案件管理コストの大幅カットが実現 Pepperの法人パートナー事業部門でのBacklog活用

感情を持ったパーソナルロボット「 Pepper 」を開発・製造をする ソフトバンクロボティクス 株式会社では、法人パートナー事業を推進する部門においてBacklogを導入しています。その実際の活用方法や、Backlogを選んだ理由について、グローバル推進部パートナー戦略課 松田篤之様にお伺いしてきました。

--業務内容についてご説明いただけますでしょうか？

私が所属する、事業推進本部は「 Pepper 」の事業立案や販売推進を行う部門です。Pepperには法人向けと家庭向けの2つのモデルがありますが、法人向けの「Pepper for Biz」は、これまで1,700社を超える企業に導入頂いております。

私が所属する部門では、法人向けに新しいプロジェクトの推進や導入後の支援をしていますさらに課内では、Pepper向けアプリケーション「ロボアプリ」のデベロッパーの方々を支援する、デベロッパーマーケティングを行っています。具体的には、ロボアプリ開発のパートナー企業を認定する「Pepperパートナープログラム」や、パートナー企業が開発したロボアプリをPepper for Bizを利用する法人顧客に販売する仕組みの「ロボアプリマーケット」の企画・運用、デベロッパー全体への情報発信やイベント対応などを行っております。

--部署内のプロジェクトはどのように分けられていますか？

Pepper for Bizの活用をさらに広げていくためには、認定パートナーたちと連携を強化しながら、新たなロボアプリやソリューション開発を進めることが重要です。Backlogは、各方面での情報共有を円滑にする目的で利用しており、具体的には3つの用途があります。

まず1つ目は、「Pepperパートナープログラム」に参画頂いている企業からの問い合わせ対応や社内での進捗管理などです。

2つ目は、認定を取得したパートナー企業へのアフターケアやコミュニケーションです。認定されたパートナー企業には、ロボアプリ安全性審査やテクニカルサポート、トレーニング、認定ロゴ使用許諾といったサービスを提供しています。非常に密なコミュニケーションが求められるので、認定パートナー企業にはBacklogのアカウントを付与し、効率化を図っています。

3つ目に、マーケティング戦略の一環として様々な外部企業と協業してプロジェクト形式でロボアプリを企画・開発することです。多くの人が関与して、コミュニケーションが非常に煩雑になるので、Backlogは管理ツールとして活用しています。

いずれの場合もBacklogにプロジェクトを追加する際は、基本的にアプリケーション名や企業名で作っています。

コミュニケーションと案件管理の”コスト”が課題

--プロジェクト管理ツールを導入する前の課題は何でしたか？

マネージャーとしてプロジェクトの進捗や全体のバリューチェーンを管理するなかで、ボトルネックだと感じていたのが「メールのやり取りの多さと案件管理の方法論」でした。

以前は、プロジェクト管理に、メールや共有機能があるスプレッドシートを使っていました。しかし、メールでは、タスクを管理するための時間を逐一確保する必要があったり、情報共有が漏れてしまうといった問題が起きていました。先述したPepperパートナープログラムのように、外部の企業と一緒に進めるプロジェクトは、関わる人数が一層多くなります。プロジェクトに途中参加するメンバーも多いのですが、彼らへの情報共有に漏れがあると、リリース直前に問題が発生するというような事も起きかねません。

他にも、パートナーが増えていくと、誰がプロジェクトに関与しているのかを正確に把握することが困難になっていきます。こうした管理・コミュニケーションコストを最小化することは大きな課題でした。

--導入後の効果はいかがでしたか？

部署内でアンケートを取ったところ、先述したメールの課題については「メールの数が減りメールチェックに割かれていた時間を削減できた」という声がありました。また、案件管理の課題については、ガントチャートなどでプロジェクトの進捗を可視化できるようになったことで、遅延タスクが激減しました。実際に、「途中参加者でも課題の内容をすぐに追うことができるようになった」「課題の担当者が明確になった」という声もありました。プロジェクトの進捗を管理する側としては、期限切れの課題の把握ができることで、プロジェクトの進捗確認がしやすくなったと感じますね。

また、導入前からのメールの通数を集計して、どれくらい削減できたのかをグラフにしているのですが、Backlogを本格的に導入した当初は、操作に関する問い合わせが多く、通数は大きくは変わりませんでした。しかし、3ヶ月経過する頃には落ち着き始め、右肩下がりで減少を続けています。最終的には、新規のメールとそれに対する返信を同数程度にするのが目標です。

--他のプロジェクト管理ツールと比較して、Backlog導入の決め手は何だったのでしょうか？

圧倒的な費用対効果の高さです。Pepperの開発部門では長年使っているプロジェクト管理ツールがあり、こちらも候補の1つでした。しかし、社外用に環境を構築する場合、サーバ費用や運用費が莫大にかかってしまうという難点がありました。その結果、メンテナンス等も含めた総費用面で、Backlogの方が多くの関係者から導入に賛同を得ました。

他にも、部門内のマーケティングチームなどが使うことを想定していたため、UIも重視していました。専門的な知識がなくても「これだったら使えるかもしれない」という親しみやすいUIも、Backlogを選んだ理由の1つです。

タスクの進捗を一目で把握するための独自の工夫

--Backlogの機能をどのように活用していますか？

私は全プロジェクトの進捗を管理するために、週に1度バーンダウンチャートを参照しています。検索フィルタを使い、未対応案件の数やメンバーのタスクの消化率を確認しています。タスクの状況を的確に把握できるように、新規アカウントを発行した場合は、課題ごとのカテゴリーの設定、マイルストーンの入力、そして基準値を必ず入れてもらうようにしています。加えて「完了条件」をカスタム属性で追加するなど、タスクの可視化のために日々工夫をしています。

タスクの定量化・可視化という視点では、マイルストーンを一ヶ月単位で切ってプロジェクトごとにタスク数を把握できるようにしています。次回の課題設定時の参考になるように、課題完了後の実績時間も必ず入力してもらっています。ガントチャートもアプリ開発・ルーチン業務・業務フロー、に分けて活用しています。

--Backlogと併用しているツールはありますか？

例えば「Pepperパートナープログラム」の概要や試験日といった問い合わせへの対応は、Backlogで管理せずに、マーケティングオートメーションツールを併用して自動化しています。頻繁に問い合わせがくるメールのように、返信の定型化が可能なものは自動化を推進しています。自動化できない部分や新規案件等については、Backlogで課題登録する形をとっています。週に1度の課内の定例会議で、課題の振り返りを実施し効率化は継続しています。

--今後期待したい機能はありますか？

管理者の視点では、ダッシュボードをグラフ化して、プロジェクトごとにどれくらい未完了・期限切れタスクがあるのか一目でわかるレポート機能が欲しいですね。他には、課題の期限を延ばしたり変更することがあるので、ガントチャートのタスクをドラッグアンドドロップで移動できると便利だと思います。

課題の定量化・可視化という観点では、マイルストーン単位で、人ごとの工数が把握できると良いですね。実績値と予測値でみれば、その人がどれだけ仕事をしているのか分かりますし、勤怠時間も正確に知ることができるので、管理者には重宝される機能だと思います。

——ありがとうございました。

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※掲載内容は取材当時のものです。