メール、電話、複数ツールのやりとりをBacklogに集約。1日20件のメールリレー効率化などコミュニケーション変革を実現

2020年で創業67年目を迎えた老舗業務用家具メーカーの株式会社アダルでは、社内のアナログ業務のデジタイゼーションと部署間のコラボレーションの推進にBacklogを活用しています。

Backlogを社内のシステム基盤にして業務遂行の加速と業務管理の効率化を目指している同社では、Backlog導入で定例会議を25%に削減したという成果を上げています。さらに、海外販路拡大のための新規ブランドの立ち上げにおいて、部署間の連携を促すワークフローの構築にもBacklogを活用しています。

業務のデジタイゼーションを着実に進め、新しいビジネスバリューの創造にもBacklogを活用している同社の経営企画部広報・PRの近藤 悠紀さんと経営企画部IT事業室の太田幸雄さんにBacklog導入の効果をお伺いしました。 

創業67年を迎えた業務用家具メーカーのアダルが取り組むBacklogを用いた「業務のデジタイゼーション」とは

ー株式会社アダル様の事業内容について教えてください。

株式会社アダルは1953年に創業された福岡発の業務用家具メーカーです。国内には15拠点、海外では中国に提携会社として生産工場をもっており、福岡にも総合工場があります。社員数288名で、そのうち120名が工場勤務、120名が営業、40名がプランニング・経営企画・管理部となっています。

このうち、Backlogは経営企画・プランニング・営業本部・企画開発で導入されており、現在は部署を横断して約30名ほどが日々の業務管理にBacklogを利用しています。

ー約70年の歴史を持つ業務用家具メーカーの御社が、なぜこのタイミングで “はじめてのタスク管理ツール” としてBacklogを導入したのでしょうか？

Backlogの導入の前に、アダルが業務のデジタイゼーションに注力する理由についてお話しします。競合他社との差別化をはかるためにデジタルツールを活用した社内変革が2015年の社長交代のタイミングで起きました。そこから「業務のデジタル化 / 効率化」を目的として、セールスフォースやオフィス365が導入されたり、業務用家具メーカーとしてはめずらしい全営業にノートパソコンが支給されるといった取り組みが行われました。

Backlogの導入は経営企画部情報システム部に所属している私が担当しました。2019年にアダルに入社して、業務のデジタルツールを整備していくなかでBacklogを導入しました。Backlog導入前は、ツール連携ができるような基盤が社内になかったのですが、Backlogを導入することで、社内の業務管理ツールの基盤ができて、さらにAPIなどを利用すればツール連携も強化できる、と考えたのです。

最初はスモールスタートとして一部の部署でBacklogを導入して、タスクの可視化や業務整理をするような取り組みをはじめました。

ー現在はBacklogを間接部署での連携に使用しているとのことですが、Backlog導入の変遷についてお伺いしてよいでしょうか？

Backlogが間接部署での連携の役目をはたすようになるまでの変遷をお伝えしますと、最初は2019年12月ごろで経営企画部に導入しました。そこから、IT事業室にも導入が拡がり、新設された「経営企画室」に2020年4月中旬からBacklogが導入されました。

こうした部署間での利用が浸透したのは、新型コロナウイルス感染症によって働き方を在宅勤務に切り替えたという背景があります。Backlogを導入したことで、1つの課題やプロジェクトをみれば他の部署の動きがわかるため、在宅勤務でも業務が遂行できています。

ツールの乱立・電話でのタスク依頼によって起きていた「コミュニケーションの齟齬」と「業務のブラックボックス化」

ーBacklog導入前はファイル管理・コミュニケーション・タスク管理など目的に応じてツールが乱立しており、どのような問題が起きていましたか？

業務情報がひとつのツールに一元管理されていないことで、タスクの重複、遅延、自然消滅が多発していました。Backlog導入前は、拠点間で電話でタスク共有を行う、ということもあったのですが、電話でのタスク共有は「言った言わない」という問題が起こりがちで、コミュニケーションの齟齬が生じていました。

現在はタスクの依頼はBacklogに課題を登録するルールができています。電話での依頼はコミュニケーションの齟齬に加えて、「すぐに対応しなければならない」という意識が生まれる傾向にあるのでタスクの優先順位が崩れてしまうこともしばしばありました。

ーBacklogを導入して起きた業務マネジメントの効果について教えてください。

Backlogでタスクの依頼をするようになったことで、タスクの優先順位を明確にできるようになりました。たとえば、経営層からタスクを依頼されたときに、今の自分のタスクの逼迫状況やプロジェクトの進捗などをBacklogで可視化することで、建設的に説明できるようになりました。

実際に、BacklogのガントチャートをアダルのECサイトの構築プロジェクトで活用しているのですが、社内のマネージャー陣から「各人の業務対応状況が可視化されて、何に詰まっているのかわかりやすくなった」という声もあがってきています。

 

図面のデータ修正とメールコミュニケーションに費やしていた作業コストをBacklogで削減

ーBacklog導入で現場の業務遂行について変化はありましたか？

私は以前は家具の図面作成などのプランニング業務を担当していたのですが、Backlogを導入したことで、家具製作の工程表の作成や修正依頼のコミュニケーションがスピーディに進められるようになりました。

