働きやすい環境への一歩！Backlogを全社で活用し、業務の効率化や課題解決の取り組みに成功

「未来を自分で選択できる社会をつくる」というビジョンを掲げ、バックオフィス業務のオンラインアウトソーシング『HELP YOU（ヘルプユー）』を主軸に、事業展開している株式会社ニット。

同社では、2015年の創業当初から“完全リモートワーク”を前提としたという働き方で業務を進めており、現在、日本全国、海外35カ国から約500名もの業務委託メンバーが在籍されています。

働く場所、時間も多様なメンバーからなる業務の遂行に「Backlogは欠かせないツール」と語る、同社開発チームの幸若様にBacklog運用のメリット、活用方法など詳しくお話を伺いました。

『HELP YOU』でバックオフィス業務をオンラインでサポート！

――御社の事業概要について教えていただけますか。

弊社は、経理や人事、営業事務などバックオフィス業務をオンラインアウトソーシングとして請け、コア業務に集中できる環境づくりに貢献する『HELP YOU』というオンラインアウトソーシングサービスをメイン事業に、働き手を応援するメディアなども運営しています。

――Backlogをご利用いただいている部署と主な業務内容について教えてください。

弊社では社員とジョインしている業務委託メンバー含め、全社でBacklogを使用しています。私が所属している開発チームでは、自社システムの開発における課題管理をメインに、全社共通のものでは新規のSaaSツールなどの購入申請におけるワークフローとして、また、社内の法務、営業、またマネージャーなど多くの部門や役職をまたがっての確認が必要となる『HELP YOU』受注案件のリーガルチェックなど、さまざまな業務に活用しています。

――開発における課題管理だけではなく、社内のさまざまな業務に対してご活用いただいているのですね！

はい。『HELP YOU』でお客様からいただいた業務案件へのアサインは、相談＋挙手でメンバーを募るのですが、例えば『A案件でのメンバー募集』で課題を立て、業務内容などを共有します。すると対応可能なメンバーから担当ディレクターに連絡が入り、担当がアサインできたら完了する、などチームベースでさまざまな粒度のプロジェクトを立てて活用しているところです。

スプレッドシートやチャットによる管理が限界に……　Backlog導入を決定

――Backlog導入のきっかけは何だったのでしょうか。

開発チームでの課題管理が限界に近づいていたことです。Backlog導入前、スプレッドシートやチャットで課題管理を行っていましたが、自社開発など業務が拡大していくタイミングだったこともあり、課題の細かい要件定義やバグなどの情報がリアルタイムでピックアップしにくい状況でした。

その頃、私は業務委託メンバーとして参画中で、社員の方に「Backlogを導入していただけませんか」と課題管理ツールの導入を率直に相談したのです。

――開発チームとして課題管理ツールの必要性を感じ始めたことが導入のきっかけだったのですね。Backlogを提案してくださった決め手は何だったのでしょうか。

当時、私がまだHELP YOUには副業として関わっており、本職でBacklogを使っていました。開発を進めていく上で必要な機能が全てそろっていることを実感していて、HELP YOUでも利用したいと思ったからです。相談させていただいた当時の社員の方が、課題管理ツールの重要性を認識してくださったこともあり、導入後の活用をイメージできる事例を説明する機会を設けていただきました。

そのプレゼンでは、課題管理に必要な機能や利便性、ツールの拡張性など開発を円滑に進めていくという視点で、導入の提案したところ、会社が前向きに受け止めてくださり、「一度、入れてみようか」という形で、Backlogの導入が決まりました。

Backlog浸透の秘訣は活用を促すキーマンの存在

――開発チームから全社に活用が広がった経緯を教えていただけますか？

他チームと一緒に業務を進める際、Backlogを利用するというスタイルで周囲を巻き込んでいきました。社内システムを開発する際、人事チームで当時の社内事情に詳しいコアメンバーとコミュニケーションする機会があり、そのメンバーが人事部門や関係部署に少しずつ活用の幅を広げていってくれたのです。他部門に「このツールを使ってみよう！」と積極的に旗を振ってくれるメンバーがいたことが、ツール浸透への第一歩だったかなと思います。

