散在していた情報をBacklogに集約。「探す時間」を削減してストレスないタスク管理を実現

地域のFMラジオ番組作成会社としてスタートし、2023年6月で創立30周年を迎える西日本新聞メディアラボ。九州・福岡の地元紙である西日本新聞社グループのデジタル事業会社として、西日本新聞のインターネット事業を手掛けています。

今回はクリエイティブソリューション本部WEB制作部次長の下村さまと、チーフ森下さまにBacklogを活用した円滑な業務遂行の秘訣を伺いました。

デジタル技術を駆使して、お客さまのストーリーを形にするWEB制作部

——御社事業の概要について教えていただけますか？

私たちは福岡の地元紙である西日本新聞社グループのデジタル事業会社です。映像制作や、オンライン配信、WEBサイト制作、プロモーションサービス、インターネットプロモーション、さらにはクロスメディアサービスなど地域の自治体や新聞社、企業を顧客とするデジタルマーケティングを展開しています。今後お客さまのデジタルトランスフォーメーション課題を解決する力を持った企業へと、ますますの進化を遂げるために未知の領域へチャレンジを続けています。

——下村さま、森下さまが所属なさるクリエイティブソリューション本部WEB制作部は具体的にどのような業務を担っておられますか。

WEB制作部として、WEBサイトの企画、制作、運用を行っています。チーム体制はディレクター2名、デザイナーが3～5名、バックエンドが4名の10名前後。この人数で協力し合っています。現在はBacklogを利用し、業務の円滑化を進めている最中です。

スプレッドシートでタスク一覧を作成。増えすぎたシートの管理が難しく

——導入前はどんな問題を抱えていらっしゃいましたか？

Backlog導入前、規模の大きいプロジェクトのタスク管理はスプレッドシートで行っていました。比較的小さな案件の場合、スプレッドシートでは却ってまどろっこしいので、チャットですませる感じでしたね。必要と感じたタイミングで次々新しいタスク一覧をスプレッドシートで作成している状態で、情報が散在していました。

クライアントさまとのやりとりも、個人個人のメールで行っていたため、見落としや漏れが発生しやすい状況にありました。全員でタスクを共有するツールの導入が必要になっていたところ、Backlogに出会ったのです。

——当時はいろいろ不都合な事態が起きていたようですね。

情報がどこにあるかがわからない、というのが大きな問題でした。担当者が自作のスプレッドシートにタスクを一覧化して管理している状況だったので、タスクの進捗を確認する前に「あのスプシどこに保存してたっけ？」と探す時間がかかっていました。

小さな案件はチャット上のやりとりで完了していましたが、どんどんと情報が流れてしまう性質上、必要なURLがどこに貼ってあるのか、過去のログをさかのぼって探し回らなくてはいけませんでした。

制作の現場では、サイトのリリース後に担当者が変わることもあります。そんなとき前提となるやりとりが個人のメールに入っていると、過去の経緯もわからないですよね。お客様の要望により迅速かつ丁寧に対応するためにも、情報を一元化し、チーム内のタスク管理方法を統一する必要がありました。

「誰がボールを持っているか？」をリアルタイムで追える状態を目指し導入

——Backlogを導入しようと決断されたきっかけを教えてください。

ある時期、一度に規模の大きいプロジェクトが並行して始まりました。関係するメンバーも、同時進行していく作業も増えます。現行の運用のままでは、混乱は避けられないと思ったのです。1つのプロジェクトに多数の人が関わると、情報共有が難しくなりますから。

また、担当者がはっきりしないというのもこれまでのやり方の問題点でした。プロジェクトが進んでいく中で、課題を処理する担当者は変わっていきます。責任の所在をはっきりさせるため「誰がボールを持っているか」がはっきりしていないといけません。ボールは次々と投げ渡されていきますから、それをリアルタイムで追える状態が理想でした。

タスク管理のストレスを軽減。コミュニケーションも円滑に

——実際にBacklogをお使いいただき、効果はありましたか？

まずタスクの「見える化」が実現できました。私たちの業務では、サイトなどをゼロから1にする過程に加えて、構築した後の運用過程でBacklogを活用しています。そのためサイトの運営をしながら突発的に対応するタスクもある中で、「誰が、いつ、どうやって対応するのか」を一目でわかりやすい状態にできたことにとても助けられました。

タスクの担当者や進捗状況を誰でもわかるようになると、安心感を持ってプロジェクトを進められます。進捗状況は実際に携わっているメンバーがその都度、更新するため、記載されている情報は常に最新。タスク管理のストレスが大きく軽減されましたし、着手漏れや期限遅れが起きない体制を作れましたね。

——常に複数の目で進捗を見守っている感じですね。メンバーの方や関係者のみなさまとのコミュニケーションに変化はありましたか？

意思疎通がとてもしやすくなったと感じています。Backlogのお陰で、みんながタスクの進捗状況を視覚的に確認できていることで、コミュニケーションの前提が揃った印象です。また、タスクに紐づくコミュニケーションをBacklog上で行うようにしているため、対応に必要な情報はBacklogを開いたらすぐにわかるようになりました。情報が散在しているために生まれていた「無駄な時間」が一気に解消されました。

——導入はスムーズでしたか？

プロジェクトの開始が迫っていたため、導入に先立って操作方法に関するマニュアルを準備するような時間的余裕はありませんでした。これもBacklogのよいところで、ほとんどのメンバーが直感的に使い始めて今では使いこなしています。ただ、使い込んでくると運用方法の共通認識を作る時間は必要だと思います。先日もみんなで集まり、ステータス変更のタイミングや各機能の使い方などをすり合わせました。

プロジェクトの概要を瞬時に把握したい時にWikiが活躍

——Backlogをご活用いただくなかで、ほかにお気づきになった点などありますか？

BacklogのWiki、これが思った以上に便利だったと思っています。マニュアル作成や会議の議事録などを蓄積できる機能ですが、とくに複数の案件を行き来するときに便利だと感じています。私たちのチームでは、複数の案件が同時並行していることも少なくありません。そんな中、各案件のタスクを行き来する際、案件ごとの仕様やプロジェクトの概要がWikiに記載されているとすぐに仕事に取り掛かれます。複数プロジェクトが並行していて、タスクが増えると頭が混乱する・・といったことがなくなりました。

——チーム内のリソース管理にもご活用いただいているとか？

私たちは、案件ごと、クライアントごとにBacklogのプロジェクトを分けてタスク管理しています。しかしこれだと、各メンバーがどれほどのプロジェクトに関与しているのかを見る手段がありませんでした。そのためリソース管理用のプロジェクトを立てて、今誰がどのプロジェクトに入っているのか、を見られるようにしました。まだまだ使い方は模索中ですが、業務負荷が偏っているメンバーはいないかどうか確認するために活用しています。

——ありがとうございます。下村さま、森下さま、本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。