エクセルによるタスク管理からの移行で属人化を解消。担当者不在でも柔軟な連携が可能に

ダイヤ工業は創業60年の医療用品メーカーです。研究開発、設計、製造、販売まで自社で一貫して行っています。同社が目指すのは「健康」の提供ではなく、「健康だから○○できる」という健康のその先にある楽しみを提供することです。

そんな同社では、DXに向けた取り組みを行う上でプロジェクト・タスク管理ツールとしてBacklogを導入。同社RPA部門所属の花田様に、導入に至った経緯や導入後の変化、今後の展望についてお話を伺いました。

50年以上続く老舗医療用品メーカーのDX戦略！

――御社の事業内容について教えてください

当社は運動器のサポーティングシステムメーカーです。日常用・スポーツ用のサポーター・コルセットなどを主軸に開発・製造を行い、全国の接骨院・鍼灸院・クリニックさまへ製品を販売しております。「お客さまが笑顔でいつまでも健康でいて欲しい」という想いを軸に事業を展開中です。長年にわたってコルセットやサポーターを作ってきたメーカーのノウハウを駆使し、最先端の技術を取り入れたアシストスーツの開発なども行っています。国内に限らず海外の市場拡大にも注力しています。

―― 花田様の所属しておられるRPA部門についてお聞かせいただけますか？

私が所属しているRPA部門では、業務の自動化とともに社内のDX推進を行っています。DX推進に業務の効率化は避けて通れず、適切なタスク管理は不可欠です。多様化するお客さまのニーズに対応するために、どのタスクで業務が滞りがちなのか、どこに負担がかかっているのかを分析・改善できる体制にすることが必要だと考えています。俯瞰的な視点で業務のプロセスと課題を可視化し、優先すべき課題に取り組める体制づくりに尽力しています。その一環として部門を横断した『ITグランドデザイン（以下、ITGD）プロジェクト』を立ち上げ、推進中です。

――ITGDプロジェクトとは、どういったものなのでしょうか。

当社の事業、DXを見据えた上での現状課題の把握、そのギャップ分析からIT戦略を練り、実現に向けて施策の策定をするプロジェクトです。RPA、ITシステム担当、経営企画の3部門から5名。そして外部コンサルタントにもご参画いただき、共同で進めています。

各自のエクセル・スプレッドシートでタスク管理。全体の優先度が見えない状況に

――Backlog導入に至ったきっかけをお聞かせください。

ITGDプロジェクトの立ち上げがきっかけです。このプロジェクトに参画していただいている外部コンサルタントから、「プロジェクトの進捗管理ができ、業務の効率化やタスクの『見える化』にプロジェクト管理ツールが役立ちますよ」とご紹介いただいたのです。社内でツールを複数比較し、価格とわかりやすいインターフェースが決め手となりBacklogを選びました。

――Backlog導入前の状況を教えていただけますか？

プロジェクトの進捗管理は、エクセルでタスク・スケジュール管理を行っていました。担当者やプロジェクトチームごとにフォーマットが異なっていたため、フォーマットに慣れるまで時間がかかったり、それぞれ自分のタスクしか認識していない状況も起こり得る状態でした。エクセルなどの場合、管理する煩雑さから一部の人しか使わなくなってしまい、結果として全体のタスクの見える化が出来ないままになっていた事もありました。

――たしかにエクセルでの管理は、更新が滞りがちですよね。

営業部門ではエクセルでのチーム全体のタスク共有や管理に難しさを感じていました。営業部門ではお客さまと1対1のコミュニケーションを取りながら業務を進めていきます。そのため各自のタスクがどういったもので「何が」「どこまで」「どのように」進んでいるのか、といったことが他のメンバーにはわかりにくい状況にありました。業務が属人化していたとも言えるかもしれません。