――開発チームから社内、そして業務委託メンバーも含めた全社でのBacklog導入がスムーズに進んだポイントはどこにあるとお考えでしょうか。

ポイントとしては“対社員”、次に“対業務委託メンバー”というように、2段階ありました。社員にはBacklogの活用を草の根活動で地道に説明していくことで、ある程度は使ってもらえるようになっていく流れはありました。ただ、業務委託のメンバーは人数が多いこともあり、同じように行きません。

そこで、社内はもちろん必要に応じて業務委託メンバーに対しては、Backlog活用の勉強会を開催するとともに、今までチャットやスプレッドシートで管理していたものを「Backlogを活用して申請してください」という一定の強制力で利用を促進。最後に活用しやすい風土づくりという、3つのポイントを意識した制度設計を行いました。これがうまく機能しましたね。

もちろん強制力だけではなく、フォロー体制を整えることも大切です。社内向けにチャットツールとBacklogの使い分け資料を作成し、メンバーに展開して、Backlogの活用方法に関する社内での問い合わせがあった場合には、ヒアリングをさせてもらい、「Backlogのテンプレート機能を使うと問い合わせ対応が効率化しますよ」など各チームに合った使い方を提案することで、各チームにあった活用の幅を少しずつ広げていく。そういった寄り添いこそが、Backlogがうまく浸透したポイントだと思います。

Backlogの課題管理で業務負担が解消！　チーム間の連携もスムーズに

――Backlog導入による、変化はありましたか?

課題に関するやり取り、コミュニケーションをBacklogに集約したことで、課題であった課題管理の負担が解消されました。Backlogでは、「いつ」「誰が」「どんな」課題に取り組んでいるのか、という進捗状況が一目で把握できるため、情報共有の解像度が格段にアップしました。チームメンバー間で共通認識を持ちながら、課題に対してコミュニケーションを図れるので、チームの連携が深まりましたね。

エンジニア以外のメンバーも使いやすいシンプルなUIと、複雑すぎない設定もあって、導入から運用していく過程がとてもスムーズに行えたことが大きいと思います。Backlogはプロジェクトにおける利用を前提としているため、課題管理を効率化する機能が多く備わっています。コミュニケーション管理も容易なので、マネジメント側としても使いやすいですね。

Wikiを社内チャットボットに活用！　Backlogのさらなる活用で働きやすさを追求していきたい

――そのほか、ご活用方法についてお聞かせいただけますか？

GoogleフォームとBacklogを連携して、問い合わせ内容をメールで転送、Backlogにタスクとして自動登録させています。
例えば、社内の自社システムを使っていただいている際に、スタッフさんやディレクターさんなどがエラーやバグに気づかれた場合にGoogleフォーム（バグ報告フォーム）から、開発チームのBacklogプロジェクトに課題が登録されるように設定をして、今も運用しています。

開発の細かい課題管理をしているプロジェクトに、スタッフみなさんを招待はできないので、Googleフォームを経由して、開発プロジェクトに課題が立つようにしました。

――機能面ではいかがでしょうか。

親子課題やガントチャートはもちろんですが、テンプレート機能も便利なのでよく利用しています。各チームで独自のものを10パターンぐらい作成し、活用していますね。また、BacklogにはWiki機能があるので、導入をきっかけにDocBaseというツールでストックしていた社内WikiをBacklogに移行しました。情報の散在を防ぎ、探す手間も省けるようになったのでとても助かっています。
今後さらなる効率化を目指し、BacklogのWikiをベースにした、社内問い合わせ用チャットボットを作成しようと動いています。

――Wikiを活用したチャットボットですか？詳しく教えてください！

WikiのテキストデータをChatGPTに学習させることで、社内問い合わせ用チャットボットにWikiに蓄積された情報を回答させる、という形です。Wiki内の情報を探す手間が省けるので、メンバーの「働く」に良い効果をもたらすことができるのでは、と期待しています。

――素晴らしいですね！　最後に今後の展望を教えてください。

弊社は『「働く」を通じて、みんなを幸せに』を企業理念に掲げています。ここでいう“みんな”とは第一に働き手、第二にお客様とパートナー様、第三に社会を指しているのですが、今後も働き手の“みんな”が働きやすい環境を創出できるよう、汎用性の高いBacklogをさらに活用し、業務をより円滑に、効率的に、そして課題解決に向けてより本質的な話ができる場を整えていきたいですね。

——本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。