エンジニア以外のメンバーも使えるツールを！クラウドサービスへの移行で管理コストも大幅減

福岡に籍をおく株式会社フラッグシステム。同社はセミナー・イベント管理サービスの「イーベ！」を中心に、一斉メール配信スタンド「iMs」などの運営、開発を行っているWebシステム会社です。

同社では全ての部署でBacklogを導入しました。今回は導入に至った経緯や活用方法など、同社代表取締役社長 幡司様、広報 坂田様、システム開発 清様、カスタマーサポート 島本様にお話を伺いました。導入したことで、部署間を横断しメンバー全員のチーム力が高まっていると話します。

開発チームのみならず広報、営業、カスタマーサポートなど部署を横断してBacklogを利用

――御社の会社概要についてお聞かせください。

弊社はイベント管理サービスの「イーべ！」をメインにサービスを展開しています。主軸サービス「イーベ！」の大きな強みは、会員登録を行わず「氏名とメールアドレス」だけで申込が完了すること。イベントの告知から申込者管理・入金管理・入退場記録・アンケート回収・領収書の発行・イベント後のアフターフォローなど、イベント運営に関する業務を包括的にサポートします。

また、QRコードを使った非接触受付が可能なため、オンライン・オフライン問わず幅広い対応が可能です。コロナ禍でのイベント開催やワクチン接種会場など、様々なジャンルのイベントやセミナーでご利用いただいています。

――Backlogをご利用いただいている、主な部署をお聞かせいただけますか？

システム開発、広報、営業、カスタマーサポート（以下、CS）と部署間を横断し、全社で利用しています。例えばお客さまからの要望を開発に反映する場合、CSが利用者の声を拾い上げ、営業とともに「イーべ！」の開発に取り入れるかどうかを検討し、システム開発チームに打診、その後、Backlogで課題を作成します。

その課題はシステム開発チームで対応するのですが、テストができるような状態になったら一旦、広報チームと情報を共有します。その段階で広報はリリースに向けて原稿制作のため、開発までの流れをBacklogで把握。このように弊社ではタスク管理のほか、業務におけるコミュニケーションツールとしてもBacklogを利用しています。

驚くほど使いやすい操作性とデータ移行のハードルの低さが決め手

――Backlog導入のきっかけをお聞かせください。

弊社は元々システムの受託開発をしていたため、Backlog導入前はRedmineを使ってプロジェクト管理を行っていました。当時は5人ほどの体制だったこともあり、システム開発チームだけでRedmineを利用していたのですが、事業拡大に伴い業務量が増加。またメンバーも増えたため、プロジェクト管理ツールの利用を希望する部署もCS、広報と広がっていったのです。

――エンジニア以外のみなさんも管理ツールが必要な機会が増えてきたのですね。

事業が拡大すれば必然的に業務の幅も広がるため、全メンバーにとって使いやすい管理ツールが必要だったのです。Redmineも便利なツールではありますが、開発に携わっていないメンバーにとっては、扱いにくい面もあることは否めません。加えてサーバーの構築やバージョンアップをする必要もあるので、管理コストの高さもネックになっていました。そこで新しい管理ツールを検討することになったのです。

――そんな中、Backlog導入に至った決め手は何だったのでしょうか。

大きく2つあります。1つ目はRedmineからの移行ハードルが低いこと。これは新規ツール導入のうえで必須要件でした。今まで使っていたRedmineのデータをそのまま引き継ぐことで、通常業務への支障をできる限り抑えたかったためです。BacklogはRedmineからの移行ツール、「Backlog Migration for Redmine」が用意されていますよね。そのため、想像以上に切り替えがスムーズにいきました。

また、クラウドサービスであるBacklogは、サーバー運用の必要もなく、Web上で一元管理ができます。Redmineの保守という仕事が減ったため、「サーバーがそろそろ切れるかも」という心理的な負担もなくなりましたし、プロジェクトに集中できる環境を整えられたことが良かったですね。

