プロジェクト全体が俯瞰できるBacklogを導入。進捗管理の工数を大幅に削減し、生産性を向上

「ブランディング×Web×デザイン」を軸に、ホームページ制作からネットショップの立ち上げ・コンサルティングまで顧客の集客支援に伴走している株式会社アプリコットデザイン。長野・東京・石川と3つの拠点を持ち、社員の半数以上がリモートワークで業務を行っています。

事業の拡大に伴い、社内でさまざまな案件が同時並行する中、プロジェクトマネジメントの効率化に向けて導入いただいたのがBacklogでした。同社の取締役であり、自らもブランドマネージャーとして多数のブランディング支援を行う萩原雅貴様に、Backlog導入までの経緯や活用方法、導入後の変化について伺いました。

■導入目的
Web制作のプロジェクト管理およびメンバーのタスク管理の効率化
■課題
・スプレッドシートやビジネスチャットで課題管理に限界を感じていた
・半数以上がリモートワークのため、メンバーの稼働状況が見えにくかった
■効果
・進捗や稼働の状況が一目で把握できるため、確認の手間が省ける
・メンバーの稼働状況を可視化し業務効率を向上

Webサイト制作やブランディング支援のプロジェクト管理にBacklogを活用中

—— 御社の事業内容と、萩原様の担当業務について教えてください。

アプリコットデザインは、「デザインで価値を最大化すること」をミッションに掲げ、お客様のブランディングからWeb、販促ツールの制作まで幅広く支援するデザイン会社です。お客様の事業やブランドに沿ったコンセプト設計のもと、集客に効果のある「ブランド戦略型Webサイト」の開発を強みとしています。

私は取締役として会社の経営に参画しながら、ブランドマネージャーとしてお客様のブランディングやWebサイト制作のディレクションにも直接携わっています。

—— 現在、Backlogをどのような場面で活用されていますか？

クライアントの支援における、さまざまな業務のプロジェクト管理にBacklogを活用中です。

当社では、お客様ごとにオーダーメイドでWebサイトを制作するだけでなく、大規模なブランディングプロジェクトを立ち上げて数年単位で支援させていただくこともあります。1つのプロジェクト内で、ディレクターをはじめ、グラフィックデザイナー、Webデザイナー、コーダー、ライターなどの各担当が連携しながら業務を進めています。

具体的な流れとしては、クライアントごとにBacklogのプロジェクトを作成し、たとえばWebサイト制作なら「見積り」「ワイヤーフレーム作成」「デザイン」「コーディング」「最終確認」など各工程をそれぞれ課題として登録。各工程の課題内で、テキストベースのやり取りを重ねていきます。

 

メンバーのタスク管理とコミュニケーションの課題解消を目指して

—— Backlogの導入前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか？

当社の拠点は長野・石川・東京にあり、コロナ禍前より社員の約半数以上がリモートワークを取り入れています。遠隔でのコミュニケーションが前提となるため、業務を進める中で、誰の手が空いているのか、各メンバーの稼働状況が見えにくいことは長年の課題でした。ディレクターの立場からも、タスクの振り分けや制作スケジュールの見積もりを即時に行うことが難しかったのです。

各メンバーのスケジュール確認やタスクの依頼に必要以上の工程と時間がかかってしまうだけでなく、適切にタスクを割り振りできないことで、業務の負担が一部の人に偏ってしまうのも大きな悩みでした。

—— 当時は、どのようにプロジェクト管理を行っていたのでしょうか。

Backlogの導入前は、Googleスプレッドシートとチャットツールを併用して管理していました。しかし、手がけるプロジェクトの規模が拡大するにつれ、その運用にも限界を感じるようになりました。

Googleスプレッドシートでは情報更新やメンテナンスの手間が、チャットツールでは内容の確認のために都度会話をさかのぼる手間が、それぞれ発生していたのです。

プロジェクトマネジメントの難易度が高まる中では、個人の業務効率化だけでは限界がある。つまり、全体最適化に目を向けなくてはいけません。スムーズに業務を回す仕組みを考えなければならないと考えていました。

「ほぼ一択」でBacklog導入を決め、その使いやすさを実感

—— Backlog導入の決め手は何だったのでしょうか？

もともと書籍などで紹介されているのを目にして、Backlogの存在は知っていたのです。シンプルなデザインと機能が「使いやすそうだな」と印象に残っていて、導入を決めました。

