全グループでBacklogを活用！キリンホールディングスが取り組む業務改善

KIRINのICT活用における企画機能を担っているキリンホールディングス株式会社の情報戦略部DXP（デジタルエクスペリエンスプラットフォーム※）チーム。同チームでは2021年からプロジェクト・タスク管理にBacklogを活用されています。

10年前から外部パートナーを通じてBacklogを利用していた同社で、なぜBacklog本格導入に至ったのか。同社情報戦略部DXPチームの皆様にBacklog導入の決め手とタスク管理ツールとしてのBacklogの魅力についてお話を伺いました。
※Digital Experience Platform：デジタルを通じて優れた顧客体験をもたらすためのプラットフォーム

ICTを駆使して新たなKIRINの価値創造に貢献する情報戦略部DXPチーム

――御社の情報戦略部DXPチームの業務内容を教えていただけますか？

キリングループのB2C領域において、安心・安全なデジタルサービスをスピード感もって提供し、事業に貢献することが主な業務内容です。

チームが担う機能は5つ。1つ目はサービスメニューの定義や事業課題の把握、ナレッジの蓄積・共有を行なう『サービスマネジメント』、2つ目にグループ各社が行うデジタル施策の基盤となるシステム（プラットフォーム）の構築や運用、開発PMを行う『システムサービス』、3つ目に運用業務を集約する『デジタルオペレーション』、4つ目はお客様とのCRM支援を担う『デジタルコンサルティング』、最後にセキュリティ対策やデジタルマーケティングにかかわる法律など、各種法令に対応する方針作りなどを行う『リスクマネジメント』の業務です。

――キリングループ全体の中で、多岐にわたってデジタルサービス業務を行っておられるのですね。DXPチームには何名いらっしゃるのですか？

社員は9名、パートナーさんを含めると40名ほどのチームです。 我々のチームは、各事業のマーケティング部門や広報部門などから上がってくる様々な課題に対して、ICTを活用して解決に導くために、より良いプラットフォームを提供していく業務になります。

業務改善の“共通言語”として導入したBacklog

――キリンホールディングスが契約元としてBacklogを導入したきっかけを教えてください。

実は10年ほど前からBacklogを利用しています。当時、キリングループ各社のコーポレートサイトの運用を外部パートナーに依頼していたのですが、そちらでBacklogを「作業依頼および進捗管理」という目的で活用していました。

外部パートナーが利用の主体ではありましたが、その時からBacklogを使っていました。しかし、21年にプロジェクト管理や外部パートナーとの共有スペースとしてのニーズが高まってきたため、キリンホールディングスとして契約を結びました。当時から、Backlogの使いやすさを認識していたことも大きいですね。

――業務改善のための“共通言語”的な役割を狙ってBacklogを選ばれたということですね。

はい。そこで各事業会社さんにプラットフォームとして活用していただけるような環境をキリンホールディングスとして整えよう、ということで契約しました。

社内の標準ツールの利用を原則としていますが、標準ツールでは補えないことがあるので、Backlogの機能を利用して業務効率化に繋げてほしいと考えています。

複雑化するタスク管理をBacklogで改善！

――Backlog導入前に抱えていた課題を教えていただけますか。

タスク管理の複雑化ですね。というのも、Backlog導入前は複数プロジェクトに関する情報が全て“メール文化”で動いていました。プロジェクトで何か起きる度にメールで作業依頼が送られてきて、その情報をExcelに入力して、タスク管理を行っていました。

しかし依頼量自体も膨大で、メールでは履歴が追いにくい。どれだけ注意していても記入漏れなどが発生し、案件を進めるのに支障が出ていたことも事実です。

――Backlog導入によって状況は変化しましたか？

劇的に改善されました。Backlogは案件ごとにプロジェクトを作ることができるので、膨大な情報を整理しやすく効率よく探せます。

Backlogに切り替えたことで、膨大なメールに埋もれていた情報と履歴を簡単に追えるようになったので、メールの情報からExcelに転載する手間と記入漏れが激減しました。そのおかげで運用の品質が向上しました。

――その際に何か工夫されていることなどありますか？

あえてBacklogの機能を絞り込んでいます。Backlogはプロジェクトに対して細やかな情報、つまり件名、本文、担当者なども入力できますし、さらにはマイルストーンの設定も可能です。

