副業にBacklogを活用!本業と育児の隙間時間でも着実な案件管理とノウハウ蓄積を実現

本業や育児と並行して、副業でグラフィックレコーダーとして活躍する安積津友香さん。限られた時間の中で効率的に副業案件を進めるため、進捗管理や顧客管理、ノウハウの蓄積を目的にBacklogを導入いただきました。今回は安積さんに、Backlogを導入して感じたメリットや具体的な活用法、運用の工夫について伺いました。

■導入目的
副業の案件、顧客管理のため
■課題
①受注が増えてきて、エクセルや手書きの管理では抜け漏れが多くなった。
②副業に関する情報をストックしておける場所がなく、散在していた。
■効果
①顧客の状況、優先度が一目でわかるようになった
②Wiki機能を利用して副業に関する情報を一元化できた

本業の課題解決のため学び始めたグラレコが副業に

——安積さんのお仕事について教えてください。

システム開発会社のTISで、大規模プロジェクトの支援を行うPMO(プロジェクト・マネジメント・オフィス)を担当しています。顧客やパートナー会社様との調整、ミーティングのファシリテーションなどが主な業務です。そのかたわら、数年前から副業でグラフィックレコーディングの活動を行っています。

——グラフィックレコーディングを始めたきっかけは何だったのでしょうか?

コロナ禍で、テレワークに切り替わりオンライン会議が始まったことがきっかけでした。オンラインでのコミュニケーションが増える中、わかりやすく記録に残したいと考えていました。そんな時に出会ったのが絵を用いて情報を要約するグラフィックレコーディングです。「グラレコ」という略称を聞いたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

グラレコによって情報が可視化され、一目で分かる形に要約することで物事の本質への理解が深まるメリットを感じました。まずは独学で学び始め、本業にも活かしながら個人でも制作依頼を受けるようになりました。グラレコはウェビナーなどの場で即興的に描くのが一般的ですが、私の場合は、自己紹介用や新刊書籍の告知用にグラレコを書く案件を多く受注しています。

安積さんが作成したBacklogセミナーのグラレコ。絵と文字を使って一目で内容が分かるように要約されている

案件ごとの進捗管理とナレッジ情報の散在に課題

——副業の案件管理において、どのような課題を抱えていましたか?

大きく2つの課題がありました。1つは、案件管理が不十分だったことです。私の場合SNSのつながりから案件を受注します。話し手や書き手の想いを伝えるグラフィックレコーダーとして、お客様とのコミュニケーションを適切なタイミングで適切に行うことを心がけていました。

しかし、お客様が増えるにつれて、「◯日までに〇〇様に〇〇の確認をする」といったタスクが増え、Excelや手書きでは管理しきれなくなっていました。

2つめは、情報の一元化がうまくできていなかったことです。現在は、働き方の多様化によって副業に関するナレッジなども世の中にあふれています。 グラレコに関する情報を書籍やウェブサイトからインプットしていましたが、Backlog導入前はノートやメモに記載していました。必要な情報を必要な時に取り出すため、それらを1箇所にまとめて蓄積する工夫が必要だと考えていました。

お客様ごとに課題を作成して案件の進捗を見える化

——Backlogでどのように顧客管理を行っていますか?

顧客管理だけでなく、案件の受注から納品までの案件管理にも使用しています。案件の受注はSNSのつながりから生まれるケースがほとんどです。「案件をいただけるかもしれない」という見込み段階で、お客様ごとに1つの課題を立てています。

課題登録後は、「打合せの実施」「受注」「グラレコ制作中」「レビュー」「納品」と、案件のステータスごとにBacklogの「種別」を設定して進捗を見える化しています。

案件の受注までには、さまざまなステップがあります。その人に対してどのようなアクションや心遣いをするべきかを、タグ付けをする感覚でわかりやすくするのが目的でした。

お客様と打ち合わせした内容などは「課題詳細」に追記していき、課題のタイトルに次のアクションの期日を記載します。管理を見やすくシンプルに行うため、書き込む項目をあえて限定して使っています。

——ナレッジやノウハウはどのように蓄積されているのでしょうか?

仕事を進めるうえでは、フロー情報とストック情報をそれぞれ適切に管理することが大事です。私の場合、個々の案件はフロー情報として「課題」に記載し、ストック情報についてはBacklogのWiki機能に書き溜めるという形で管理を行っています。

ストック情報は、副業関連のナレッジだけでなく「副業でやるべきこと・やらないこと」も記載しています。副業をしていると、どうしても家族との時間が減ってしまいがちです。そのため、副業を行う上でのルールを家族会議で決めて、忘れないように入力しました。 参加したセミナーやイベントの振り返りなど、グラレコのスキルアップにつながるノウハウもWikiにまとめています。

Wiki機能を開いた時にページ一覧に表示されるキックオフテンプレート、振り返りテンプレートをよく活用しています。Wikiで記載するべき内容が上手にまとまっていて非常に使いやすいです。

——Backlogを導入して感じた効果を教えてください。

副業の進捗管理がストレスなく行えるようになりました。基本的に、副業は本業や育児の合間を縫って行うため、作業時間が細切れになりがちです。継続中の案件に着手するときに、何をどこまで進めていたか。他の依頼が入った場合に、優先度を入れ替えたほうがよいか。これらをすぐに判断できるようになったので、作業効率が上がりました。

また、副業はお客様と個人間のやり取りになるので相手との信頼関係がすべてです。同時並行で複数名とコミュニケーションを進める中で「この人とはここまでお話ができた」「この人に対しては今こんなアプローチを行っている」など、お相手との関係性や距離感がBacklogによって一覧で見える化できていると感じます。

ツール活用の鍵はシンプルな運用ルール

——副業でBacklogを利用する中で、どのような工夫をされていますか?

とにかく、運用や管理をシンプルにすることです。たとえば進捗管理に関しては、最初は気合いを入れてツールにたくさん情報の入力をしがちですが、情報過多になり、更新やメンテナンスのハードルも上がってしまいます。「5年先もキープできるやり方」を意識すると良いと感じます。その点は企業でツールを導入する際にも言えることです。

Backlogは、チームや企業で利用されている方が多いかと思いますが、個人のタスク管理にも最適なツールだと感じます。もともと本業で使用していたこともありますが、そのときからUIの使いやすさを感じていました。ポップな色遣いと気分が上がるデザインもうれしいポイントです。

副業やフリーランスの方でも「進捗管理をシンプルに仕組み化したい」「ストレスフリーに運用したい」という方にはぜひ試していただきたいです。

——Backlogを効果的に活用してくださる方が増えるよう、弊社でも引き続き改善を進めて参ります。本日は貴重なお話をありがとうございました!

 

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