悩みの種だった制作と営業のタスク共有を Backlog で大幅改善

保険関連事業を展開する株式会社アイ・エフ・クリエイトは、2016年2月からウェブ制作チームのプロジェクト管理ツールに Backlog を導入しています。ウェブ制作チームと営業チームの連携を推進して、チーム内での情報共有を円滑に進めたい、ということが導入のきっかけでした。導入前と導入後で業務がどのように改善したのか、ウェブ制作チーム チーフデザイナー井上美穂氏にお伺いしてきました。

--貴社のどの事業に Backlog が活用されていますか？

弊社は、損害保険・生命保険の代理店事業を軸に、オンラインとオフラインで様々な事業を展開しています。私が所属するウェブ制作チームは、デザイナー、コーダー、プログラマーの合計4人で構成されています。保険会社の商品比較サイト「i保険」の運営や取引先である保険会社のウェブサイト制作など、合計72サイトを担当しています。Backlogは主に制作チーム同士のプロジェクト管理で使っています。他にも、営業チームからの仕事の依頼にも使ってもらっています。

-- Backlog を導入する際の課題は何でしたか？

大きく2つあります。1つは、制作チームと営業チームのタスク共有に対する課題感です。例えば、取引先の保険会社が新商品を発売した時の告知は、営業チームにダイレクトに連絡され、その商品をi保険に登録するのは制作チームが行います。こうした営業チームからの仕事の依頼は口頭やメールで受けていましたが、優先順位が付けにくいこと、メールが埋もれてしまうことが多く、タスクが漏れてしまっていました。

2つ目に、制作チーム内での情報共有に関する課題感です。以前、チームの1人が退職する際に、パスワードの保管場所やプロジェクトの進捗状況などその個人にしかわからないものが多く、引き継ぎが大変だったのです。そこで、共有するべき情報は、個人のメモパッドなどに残すのではなく、全員が共通して閲覧できるようにしたいと思いました。

--導入後、課題はどのように解決されましたか？

制作チームと営業チームの仕事の進め方がとても効率化されました。営業チームが取引先から電話で受けた告知をBacklogに課題としてすぐに登録してくれるようになったので、制作チームでの確認漏れなどが少なくなりました。また、取引先からメールで送られた資料についても、BacklogのWikiに登録してくれるので、どこに何があるのか整理しやすくなりました。

情報共有の運用の仕方も大きく改善されました。これまでは、個々人の書類やパスワードなどは共有フォルダや個人のフォルダなどで管理していましたが、BacklogのWikiやファイルでの管理に変えたことで、チームメンバー全員にわかりやすく共有できるようになりました。プロジェクトの進捗についても、Backlogのガントチャートなどを使って、誰が今どの案件を対応していて、どれくらい時間がかかっているのか把握しています。チーム内での情報の透明性が格段に上がりました。

--プロジェクトや課題はどのように管理していますか？

Backlogのプロジェクトは、各生命保険比較サイト、取引先の保険会社ごとに立ています。例えば、保険会社から新商品発売の告知を受けたら、サイト名や会社名で立てられたプロジェクトに「新商品発売」という名前の課題を追加しています。そして、営業チームからの追加依頼は課題として都度追加・完了しています。他に、制作チーム内のタスクの管理は、デザインやコーディングなど作業ベースごとに課題を立てています。

--今後Backlogに期待したい機能はありますか？

弊社では、これまでガントチャートや日報など別々のサービスを使っていましたが、Backlog導入後は、一つにまとめらることができとても助かっています。ただ、スケジュール管理は別のサービスを使っているので、できればこうした毎日使うようなツールもBacklogで一つにまとめられると嬉しいですね。他には、課題登録時に親と子課題しか登録できないと思いますが、並列せずに紐付けて課題を立てたい時があります。できれば孫課題やひ孫課題などの追加もできると嬉しいです。

--ありがとうございました。

 

※掲載内容は取材当時のものです。