに対するフォロー体制が自然に出来上がりました。チームメンバー間の業務バランスが取りやすくなったことでタスクの抜け漏れが減り、Backlog導入の効果を実感しています。
期限があるプロジェクトの管理に最適なBacklog
――Backlog活用によるメリットはどういった点にあるとお考えですか？
Backlogは機能性と実用性、そして圧倒的な使いやすさを兼ね揃えているため、進行管理が絡む制作業務のタスク管理ツールとしてとても秀逸です。私たちの業務は制作ということもあり、期限がしっかり決まっている場合が多いのですが、期限があるプロジェクトの管理にはBacklogとの相性がいいと感じています。
これからもBacklogのメリットを十分に享受できるよう、状況や目的に合わせて運用していきたいと考えています。Backlogはタスクを共有する側、される側双方にとって、なくてはならないプラットフォームでもありますし、メンバー間でタスクを共有し合い、お互いにサポートできる環境を構築していきたいですね。
――嬉しいお言葉をありがとうございます！ 今後の展望をお聞かせください。
Backlog導入によって、「時間軸でのタスク管理」と「メンバーの業務量」の可視化され、業務効率化を実現することができました。メンバーの業務重複やタスクの優先度も格段に把握しやすくなったので、可視化された定型業務をテンプレートとして登録できる課題の一括登録機能などを活用し、さらなる業務効率化を進めていきたいと考えています。
まだBacklogに落とし込めていないタスクや業務についても課題を分析し、より良い活用方法を探っていきたいですね。
――本日は貴重なお話をありがとうございました。