2つ目には使いやすさ。Backlogは“かゆいところに手が届く”多彩な機能がありながら、シンプルかつ直観的な操作ができるので、エンジニア以外のメンバーにとってもかなり使いやすいことが魅力です。もちろん他ツールも検討したのですが、すでに開発チームがBacklogを利用し、そのメンバーから「使いやすい」と評判も上々だったこと。またBacklogのサービス提供をしているヌーラボさんと同じく弊社も福岡の企業ということもあり、Backlogの導入を決めました。

Backlogの情報共有で部署間のつながりがスムーズに

――具体的に、各部署でのBacklog活用方法を教えていただけますか。

現在は運用方法を変更しているのですが、以前は営業、CSチームでお問い合わせ管理にもBacklogを活用していました。

お客さまからの「ここをもっとこうしてほしい」「カスタマイズしてほしい」という様々なご要望があった際には、CSと営業、開発チームで細やかに意思疎通を図りながら進めます。お問い合わせを起点に、開発チームに依頼をし、対応が完了するまでのやりとりを全て課題上でできるので便利でした。

その他の活用法ですが、システム開発チームでは「マイルストーン」をよく利用しています。例えば、ミドルウェアのバージョンアップやライブラリの移行などの業務で利用します。これらはある程度まとまったタスクで日々の進捗管理が求められるため、マイルストーンでの管理がとても有用です。

――広報チームではどのようにご活用いただいているのでしょう。

広報チームは、お客さまのご要望から開発に至った流れや経緯を把握するために、Backlogを活用しています。というのも、リリース時にお客さまに対してお知らせや記事、マニュアルをつくる必要があるからです。Backlogはメールのやり取りやSlackのように情報が流れず、課題単位でスレッドに情報が蓄積されていくため、プロジェクトごとの流れを追うのがとても楽ですね。

また、その際、記事やマニュアルなどに掲載する「説明図」を作成するのですが、非デザイナーでも簡単に図を作成できる「Cacoo」を利用しています。CacooはBacklogと同じヌーラボサービスの作図ツールですので連携も簡単にでき、大変重宝しています。

チームマネジメントをするための情報収集にも効果的

また、代表が課題全体の把握、開発の進み具合などの確認をするためにも活用しています。
以前はスプレッドシートを活用していたこともあるのですが、Backlogによりメンバーのタスク進捗状況が可視化され、チーム、そして部署を横断して連携するようなマネジメントが可能になりました。これは大きなメリットですね。ただ、可視化にともない、年単位で放置されている課題も「見える化」したため、年末に全社で“Backlogの大掃除”をするようになりました。

――“Backlogの大掃除”とはどういうことでしょうか。

Backlogに溜まった1年間の「未対応課題」を整理することです。Backlogは課題を立てやすい分、優先度が低くてメモレベルのものをつい課題登録してしまいがち。1年もすれば結構な量のタスクが溜まってしまいます。そういった放置課題の消化を促すために1年に1回、12月がきたら全メンバーに向けて「そろそろBacklog大掃除の季節ですよ」とアナウンスし、その流れで各自課題の整理に取り掛かってもらう、という取り組みをしています。

――大掃除とお聞きすると、御社の一部としてBacklogが浸透している様に感じられ、大変嬉しく思います。改めて御社が感じるBacklogの価値は何でしょうか？

単なるプロジェクト管理ツールという存在ではなく、フラッグシステムらしく働くための基幹の一部です。出社して一番にすることは、Backlogのお知らせ通知の確認なんです。それがメンバーのルーティーンとして馴染んでいますし業務を進める上で、もはやなくてはならない存在ですね。Backlogを活用しながらチーム、そして社としてのチーム力をさらに高めていきたいと考えています。

――本日は貴重なお話をありがとうございました！

 

※掲載内容は取材当時のものです。