その際、ほかのタスク管理ツールとの比較検討はあえてしませんでした。リサーチや意思決定に労力と時間をかけるよりも、まずは使い心地を体感してから最終的に判断したほうが早いと考えたためです。

Backlogは、複数のプロジェクトをまたいで状況を確認できますよね。個人のToDo管理だけならほかのツールも使いやすそうでしたが、よりチーム全体を俯瞰できるのはBacklogではないかと思いました。…というのは、使い始めて実感したというのが正直なところで、「あのときほぼ一択の状態で導入を決めたのは間違っていなかった」と安心しましたね（笑）。

Backlog導入により、コミュニケーションコストを大幅に削減

—— Backlog導入後、社内で感じられた良い変化があればぜひ教えてください。

プロジェクトの進捗や各メンバーの作業状況が可視化できたことで、業務の生産性が劇的に向上しました。

全体を俯瞰するディレクターの立場として、進捗が思わしくないときも、どこに行き詰まりが発生しているかわかりやすく助かっています。プロジェクトメンバーにとっても透明性が高い状態を実現できるので、業務量の可視化や報告漏れの防止にもつながっています。もしメンバーの誰かが突発的に休んだとしても、Backlogを見れば今までの流れをすぐに把握できるので、業務のスムーズな引き継ぎの面でも安心です。

また、進捗確認をするためだけなどの会議が明らかに減り、情報共有に関するコミュニケーションコストも大幅に下がりました。以前は「あのプロジェクトの進行はどうなっていますか？」「あの情報やドキュメントはどこにありますか？」とメンバーに確認しにいかなければならない場面も多かったのですが、今はBacklog上で検索をかければ探している情報がすぐに見つかります。その分、クリエイティブに関するコミュニケーションなど、本質的な業務に時間を充てられるようになりました。

別の視点で、Backlogによってプロジェクトの流れや状況がメンバー全員に見える状態にある、オープンにされていることには、”情緒的価値“もあるのではないかと考えています。

特にリモートワークはどうしても一人で働く感覚になりがちですが、ダッシュボードを見ればほかの人の動きもわかるため、みんなで協力して働いている感覚が生まれる。「みんな頑張っているな」とより感じられるようになったことも、良い変化のひとつと言えますね。

「ガントチャート機能」と「Wiki」の活用で、メンバーの業務効率を高め、会社の成長にもつなげる

—— Backlogでとくによく利用している機能はありますか？

プロジェクトを俯瞰する上で欠かせないのが、ガントチャート機能です。プロジェクト全体を俯瞰できるだけでなく、担当者ごとのグルーピング表示も可能なため、各メンバーの業務量や進捗がリアルタイムでよくわかるようになりました。

私たちのようなデザイン会社では、クリエイターの業務効率をどれだけ高められるかが事業の生産性に大きく影響します。これまでタスク管理は個々のメンバーにやり方を任せていましたが、Backlogのガントチャート機能によって、ディレクターのマネジメント効率も高まりました。

それから、社内の情報やナレッジを蓄積する場として、Wikiも良く活用しています。各プロジェクトの概要やお客様の情報、制作を進める上で気をつけるポイントなどをすべて集約することで、Backlogがグループウェアの役割も果たしてくれているんです。タスクの属人化を防ぎ、会社としての資産を積み上げる観点で、非常に役に立っています。

全社的な情報管理の仕組みを、Backlogでさらにアップデートさせていきたい

—— 今後どのようにBacklogを活用いただく予定ですか？

最近、社内で全社の生産性向上をミッションとする「業務改革部」を立ち上げました。生産性を高めるためには、標準化（Standardization）、単純化（Simplification）、専門化（Specialization）の「3S主義」の徹底が必要だと言われています。会社の情報管理の仕組みもこれにならってどんどんシンプルにしていきたいと考えているので、今後さらにBacklogが活躍してくれると期待しています。

現状、個人ごとのToDo管理はそれぞれの方法に任せていますが、ゆくゆくはすべての情報をBacklogに集約できるようにしたいですね。そうすれば、ほかのコミュニケーションツールに充てているコストも削減できるかもしれません。コストを最小化しつつ、クリエイティブの価値を最大化できるよう、Backlogを使いこなしていきたいと思います。

——貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。