たとえば、体調不良などで急に休むことになった場合、自分の担当しているお問い合わせの内容を他のメンバーに共有する必要が出てきます。お問い合わせ対応の優先度やどのような対応をするべきか理解するにあたって、お客さまに満足いただける対応をするには引継ぎに時間がかかっていました。属人化されているタスク管理から脱却し、全体でのタスク共有をスムーズにするためにも、新たなタスク管理ツールの導入が必要でした。

導入担当者に嬉しいチャットサポート。プロジェクト管理に大切なWikiなど必要な機能が揃っている

――Backlog導入の決め手を教えてください。

大きく3つあります。1つ目は直感的な操作性で使いやすいことです。導入に当たっては各部署に　30分の説明会を行いました。短時間の開催だったにもかかわらず、参加者はすぐにBacklogを使えました。マニュアルをしっかり読み込まなくても、触ればわかる。この使いやすさは導入のきっかけになりましたね。

2つ目には、手厚いサポート体制です。トライアル中からチャットでのサポートを何度も利用し、本当に助かっています。トライアル時はもちろん、導入後も「ここの使い方がちょっとわからないな」「この機能はどう使えばいいのだろう」という小さな疑問が出てきた際に気軽にチャット相談でき、迅速かつ丁寧な回答でした。疑問点をすぐに解決できるので、こういった手厚いサポート体制があると導入する側としてはとても安心です。

3つ目はWiki機能です。他社ツールではWiki機能がないタスク管理ツールもありますが、プロジェクトを進めるにあたり、Wiki機能は必要だと考えています。長期間に及ぶプロジェクトを進めていると、当初の目的が曖昧になることが起こり得ます。そのような時も、Wikiでプロジェクトの目的やメンバーの役割を確認し、共通認識を図ることが出来るのでありがたいです。

お問い合わせ対応も見える化。チーム内での連携がスムーズに

――Backlogを導入したことで、何か変化はありましたか？

全社共通で言えることは、タスクの「見える化」ができるようになったことです。担当者に聞かないとわからない状況から、Backlogを見れば誰でもわかる状態に変化しました。Backlogでは担当者や更新履歴が自動的に記録されますし、優先度に応じたタスクがひと目でわかるので、対応するスピードも向上しました。

――ITGDプロジェクトや営業部門での効果はいかがですか？

ITGDプロジェクトにおいても同様のことが言えます。Backlogの活用によりメンバーそれぞれの考えを共有できたこと、そしてタスクの進捗状況がリアルタイムで確認できるようになったことで、部門を横断しての連携がスムーズになりました。Backlogに登録したタスクを完了にすると目に見えてタスクが減っていくので、前進していると実感を持てることも良いと思います。Backlogをプラットフォームとすることで、プロジェクト全体の動きが良くなりました。

また、営業部門では、Backlogを活用してお客さまからのお問い合わせやお約束事を一覧化しています。チーム全員がすべてのお問い合わせの進捗を見に行ける仕組みを構築できたので、業務の割り振りもスムーズになりました。タスクの属人化が解消され、担当者以外でも、優先度を見極めながら適切な対応が今までよりも容易になりました。

部門を横断するプロジェクト、テレワーク下でよりいっそうの効果を発揮

――Backlog活用によるメリットはどういった点にあるとお考えですか？

Backlogは汎用性が高く、かつどのような業務にも活用できる柔軟性があります。その中でもとくに当社では、部門を横断するプロジェクトや、テレワークのメンバーがいる部署でBacklogのメリットをより強く感じました。

たとえば、部門長の週次報告用のプロジェクトを作成し、全部門の進捗確認を行っています。Backlogを活用することで、部門ごとの状況が明確になり、会議を行う際も事前情報がわかっているのでスムーズに進行していくように思います。

当社では全社でのBacklog活用を推進中です。しかし、まだ現状の業務をどうBacklogに落とし込むかを検討できておらず、活用できていない部門もあります。今後、各部門にあるタスクや業務の課題を分析し、より良い活用方法を見つけていき、Backlog活用の輪を広げていきたいと考えています。

――嬉しいお言葉をありがとうございます！引き続きBacklogがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました。

 

※掲載内容は取材当時のものです。