すべての業務をBacklogで管理！情報が可視化されたことでタスクの抜け漏れや埋没化を防止

“レザボア“とは知識・富・人材の宝庫、蓄積という意味を持つ語ですが、東京都渋谷区に位置する株式会社レザボア・コンサルティングの活躍は、まさにその社名の象徴する通り。ビジネスとテクノロジー双方に精通したメンバーによるプロジェクトチームが、最上流のコンサルティングからシステム開発、DevOpsまで、一気通貫のソリューションを提供。
これらに関するすべての事業にBacklogを活用し、精力的に業務を進めておられます。本日は代表取締役の小川様、取締役兼上席コンサルタントの伊賀様、取締役兼上級コンサルタントの中西様にお話を伺いました。

お客様のビジネスを「Backlog」で強力にサポート中！

――御社の事業概要を教えていただけますか？

お客様の課題分析のコンサルティング、システムの企画立案、プログラムの開発、さらにそれらのシステムの保全運営を主な事業としています。
私は社会人になってから、パッケージ、オンプレミス、SaaSなど大小さまざまなプロジェクトを経験してきました。その中でシステム開発の上流から下流まで、一気通貫の視点を持ってお客様をサポートできる会社が少ないことに気づきました。
そこでこれまで自身の経験から培ったプロジェクト成功のノウハウを、お客さまのビジネス、システム構築にお役立てしたいと、2022年に設立したのが「レザボア・コンサルティング」です。

――今日は3人の皆様にお集まりいただきました。みなさんの業務内容を簡単にご説明いただけますでしょうか。

私、小川は代表取締役として経営をはじめとした、総務経理、マーケティング、営業、コンサルティングなど業務全般をおこなっています。取締役兼上席コンサルタントの伊賀と、取締役兼上級コンサルタントの中西はともに経営とコンサルティング、開発を担当しています。

社内でも社外でも、Backlogの利用で情報の確認がとてもスムーズに！

――すべての業務でBacklogを活用していただいているそうですね。

そうです、メンテナンスで止まっていると泣きそうになるくらい傾倒していますよ（笑）。活用はすべての業務ですが、主だった業務内容は大きく分けて3つになります。
まず、システム開発、開発担当と運用担当が連携協力して開発にあたるDevOpsです。主として「課題管理」に役立てています。私たちはお客様の要望や課題の内容を具体的にすり合わせ、期限や担当を明確にしながら対応する必要がありますが、Backlogのおかげでお客様との確認作業がとてもスムーズです。後から変更した時も、決定事項やそこに至るまでの経緯が簡単にわかるようになりました。
第2に、社内での課題とタスクの管理ですね。弊社は設立して間もないために会計、労務、人事、広報とさまざまな部署で課題、タスクが発生します。そこでBacklogの機能の一つである「カテゴリ」、これは課題の分類を表す機能ですが、これによって業務別の課題を1つのバックオフィスとしてのプロジェクト内で整理して活用しています。

――会計や人事、労務といったバックオフィスでもご利用いただいているのですね。

もちろんです。各業務でプロジェクトを分けるのではなく、会社のプロジェクトとして1つ作成し、カテゴリで管理しています。
たとえば会計は「インボイスの検討」、人事・労務は「就業規則策定」、法務なら「基本契約書雛形作成」というように。将来的な機能ごとの部署作成を見据え、それぞれの立場で全体の進捗をつかみやすくしたいですね。

――最後の3つ目はどのように活用していただいていますか？

3つ目は会社規定やプロジェクト情報の管理ですね。Backlogの掲示板といえるWikiを活用しています。これまでは課題に情報を集積していたのですが、時間が経つとどこにあるかがわかりにくくなりがちでした。これをWikiに転記することにより視認性とわかり易さが向上しました。
Backlogを会社の標準ツールとしたので、現在は全員がBacklogのWikiを掲示板的に利用できます。そのため社員であってもパートナーであっても、Wiki本文だけでなく、SharePointのファイルのリンクを記載することで、必要な情報や規定が一覧できるようになりました。