確かにその機能は便利なのですが、入力漏れが発生しないとも限らない。また、管理側も管理しにくい側面が出てくる可能性もあるため、シンプルな運用を心がけています。

――いろいろ工夫されておられるのですね。Backlogの移行はスムーズでしたか？

そうですね。比較的スムーズでした。別途、ガイドラインのウェブサイトを作っているのですが、そのガイドライン上で「作業依頼はBacklogから申し込んでください」とBacklogの利用を呼び掛け、異動のタイミングではアナウンスしながら利用を促してきました。

Backlogは使い方を学ぶ必要がないほど直感的に使えますので、基本的には「Backlogでしか受け付けません」という形で、シフトしていきました。

情報戦略部DXPチームの全タスク管理を一手に担うBacklog

――情報戦略部のDXPチーム内での利用状況を教えてください。

それぞれの業務によって運用の仕方やルールは異なりますが、情報戦略部だけでなく弊社事業部、各事業会社全てにおいてBacklogを活用しています。もちろん私たちが提供するプラットフォームの開発も全てBacklogで管理していますが、うまく運用できていますね。

――DXPチームでの活用方法を詳しく教えていただけますか？

一番多いのは、プロジェクトやタスク管理ツールとしての活用ですね。そのほか、インシデント管理ツールとしても重宝しています。

例えばDXPチームのシステムサービスの領域では、まずトラブルが発生した現象や相談ごとなど、対応の進捗状況を全てBacklogの課題として作成→その課題をどのように解決していくのか？という流れで管理し、リーダーが完了の承認をしていく形ですね。

先ほどもお話しましたが、B2Cの領域では、社内社外含めた多くの関連部署とコミュニケーションが発生します。そのため、社外にアカウントを払い出しできるBacklogは社内他ツールと異なり、社外（事業会社）との連携が取りやすいのです。そういった側面もあり、B2C領域の運用・開発にかかわる案件は、Backlogで管理することが多くなっています。

――社内外でBacklogを活用されているのですね！

Backlogはカスタマイズしなくてもすぐに利用ができるので、各事業会社においても導入ハードルが低い。そのため、導入後はスムーズに利用を開始することができます。

プロジェクトの課題管理においても、プロジェクトは各事業会社から利用（プロジェクトの新規追加）の申請をもらい、プロジェクトを追加しています。また、すでにBacklog利用歴が長い事業会社も多いので、Backlogのカスタム属性は各事業会社、関連部署にあった形でカスタマイズしてもらっています。そういったカスタマイズが簡単に行える点もポイントが高いですね。

プロジェクトの進捗管理に一役買う機能とは？

――Backlogの機能でおすすめはありますか？

たくさんありますが、個人的には、『ガントチャート』がお気に入りです。各課題の始まりから完了までの流れをひと目で把握できるガントチャートは、開発プロジェクトにおける進捗管理にとても便利です。Backlogは課題と紐付いたガントチャートやマイルストーンを使用することができるので、プロジェクトの進捗が把握しやすいのです。

もう一つ、プロジェクトの進捗がマイルストーンごとに可視化できる『バーンダウンチャート』もいいですね。プロジェクトの”今”この瞬間の進捗状況がグラフで表示されるので、課題が順調に進んでいるのかどうか、といった確認が瞬時に把握できます。

そこまで大げさなものではないかもしれませんが、プロジェクトの進捗が予定より早く終了した際に「〇〇さんが頑張りました！」というコメントが自動的に表示されます。これは課題の進捗ペースが可視化できるバーンダウトチャートだからこそできることですよね。

そのほかにはマニュアルなどのナレッジ蓄積にWiki、ドキュメントのバージョン管理にSubversion（サブバージョン）も使っています。

――今後の展望を教えていただけますか？

弊社ではセキュリティ上、社内の標準ツールを原則として利用していますが、Backlogはシステムになじみのないメンバーでも直観的に使いやすい、汎用性がとても高いツールです。

標準ツールで補えないことがある場合には、Backlogを活用するなどうまくすみ分けながら、各事業者の方々とともにさらなる業務効率化に繋げていきたいですね。

――引き続きBacklogがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。