NTTグループ開発のビジネスチャット「ELGANA」をBacklogが支える！カンバンボードと通知連携を活用したチームの生産性を向上させる取り組み

NTTがグループを横断して開発するビジネスチャットツール「ELGANA」のプロジェクト管理にBacklogが活用されています。

同プロジェクトでは、NTTネオメイトとNTT西日本のグループ間で使える数少ない基幹ツールとしてBacklogを採用。グループ / 部署をまたいだ協業にBacklogを導入した結果、細分化された個人のタスク管理の「抜け漏れ」が激減し、プロジェクトマネージャーの管理コストを削減。さらに、週1回2時間かけて行う会議で6チーム分のタスクの進捗共有ができるようになり、会議が「報告する場」から「問題解決のために議論する場」に変わりました。

ELGANAプロジェクトを指揮する、NTTネオメイト伊藤 航さんとNTT西日本浦谷 佳孝さんに、グループ / 部署間の連携でBacklogを導入した効果についてお伺いしました。

NTTグループの大規模プロジェクト「ELGANA」の開発を基幹ツールのBacklogが支える

ーELGANAプロジェクトの概要について改めてご説明お願いします。

ビジネスチャットツール「ELGANA」開発プロジェクトは、NTTグループ横断で進めている大型プロジェクトで、NTT西日本とNTTネオメイトが協業して進めているプロジェクトです。ELGANAはNTTグループ公認のビジネスチャットで社内利用者数は累計で27万人ほどいますが、一般市場のお客様にもご利用いただきたく、2020年4月にサービス提供を始めました。

 ーELGANAは4月の緊急事態宣言の最中にリリースされましたが、テレワークを推奨していた環境下で、リリースに至るまでの開発をどのように進めていきましたか？

もともとELGANAは東京と大阪の2拠点で開発を進めていました。緊急事態宣言以降はNTTグループも原則全社員在宅勤務になりましたが、テレワークを主とした働き方をしていたので、そこまで大きな障壁はありませんでした。

私たちは、ELGANAでコミュニケーションをとりながら開発プロジェクトを進めていました。チームごとに「トーク」と呼ばれるチャットルームを作成して、デイリースクラム形式でタスクのやりとりをしていました。最初はプロダクト開発メンバーのみだったのでプロジェクト管理は小規模でしたが、事業開側のチームメンバーが参画し20人まで増えました。管理対象の業務が増えたことで、プロジェクト管理も大規模になり、個々人のタスクも細分化していきました。

管理対象が広範囲になったプロジェクトと個人の細かいタスクを可視化して管理できるツールが必要だったことから、両者の機能を持つBacklogを、NTTネオメイトとNTT西日本の基幹ツールとして導入しました。

海外製プロジェクト管理ツールと比較検討してBacklogの決め手は「充実なサポート」と「安心のセキュリティ対策」

ー他のプロジェクト管理ツールと比較検討するなかでBacklogを選んだ「決め手」はなんでしたか？

ELGANAプロジェクトは新規事業ということもあり、スピード重視で進めていたプロジェクトなので、導入コストがかからずスピーディに利用を開始できるプロジェクト管理ツールを探していました。比較検討では、オンプレ製品なども選択肢に入れていましたが、クラウド利用ですぐに開始できて操作が簡単な点でBacklogに優位性を感じていました。

加えて、Backlogは他社ツールと比較して圧倒的にサポートが充実していたことも決め手でした。比較検討時に「ELGANAとの連携性」も重視していたのですが、海外製のツールは代理店経由なので連携に関する問い合わせをしてもすぐに回答が返ってこないので、私たちが求めるスピードにいまいち欠けていました。一方で、Backlogは問い合わせの回答がとにかく早く、連携事例などこちらが求める以上のプラスアルファの提案をしてくれたことが、導入の後押しになりました。

ーBacklogのセキュリティ対策は期待通りでしたか？

はい。NTTでは新しいツールをつかうときに、各グループ会社で定められたセキュリティチェックシートに照らし合わせて、セキュリティレベルをチェックする必要があります。Backlogは、多要素認証、有事の際のバックアップ、インシデント発生時の対応、サーバーの所在地、退会したときのログ削除、アクセスログの出力など、弊社が定めるセキュリティチェックに必要な対策が取られていたので、安心して利用を開始できました。

