運営拠点の拡大で複雑化するタスク管理をスムーズに。業務に合わせて柔軟に使えるメリットを実感

福岡に本社を置き、Web制作・マーケティング支援から地方創生まで、幅広く事業を展開するSALT。事業拠点の拡大に伴うリモートワークの導入や事業体の変化によって、これまでに仕事の進め方も大きく変わってきました。

「Backlogのおかげで、変化に柔軟に対応できた」と語る霜田様、鎌苅様に、Backlogをどのように活用してきたのかお話を伺いました。

“場づくり”を軸に、多岐にわたる事業を展開

——SALTの事業内容を教えてください。

私たちは人と人とがつながる“場づくり”を軸として、コワーキングスペースの運営やWeb制作、企業のプロモーション支援や地域活性化を推進するイベント企画など、多岐にわたる事業を手がけています。

もともとWeb制作・マーケティング支援を行う会社として2002年に東京で創業したのち、2012年に本社を福岡へと移転しました。その間に、「移住計画」をテーマにしたローカルメディアの運営に携わるなど事業が広がっていき、現在に至ります。

事業が多様化するにつれ、コミュニケーションと情報共有が複雑に

——Backlogを導入いただいたのが2015年頃と伺っています。導入のきっかけや、当時感じていた課題はどのようなものだったのでしょうか？

Backlogの導入を検討しはじめたのは、SALTの事業が多様化するなかで、まったく領域の異なる業務やプロジェクトの数が増えてきた時期です。タスク管理が複雑になってきたことに、大きな悩みを抱えていました。

導入前は、タスク管理に活用するツールを集約化できておらず、やり取りや情報共有の場がチャットツールやGitHubなどに点在してしまっていたんです。

——課題を解消する手段として、数あるツールの中からBacklogを選んでいただいた決め手は何でしたか？

実は、前職でもBacklogを利用しており、もともとなじみのあるツールだったんです。親しみやすいデザインと直感的でわかりやすいUIに使い勝手の良さを感じていました。また、私たちと同じ福岡を拠点とする会社のサービスだという点にも親しみを持っていました。

スタッフが日替わりで対応する各拠点でも、スムーズな運営が可能に

——Backlogを導入したことで、社内にどのような変化がありましたか？

Backlogを導入したのがSALTの事業形態そのものが大きく変化している時期でした。本社の移転や不動産事業の本格的な展開とともに多拠点での業務・リモートワークも進み、社内のタスク管理やコミュニケーションのあり方にも変化が求められるようになったんです。

Backlogは、その変化の過程をうまくサポートしてくれたと感じています。事業やご一緒する取引先企業に応じて個々にプロジェクトを作成できるので、特定の業務に特化したツールではなく、柔軟な使い方ができる点に魅力を感じました。

——どのような場面でBacklogのメリットを感じていただいていますか？

不動産事業では、とくにBacklogを重宝しています。運営しているコワーキングスペースやシェアオフィスの拠点ごとにプロジェクトを作成し、その中でコミュニケーションを取っています。

各拠点のスタッフは日替わりで入居者・来客の対応や施設管理などを行うため、日々タスクの受け渡しや情報共有が欠かせません。Backlogでは入居相談・問い合わせの対応業務、備品管理などそれぞれのタスクごとに課題を起票してコメントをし合えるので、関係者全員が会話の履歴や各タスクの状況を追えるようになりました。運営拠点が多く遠隔でのやり取りが前提となる環境下でも、コミュニケーションの透明性を保てているのはBacklogのおかげですね。

日ごとに担当者が変わっても情報の引き継ぎがスムーズに

——働く場所がそれぞれ異なると、スタッフ同士のコミュニケーションも大変ですよね。

また、事業の成長や拠点の拡大に伴って、メンバーの人数も増えてきました。入社するメンバーのバックグラウンドはIT業界や不動産業界などさまざまで、入社時点のITリテラシーにもばらつきがあります。

その点、Backlogは操作性が抜群で、ITツールの使用やタスク管理に慣れていない人でもすぐに使いこなせるのが大変ありがたいです。社内で使用する各ツールの使い方や業務のマニュアルをWikiにまとめておき、新しく入社してもらったスタッフはそこを見ればすべてわかる状態にしています。

業務マニュアルはWikiで一括管理

Backlogに情報を集約することで「探す」「調べる」手間を徹底的に減らせる

——霜田様、鎌苅様が感じるBacklogの魅力はどのような点にありますか？

「探す」「調べる」手間を徹底的に減らせるツールであるという点です。私たちの運営するコワーキングスペースやシェアオフィスでは、情報共有をすることが必要不可欠です。過去にどのようなご要望をいただいたか、どのようなやり取りをしたかなど、お客様に快適に過ごしていただくため、常に共有するよう努めています。

以前は、情報を持っているスタッフに質問をして返信を待つタイムロスが発生していました。今はすべてBacklog上に集約されているため、すぐに検索して必要な情報をキャッチアップできるようになったんです。ドキュメントだけでは時間の流れをなかなか追えませんが、Backlogはコメントの履歴をパッと見返せばすぐにわかるのも嬉しいポイントですね。

一つひとつはちょっとした確認作業でも、何回も発生するとかなりの時間を取られてしまいます。こうした手間を減らすことで、本当に必要な業務に時間を充てられるようになりました。Backlogの活用によって、スピーディーなコミュニケーションと判断ができる組織になれたと思います。

——社内の円滑なコミュニケーションに役立っているのですね！

それで言うと、Backlogは社内だけではなく社外とのやり取りでも活躍してくれています。クライアントに対して私たちがディレクションとして入るWeb制作系のプロジェクトでは、外部のデザイナーさんやライターさん等にもご協力いただくケースがほとんどです。

自社だけで運営していないプロジェクトも多い中で、関係者の方々をBacklogの各プロジェクトに招待することで、業務上のコミュニケーションがとてもやりやすくなっています。誰でも簡単に操作できるツールのありがたみを日々感じています。

——貴重なお話をありがとうございました！

 

※掲載内容は取材当時のものです。