Backlog導入前は工程表はエクセルで作成していました。しかし、家具製作は納品までのプロセスが煩雑で手戻りも多いので、エクセルの修正対応やそれにともなうコミュニケーションに半日かかることもあり、データ管理に時間を費やさざるを得ない状況を改善したいと考えていました。

Backlogを導入したことで、ガントチャートで工程を管理できるようになり、エクセルのデータを都度作成するという作業をなくすことができました。ファイルの更新や探索などデータ管理に費やしていた時間を家具製作の図面のブラッシュアップに使えるようになりました。

ーBacklogで業務上のコミュニケーションをするようになって変化はありましたか？

Backlog導入前は、業務コミュニケーションにメールを使っていました。1日に20件もメールで修正依頼をしたり、複数のエクセルデータを送付したりすることが日常茶飯事だったので、過去のやり取りをメールで探索するのが手間になっていました。

Backlogを導入したことで課題ベースでコミュニケーションを進めることになったので、メールのように情報が散在するということはなくなりました。Backlogで対応すべきタスクを明確に可視化できるようになったので、「作業状況が見えていないからすぐに対応しなければならない」という”心理的なあせり”のようなものは無くなりましたね。

情報共有についても、メールだと確認しない人が一定数発生してしまい、実際に確認してくれたのかどうかがわからないという問題がありました。Backlogには通知機能があって、課題を見たのかをアイコンで確認できます。なので、「情報が相手に伝わっていることがわかる」という安心感があります。

IT事業推進部の拠点をまたいだ週次会議が60分から15分に短縮 Backlogの課題一覧を議事録として活用

ーBacklogを導入したことで会議の進め方などに変化はありましたか？

Backlogを導入したことで進捗確認のための定例会議を大幅に効率化できました。 福岡と東京にいるチームメンバーと代表も含めた5人で週に1回オンラインで定例会議をしているのですが、Backlogの課題一覧画面を表示して、各人の作業の進捗を確認をしています。遅延している場合はBacklogの課題のコメントを追ってなにがボトルネックになっているのか建設的に議論をして、その場で期限を伸ばすなどの対応を迅速に決定しています。

あわせて、ガントチャートも利用することでスケジュール管理がとても楽になりました。これまでは定例会議に1時間はかかっていましたがいまは15分で終わるようになりました。

ー他のタスク管理ツールにはないBacklogの魅力は何でしょうか？

Backlog導入前は、別のタスク管理ツールを使っていましたが、画面遷移が多く私たちにの使い方にあまりフィットしませんでした。そのため、ツールは活用されず、各々の記憶に頼って進捗を共有し合うことが多かったです。

その点、Backlogは直感的に操作できるような画面構成が魅力です。プロジェクトに入ってしまえばダッシュボードから全体の作業を俯瞰できるので、マネージャーにとって使いやすいですし、機能がシンプルなので、ITツールに慣れていない方でもすぐに使いこなせています。

5つの部署をまたいだ「新規ブランドの立ち上げプロジェクト」にBacklogを活用し部署連携のワークフローを構築

ーBacklogを海外販路の獲得を目的とした新規ブランドの立ち上げで活用しているとお聞きしました。具体的にどのようなプロジェクトなのでしょうか？

同プロジェクトは世界3大家具見本市のひとつである「ミラノサローネ」に出展するための新規業務用家具ブランド「Look into Nature 答えは自然の中にある。」立ち上げのプロジェクトです。この見本市ではその年の家具のトレンドが決まるので、会社としても出展を必ず成功させて、海外にブランド認知をさせたい、海外販路を獲得したいと考えています。

 

プロジェクトには、全体管理をする事務局である「運営」、デザインを決める「アートディレクター」、デザインをもとに製作をする「プロダクト」、製品の広報をつとめる「PR」、販売や価格設定をする「セールス」などの複数の部署や職種のメンバーが参画しています。

同ブランドは複数の部署から異なる業務経験をもったメンバーが参加しています。Backlogの利用経験がなかったメンバーや、そもそもITツールを日頃の業務でそこまで使っていなかったメンバーもいましたが、いまでは全員使いこなせており、部署間の業務遂行やコミュニケーションなどのチーム連携がとてもうまくいっています。

ツール連携でBacklogの利用が浸透していない部署のワークフローに組み込む仕組みを構築したい

ーアダル様は社内業務のデジタイゼーションだけでなく、新規ビジネスの創造といったデジタライゼーションのところまでBacklogをご活用いただいていますが、今後のBacklogの活用の展望について教えてください。

社内の一部の部署だけでなく、全社的に徐々にBacklogが浸透してきましたが、まだまだ伸びしろはあると感じています。たとえば、セールス部などはBacklogではなくセールスフォースを主に利用していますが、ツール連携をしてワンストップで担当者や案件の進捗を管理できるような仕組みを構築することで、セールスにも利用を促せないだろうか？と考えています。

他にもITツールに対する習熟度の差を縮める活動もしていきたいです。Backlogを導入するときに「プロジェクト管理ってなに？」という質問が社内からあがってくることもありましたので、利用者に対して勉強会を実施することでツールに対する理解を促進していきたいです。

最終的には、関係各所にBacklogを広げて、一元的に情報を集約して管理できる仕組みを構築したいです。

※掲載内容は取材当時のものです。