誰でも使えるシンプルな画面構成が導入の決め手！Backlogで同時並行する30プロジェクトのスケジュール管理に成功

長崎県を地盤とする株式会社十八親和銀行。ブランドスローガン「あなたのいちばんに。」の旗印のもと、地域の顧客に寄り添った多様な金融サービスを提供しています。

今回は、同行の担当者様に、なぜプロジェクト管理ツールとしてBacklogを選択したのか。そしてBacklogの活用法や導入前後の状況、今後の展望について、お話を伺いしました。

新銀行の「一大プロジェクト」を成功に導いたIT戦略

――株式会社十八親和銀行様の事業概要を教えていただけますか。

株式会社十八親和銀行は、2020年10月、「十八銀行」と「親和銀行」の合併により誕生しました。1877年に創立された十八銀行と、1879年創業の親和銀行が由来です。現在の従業員数は2,340名。長崎を中心に全国188店舗を運営、地域の皆さまに多様な金融サービスを提供しています。

――店舗再編プロジェクトについてメンバーの所属やチーム発足の経緯について教えてください。

銀行の合併により、両行でエリアが重複している店舗の統合が決まりました。11ヶ月間で68店舗、ひと月に6店舗の統合を行うというハイペースであったため、総合企画部（事務局、総務）、事務IT部（事務支援、事務機器、システム）、営業推進部（顧客対応）と部門を横断した “店舗再編プロジェクト”を立ち上げて対応することになりました。

店舗統合は1店舗あたり、準備から移転後のフォローまで含めると半年間ほど要します。11ヶ月間という限られた期間で68店舗を統合するには、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションや最新の進捗状況の把握が求められます。

ただ、今回のプロジェクトはメンバーが1つのプロジェクトルームに集まり業務を進める形ではなく、各々所属する部で自身の業務と兼務しながら本プロジェクトに参加することとなりました。だからこそ、部門を横断するプロジェクトの全状況の可視化やタスク・進捗管理をいかにスムーズに連携するのか。この実現が、プロジェクトの成否を握るといっても過言ではありません。

1日5回のリマインド電話が「Backlog」で減少！

――Backlog導入前は店舗移転の進捗をどのように進めていらっしゃいましたか？　メンバーとの進捗共有方法も含めて教えてください。

店舗再編プロジェクトが始まる前の話になりますが、その頃は店舗移転の際はExcelを共有し、タスク管理をしていました。Excelは馴染みのあるソフトですが、「リアルタイムで情報共有ができない」「どれが最新版なのか判断ができない」といった課題があり、タスクの最新情報が把握しづらい状況でした。

そのため「誰が」「どのタイミングで」「何を更新したのか」といった細かな状況が把握できず、事務局担当が各担当者に電話で再確認する作業が発生していました。日によっては、1日に5件ほど電話で進捗を確認する必要がありました。作業自体は「作業完了しましたか？」「作業の状況はどうですか？」と聞くだけなので、難しくはないですが、手間としては相当なものでした。リアルタイムで最新の情報を共有できないことで、ミスコミュニケーションが発生しており、プロジェクトがスムーズに進まない時もあったと思います。

店舗再編プロジェクトを実施することになったとき、これまで、1店舗移転でもこのように大変だった進捗管理を、タイミングによっては最大30店舗同時に管理する必要があり、今までのやり方では難しいことが目に見えていました。

――その中でBacklog導入の決め手は何だったのでしょうか？　店舗再編プロジェクトで導入することになったのか経緯をご教示ください。

最大の決め手は「使いやすさ」です。いくら機能が充実していても、ITツールに慣れている人が前提の、複雑なプロジェクト管理ツールはなかなか使いこなせません。その点Backlogに関しては、ITツールに馴染みがないメンバーも操作できました。例えばタスクが遅延していれば炎マークがつく、作業スケジュールが棒グラフ化されたガントチャートでは進捗状況が色分けされるなど。誰もが視覚的かつ直観的に分かるので、プロジェクト管理ツールに触れたことがないメンバーもBacklogは簡単に使えています。

これまで悩まされていたタスク・進捗管理、リアルタイムでの情報共有に関わる業務が改善されることで、プロジェクトのスムーズな進行と、大幅な業務効率の改善を実感できたことが大きかったと思います。