個人タスクの可視化を「カンバンボード」で実現。タスク管理に費やすエクセル作業を99%削減して生産性を向上

ーNTTネオメイトとNTT西日本の“グループ間の大型プロジェクト管理”でBacklogをご利用されていますが、導入前に期待していた効果は得られていますか？

期待以上の効果です。Backlogを使い始めて1ヵ月がたちましたが、タスクの可視化によってプロジェクトマネージャーは開発状況を把握しやすくなり、現場の担当者は、細分化されたタスクを漏れなく管理できるようになり、他のチームメンバーのタスクを相互フォローするようになりました。

Backlogは操作性が簡単なので、プロジェクト管理ツールを使ったことにないメンバーでも円滑にタスク管理ができています。導入初期の説明コストもかからずに利用が浸透したのは、私たちのような新規事業を少数精鋭でプロジェクトを進める側としてとても助かります。

ーBacklogを導入したことで現場の業務管理や生産性にどのような効果がありましたか？

週に1回の定例会議で2時間かけて「検討会」と呼ばれる、6チーム（PMO・プロダクト開発・事業開発など）が課題を持ち寄り進捗共有や新しい施策を検討する会があります。Backlog導入前はタスクの抜け漏れなどの確認に費やす時間が多く、2時間枠の検討会で半分の3チームしかできないことが多く時間が足りませんでした。

Backlog導入後は、定例会議を待たずにBacklogの課題やコメントでタスクについて議論を進めたり、進捗も「カンバンボード」で確認できるようになったので、会議で6チーム分の進捗共有がくまなくできるようになり、進捗の報告よりも「新しい施策のアイデア出し」をする場に変わりました。

また、会議での報告のためにパワーポイントやエクセルで資料を作成するメンバーも何人かいたのですが、Backlogで報告するようになってからは、資料作成に費やす手間がなくなりました。以前はタスク管理や報告のためにエクセルをさわる時間が1日30分から1時間ほどありましたが、私はBacklogに移行してからはエクセルはほぼさわっていないです。

ー課題の進捗共有にBacklogの「カンバンボード」を有効活用しているそうですが、具体的にどのように活用していますか？

検討会のタスク進捗の共有で全員でカンバンボードを見て確認しています。タスクが完了したことが確認できたら、その場でドラッグアンドドロップで課題を「完了」させています。全体のタスク量を見つつ議論ができるので、会議が円滑に進んでいます。逆に期限が過ぎていたり未着手のものがあるとパッと見てわかるため、フォローしやすいのもよいです。

他のカンバン系のツールと比較してBacklogのカンバンボードは操作が簡単で、タスクの内容もさっと確認したいときと、詳細をみたいときにシームレスに画面を変更できるので便利ですね。今では全員が毎日のように主体的に活用していますし「使いやすい」という現場の声も聞きます。カンバンボードを通じて、みんなが共通の認識でタスクの進捗を更新管理できるのは魅力ですね。

ELGANAとの連携機能も豊富な「Backlog」はNTTネオメイトとNTT西日本の協業に欠かせない基幹ツール。今後は別の新規事業プロジェクトでも活用したい

ーBacklogをプロダクト開発や事業開発など部署をまたいで活用することでどのようなコラボレーション（協業）が実現できていますか？

ELGANA開発プロジェクトは、NTTグループの各所属メンバーが協業して進めているプロジェクトですが、BacklogはNTTネオメイトとNTT西日本のグループ間で使える数少ない基幹ツールです。事業企画やプロダクト開発など、グループをまたぐプロジェクトでBacklogを共通のツールとして活用し、お互いの連携をより密に進めていきます。

機能面でもBacklogのような外部ツールとELGANAの連携を発展させていきたいです。BacklogはELGANAとはじめて連携した外部ツールで、すでにBacklogのwebhook機能を使い、新規タスク登録や課題完了をELGANAに通知する機能を実装しています。今後も機能面での連携を強めていきたいです。

ー今後のNTTグループ内でのBacklog活用の展望を教えてください。

NTTグループ内ではELGANA以外の新規プロジェクトも並行して進んでいるため、今後は他のプロジェクトでのBacklogの利用も検討に入ってくるのではないかと思います。将来的にはELGANAで成功したビジネスモデルをグループに横展開していきたいので、そのときにBacklogに蓄積されたノウハウを活用していきたいです。

※掲載内容は取材当時のものです。