目的を確認する

プロジェクトは目的から生まれます。プロジェクト管理の第一歩として、目的を改めて確認しましょう。

目的はプロジェクト全体を貫く指針です。 プロジェクト管理者であるあなたが何かの判断をしようとした時、「それが目的達成のためになるか？」を考えてみることで、しっかりとした判断基準を持てるようになります。

成果物を決める

目的が決まったら、次は成果物を決めましょう。成果物とは目的を達成するための具体的な手段です。

成果物は手段なので、あくまで目的を念頭に置いて決めなければなりません。

必要なタスクを洗い出す

目的と手段が決まったら、そこへたどり着くための具体的なタスクを洗い出しましょう。 一度プロジェクトの最初から最後までを想像してみることで、問題点や曖昧になっている点などを発見できます。

タスクをリストにする

シミュレーションが終わったら、浮かび上がってきたタスクをリスト化します。 着手する順番や重要度、タスクの種類を考慮しながら整理しましょう。

進み具合を把握する

やるべきタスクが決まったら、いよいよ実作業に入ります。

ところが、プロジェクトとは往々にして問題が起きるもの。 最初にお話ししたように、プロジェクト管理とは目的が達成できるような状態を「維持」することです。 常に状況を把握して、問題があればその都度対処していかなければなりません。

問題があるかどうかを知るには、まずは現在の状況を把握することが必要です。

定期的に状況を共有する場を設けるのもいいですし、メンバーが4,5人のような小さい規模であれば、管理者が一人一人から話を聞くだけで十分かもしれません。 また、BacklogやRedmineのようなプロジェクト管理ツールを導入すると、現状を把握しやすくなるのでオススメです。

タスクを修正する

現状を把握した結果、問題が明らかになった場合は、必ずタスクを修正しましょう。

例えばタスクの進行が遅れている場合は、期限日を後ろに延ばすか、別のメンバーに担当を変更するか、あるいはタスクの内容自体を見直すか。 プロジェクト全体のバランスを考慮しながら修正していきます。

場合によっては新たなタスクを設定する必要があるでしょう。

タスクを追加した結果、プロジェクト全体のスケジュールに影響が及ぶようであれば、プロジェクト全体のスケジュール見直しや、メンバーの追加を検討するべきかもしれません。

目的を達成する

進み具合に気を配りながらタスクを消化し続けて、成果物を作成します。

目的を達成できたか振り返る

プロジェクトは最初に決めた目的を達成するためのものですから、成果物はできたが目的は達成できなかった、では意味がありません。 目的をどの程度達成できたのかを必ず振り返り、今後に活かしましょう。

また、プロジェクトの経験から、メンバーそれぞれにも新しい知見が生まれているはずです。 お互いの知見を共有し、今後のプロジェクトに活かせるようにしましょう。