プロジェクト進行管理の可視化戦略!「メール中心のコミュニケーションコスト」を大幅削減が成功!

”顧客を資本と考える「顧客体験創造会社」へ。”――。そんな事業ビジョンを掲げ、クライアントのビジネス成果に貢献し続けているADKマーケティング・ソリューションズ株式会社。総合広告代理店である同社の「エクスペリエンスデザインセンター」においてBacklogが導入、活用されています。
今回、Backlog導入に至った経緯、社内外のタスク管理やクライアントとのコミュニケーションツールとしての活用方法がどういったものなのか。同社エクスペリエンスデザインセンターの小西様に詳細を伺いました。

■導入目的
エクセルとメールによるタスク管理の業務をBacklogに置き換えるため
■課題
・コミュニケーションコストの増加による業務時間の圧迫
・最新のデータが分かりにくく、タスクの抜け漏れも発生
■効果
・コミュニケーションコストが大幅に減少
・タスクも可視化されたため、タスクの抜け漏れリスク減少

 

”すべての人に「歓びの体験」を”届けるADK

――御社の事業内容について教えていただけますか?
ADKマーケティング・ソリューションズはクライアントに寄り添い、コミュニケーションを中心としたマーケティング領域における総合的なソリューションを提供していく総合広告代理店です。社会的な存在意義を『すべての人に「歓びの体験」を』と掲げ、体験のデザインを通じて、すべての人々の生活を明るく豊かにしていくために事業を展開しています。

――小西様はどのような業務に携わっているのでしょうか。
私の所属は、エクスペリエンスデザインセンターです。この部署では、クライアントが「どういう体験を提供するブランドなのか」を見極めつつ、”最適な顧客体験ソリューションを提供する”というゴールに向けて業務に取り組んでいます。スマートフォンが中心となり、顧客体験がデジタルに寄ってきている現代社会で、デジタルとしてどういったコンテンツを出していくか。流入経路を含め、デジタルマーケティングの上流から下流までをマネジメントしています。

業務はCM制作やSEO対策にとどまりません。具体的には、デジタルマーケティング戦略の策定から携わり、クライアントと併走して最適な顧客体験ソリューションの提供を行っています。

エクセルとメールによるタスク管理が業務を圧迫するという課題

――Backlog導入前に抱えていた課題を教えてください。
タスク管理とコミュニケーション面ですね。Backlog導入前はエクセルでWBS(作業分解構成図)とガントチャートを作成し、クライアント業務のタスク管理を行っていました。しかし、変更がある度にエクセルを更新し、そのデータをクライアントにメール送信、さらには「見ていただけましたか?」という確認作業が発生することで、コミュニケーションコストが次第に増加。その結果、本来の業務に集中する時間まで圧迫されるようになりました。

しかも、エクセル管理だと最新版のデータが分かりにくいため、タスクの抜け漏れも懸念されていたのです。総合広告代理店という特性上、セキュリティ面に関しても妥協するわけにはいきません。IPアドレスの制限をかけられるかどうか、という観点からもセキュリティの高いタスク管理ツールの選定を迫られていました。

――Backlog導入の決め手は何だったのでしょうか。
一番の決め手となったのは”セキュリティ性の高さ”、次に”使いやすさ”です。まず、セキュリティ性ですが、BacklogはIPアドレスによるアクセス制限機能に加え、「金融機関等コンピュータシステムの安全対策基準」に適合するといわれるAWS( Amazon Web Services )によってとても高い信頼性とセキュリティを有しています。

次に使いやすさですが、実は私自身、前職からBacklogを利用していたこともあり、Backlogの使いやすさはすでに知っていたのです。タスク管理やクライアントとのコミュニケーションのツールとしても申し分ない。総合的な機能性を持ち、かつセキュリティ性と利便性をここまで両立しているツールはBacklogしかないということで、導入を決めました。

Backlogに情報を集約したことでタスク管理の課題が一掃!