導入のきっかけは「前職で使っていた」こと。その利便性に他への乗り換えはまったく考えず！

――Backlog導入のきっかけはどういうことでしたか。導入後の成果はいかがでしょうか。

前職で使っていたので。使い勝手の良さは当時からよくわかっていました。Backlogを導入したことで社内全員が情報を共有しやすくなり、タスクの抜けや漏れ、埋没化を防げるようになるメリットは大きいですね。
情報が可視化されたため、担当者が仕事を抱え込んで業務の状態が把握できなくなってしまうこともなくなりました。

――よくご利用になるBacklogの機能を教えてください。

課題を分類・整理できる「カテゴリ」、社内の掲示板のような「Wiki」などをよく利用しています。
それぞれ変更があった場合には随時アップデートしますし、チケットのコメントに複数の話題が発生した時は、すぐに新しい「課題」を作成します。簡単な作業で、常に新鮮な情報を管理できることはBacklogの大きな魅力です。
Backlogのテンプレートも便利ですね。こちらは必要情報を過不足なく記載してもらうために活用しています。

――検索機能を気に入っていただいているそうですね。

ええ、検索機能はとても便利に使っています。全体からキーワード検索、課題の検索のいずれも活用しています。検索で見つかったWikiや課題からやり取りの履歴を簡単に確認できるので、システム開発に
ありがちな「言った、言わない」のトラブルも一発解決です。必要な事項を検索して該当のものが検出できるため「ここで、ソフトウェアの変更承諾なさっていますよね」など、きちんと経緯をたどれます。

工夫された画面のデザインで、見るだけで自然に操作ができる！

――初めての方に使っていただくとき、お困りになることはありませんか？

導入のしやすさもBacklogの良さの一つですね。画面レイアウトや文字のデザインに工夫があり、見ただけで直感的に使えるようになります。いろいろな方に使っていただきますから、ユーザーがすぐに使い始められるのは大切な要素です。
Backlogは新規ユーザーさんにオススメする時も、マニュアルや使い方の説明がほぼ必要ない。そういう点が非常に優れていると感じます。弊社は起業した最初からBacklog一辺倒です。

――ありがとうございます！初めて使う方はどのような形でBacklogの利用をスタートされているのでしょうか？

他社の方に使っていただくときは、通常Nulabアカウントを作成していただきます。手順は弊社のブログに掲載しているので、メールなどでそのURLをお知らせするだけで、どなたにも簡単にBacklogにログインしていただけます。

▼Nulab Backlog 運用者向け新規プロジェクト作成の前に実施することのメモ
https://reservoir.design/nulab-backlog-ops/

あとはブログ内の指示に従って、BacklogのWikiページを見ていただくと、その後の手順も簡単にわかるようになっています。

誰でもどこからでも、すばやくチームに参加していただけるので心強いですね。

――オンボーディングプログラムがあるんですね。関係者全員がBacklogを利用することの利点として、個人のメール内で情報を探す手間がなくなった、とのことですが。

そうです。とても大事な点ですね。一人ひとりがメールで情報を管理していると、個人が辞めたり、なんらかの理由で休んだりした時に、その情報が見られなくなってしまいます。これが大きな問題でした。
現在、弊社ではBacklogでタスクが一元化・可視化されているので、そういう心配がまったくありません。どんな状況でも滞りなく業務を進められ、安心感があります。なにより進行がスピーディーになりますよね。

状況に合わせて使い方をカスタマイズ！柔軟性もBacklogの魅力

――御社独特のBacklogを利用する際の”ルール”があるそうですが。

これはちょっとした利用の「コツ」みたいなものかな？　Backlogには「管理者」、「一般ユーザー」、「ゲスト」の権限がありますが、弊社では外部の方は、「一般ユーザー」ではなく「ゲスト」として招待してご利用いただいています。

一般的な感覚による語感イメージとは異なるのですが、通常の用途でお使いいただく場合は「ゲスト」権限による招待が最も妥当と判断しています。必要最低限の可視性に限定されるのでユーザーが使い始める際の初期コストを低減化する効果もあります。

このルールを見つけ、我々もBacklogを運用しやすくなったと感じています。
Backlogはとても便利なシステムで、これからも長いお付き合いになると思っていますので、受け身の活用ではなく自分たちの需要に合わせ使い方のカスタマイズも積極的にしていきたいですね。

――Backlogを使いこなして、業務にお役立ていただいている様子がよくわかりました。本日は貴重なお話をありがとうございました！

 

※掲載内容は取材当時のものです。