1時間の進捗会議が30分間に！可視化でチーム力UP

――Backlog導入後、どのようなメリットがありましたか？

リマインドの確認作業が大幅に減少しました。その結果、店舗再編プロジェクト前は1時間かかっていた進捗報告会議が、30分で終了するようになりました。会議では重要な議論に時間を割くようになり、通常業務においても必要な情報はBacklog上でリアルタイムに共有できるので、作業もコミュニケーションもスムーズに進められるようになりましたね。

また、Backlogプロジェクトホームのダッシュボード左下に、各々が抱える課題の締め切りが分かる形でリストアップされるため、メンバー全員がこの機能をよく活用していました。Backlogを見れば全店舗のタスクや進捗状況が可視化できるので、マネージャーやプロジェクトを管理する側に安心感が生まれ、「情報共有してほしい」と現場のメンバーに催促することがなくなりました。これによりプロジェクトの雰囲気が悪くならず、風通しのよいまま遂行できたのです。

――店舗再編プロジェクトでBacklog導入時に意識されたことを教えていただけますか。

プロジェクト名とマニュアルの作成です。まずはBacklogを何のために導入するのか、ということをメンバー間で共有するために、Backlogの社内呼称を「進捗管理システム」と命名して運用をスタートしました。マニュアルもプロジェクトメンバー用に用意し、まず最初にマニュアルを使った1時間の研修を受講してもらいました。

また、システム開発のプロジェクトではなく、普段ITツールを使い慣れているメンバーばかりではないため、Backlogの使う機能は最小限に絞りました。（タスクの予定時間、実績時間、優先度、完了理由は使用していません）

もちろん、操作に困った場合はすぐに聞ける環境も整えていますし、運用は思いのほかスムーズでしたね。

Backlogが縁の下の力持ちにスポットライトを！

――Backlogを総務グループで活用されているとのことですが、主な業務内容、そして導入前の課題等を教えていただけますか？

総務グループでは大型設備改修、新店舗出店等をはじめ多岐にわたる業務があります。Backlogを活用している業務は各店舗における営業車の車両の管理やリース及び社宅管理、店外ATMの設備、そしてコロナ対策など。Backlog導入前はこれらの業務相談が全店舗から電話で総務グループの各担当者にタスク依頼が集中していました。口頭での依頼が多いため、タスクの粒度や優先度の管理が難しく、タスクの中身も期限も見えない業務の多さが課題でした。そのような中、店舗再編プロジェクトに参画してBacklogを知り、総務グループ自体への導入を決めました。

――Backlogの導入後、どのような点でメリットを感じていらっしゃいますか？

大きく3つありますね。1つ目は依頼されたタスク管理のしやすさ。現場はもちろん、管理者の視点でも業務進捗・スケジュール管理が効率的になり、遅延が起きないよう、スケジュール面でのリスクマネジメントができるようになりました。

2つ目は、ナレッジシェア。個人の頭の中にあった業務分野の知識をBacklogに入力するようになったことで作業の進捗方法や内容が共有できるようになりました。総務グループのメンバーは蓄積されたノウハウをチーム内に共有する機会があまりなかったため、面倒に思うメンバーも出るのではと危惧していたのですが、杞憂に終わりました。現場のメンバーも円滑に利用できています。

3つ目は、仕事の可視化。普段、バックオフィス部門は縁の下の力持ち的な存在ですが、Backlogにより、仕事内容が可視化されスポットライトが当たる場所ができました。「自分はこれだけ仕事をしている！」と自分自身で把握できるので、現場メンバーのモチベーションアップにつながっています。

総じて総務の業務は“いつまでに見積もりが必要で、押印もしなければならない”といったように、期限が決まっている場合が多く、期限がある契約管理は特にBacklogとの相性がいいと実感しています。

――2022年3月をもって、店舗再編プロジェクトは終了したとのことですが、今後の貴社でのBacklog活用の展望をお聞かせください。

店舗統再編プロジェクト後、総務グループで活用したように、他チームや今後発生する新しいプロジェクトでも活用が始まっています。

Backlogはセキュリティを考えた情報共有がしやすいため、部署をまたぐときにも便利で、共通の枠組みで業務を行うことができます。また、銀行は定期的に人事異動があり、Backlogに今まで培ってきた情報やノウハウを蓄積していることで主要メンバーの異動時も業務の引継ぎが円滑にできます。そういったナレッジマネジメントを含め今後、さらに利便性を上げて、活用を促進していければと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。