――Backlogを導入したことで何か変化はありましたか?
Backlogという1つのツールにタスク管理を集約したことで、コミュニケーションコストを大幅に下げることができました。見えにくかったタスクも「可視化」されたため、タスクの抜け漏れリスクも減少。なんといっても不便さを我慢しながら使っていたエクセル、スプレッドシートなど、複数ツールの確認作業から解放されたので、我々にとって想像以上の業務改善が図れたと実感しています。

Backlogはタスク管理において優れた機能がたくさんあります。ご存じのように上流工程になればなるほど、ガントチャートでの進捗管理が便利なのですが、ガントチャート作成はもちろんのこと、そのガントチャートに課題の紐づけもBacklogは可能です。課題を登録、更新すればすぐに通知が飛んできますし、期限までに課題ができていないと炎のアイコンで知らせしてくれます。Backlogは各プロジェクトに合った形で、機能を自由にカスタマイズできる。そんな適度なゆるさも使い勝手が良いですね。

――自由にカスタマイズできる「適度なゆるさ」が業務の効率化にもつながっているのですね。
はい。前職ではプロダクトを作る側としてBacklogの利便性を享受していたのですが、マネジメント側に立った今、改めてBacklogの汎用性の高さに驚いています。誰でも直観的に操作できるUI、使いやすさ――。だからこそ、私たちのようなレガシー企業においてスムーズな導入、活用が可能だったのだと思います。

実際、非エンジニアであっても、すごく使いやすいと評判ですし、Backlogを導入したことで、社内外から「こんな便利なツールがあったの?」「導入できてよかった、ありがとう」と声を掛けられることもしばしばです(笑)。

――コミュニケーションの改善についてはいかがでしょうか。
もちろん改善しました。Backlogは進行管理が絡むコミュニケーションツールとしても、とても秀逸だと感じています。SlackやTeamsといったチャットもコミュニケーションツールとして使ってはいるのですが、チャットの性格上、やり取りが上へ流れてしまうため、後から必要な情報にアクセスするのも大変なのですよね。

その点、Backlogは各タスク、ガントチャートに紐づけた状態でコミュニケーションを行うことができる。これは進行管理においてとても重要だと思います。

タスクの”見える化”でクライアントの「最適な顧客体験」を実現

――エクスペリエンスデザインセンターでのBacklog活用法を教えてください。
タスク管理をはじめ、外部との進行管理やコミュケーションツールに、と業務に応じて活用しています。エクスペリエンスデザインセンターは、いわゆる「何でも屋」。クライアントによっては広告業務を超える依頼、例えば「アプリを作ってほしい」というようなご要望も受けることもあり、1つの案件の中に複数のプロジェクトを並行して立ち上がることも多いのです。

また、ビッグプロジェクトの場合、フェーズによってかかわるステークホルダーが変更するので、プロジェクトの見える化とタスクの分割は必須です。Backlogのガントチャートや親子課題機能がプロジェクトを進行する上でとても役立っています。

――細かい粒度でのタスク管理にBacklogは有用だということですね。
ええ。そのほか、クライアントやパートナーとのコミュニケーションツールとしてもBacklogは便利です。というのも、Backlog上にプロジェクト関連のタスク、やり取りがすべて集約されているので、リアルタイムでのプロジェクト状況を説明しやすいのですよね。

先ほどもお話ししたようにガントチャートを用いれば進行状況は一目瞭然ですし、Backlog上で管理されているタスクの現状は常に「最新版」。リアルタイムでプロジェクトの進行状況が「可視化」できるので、クライアントに対してもBacklogの利用を推奨させていただいているところです。

――Backlogに対して今後期待されていることなどございますか?
Backlogは既存の働き方を変えていくような、そしてマネジメント側にとって秀逸なタスク管理ツールだと感じています。Backlogを活用しながらクライアントの最適な顧客体験を、さらには、すべての人々の生活を明るく豊かにしていきたいですね。

――社外、社内と横断してチームのコラボレーションをご支援できるよう改善に努めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました!

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