Backlog導入で効率的な広告運用支援を。対応案件は10倍に増えるも業務管理の手間は1/10に削減！

「誰かの人生の、分岐点になる広告を。」を理念に掲げ、インターネット広告を通じて、人と人、人と情報のさまざまな出会いを創造する株式会社キーワードマーケティング。

営業と広告運用の機能を持つ東京本社と、オペレーション業務を担う佐賀支社との分業体制でクライアントの広告運用支援を行っています。2拠点間のタスクの受け渡しや業務の進捗管理でBacklogを活用いただいているとのこと。代表の滝井様、佐賀支社の橋口様、副島様に、Backlog導入の経緯や効果を伺いました。

スムーズな広告運用支援のため、2拠点間で分業しながら協働

——御社の事業内容を教えてください。

滝井：キーワードマーケティングは、リスティング広告、ディスプレイ広告やSNS広告など、運用型広告の代行やコンサルティングおよびインハウス支援を行う企業です。

今は、多くの人がさまざまな場面でインターネットを利用しています。そんなとき、ふと目にした広告がきっかけで、希望の仕事や理想の物件を見つけたり、意気投合できるビジネスパートナーとのマッチングができたりするかもしれません。私たちの事業で、そんな出会いをもたらしたいと考えています。

——Backlogを活用している東京の本社と佐賀支社は、それぞれどのような役割を担っているのでしょうか？

滝井：東京本社には、新規のお客様と契約を結ぶ営業担当や、契約後に施策のご提案や実行、検証を行う広告運用担当が在籍しています。スムーズな広告運用を実現するため、佐賀支社と業務を分担し、日々協業しています。

橋口：佐賀支社が担っているのは、インターネット広告の運用に必要なオペレーション業務全般です。具体的な業務は、広告の入稿・調整・監視などの広告管理、広告配信データの記録、クライアント向けの広告運用結果に関するレポート作成などです。

私は広告運用オペレーションリーダーとして、東京本社から依頼が来た広告の入稿や編集、レポーティングなどの各タスクを佐賀支社の担当者に振り分け、作業完了までの進捗管理を主に行っています。

副島：私は佐賀支社内の技術部門に所属しており、レポーティングや広告入稿業務を効率化するためのツール開発や、社内で活用しているツール・システムの保守、運用を担当しています。

広告運用におけるオペレーション業務のタスク受け渡しにBacklogを活用中

——現在、どのような場面でBacklogをご利用いただいていますか？

橋口：東京本社からの依頼を管理するためにBacklogを活用中です。広告入稿、レポーティング、デザイン、ツール開発、ブログ執筆、情報収集など、業務ごとにプロジェクトを作成し、各タスクの進捗管理を行っています。

副島：東京本社からの依頼はGoogleフォーム経由で受け付けています。フォームとBacklogを連携させているので、依頼内容が送信されると、課題が自動で登録される仕組みになっているんです。

依頼を受けるにあたって知りたい情報は、担当者の氏名、クライアント名、希望の納期、対象の広告媒体、それから具体的な指示内容です。

東京本社の依頼者にBacklog上で課題を作成してもらうとなると、人によって依頼内容の順番や書き方がバラバラでわかりづらくなってしまう懸念がありました。そのため、フォーマットを統一化する狙いで、このような運用方法にしたんです。作業の変更や追加の依頼が生じた際には、Backlog上の課題でコメントのやり取りをしています。

チャットツールでのタスク管理に限界を感じ、導入を決めた

——Backlogの導入前は、東京本社と佐賀支社でどのようにやり取りされていたのでしょうか？

滝井：Backlogを導入する前は、チャットツールでタスクの受け渡しを行っていました。東京本社の担当者がトークルームを作り、その中で佐賀支社のオペレーションリーダーに依頼するという流れです。

しかし、その方法だと拠点間で大きな混乱が生じることもありました。東京本社からは佐賀支社の業務状況が見えないため、支社がどのくらいの案件を抱えているのか全体像が把握できずに、依頼過多によってパンクしてしまうこともたびたび発生していたんです。

チャットツールのタスク管理機能や、他のタスク管理アプリなどを試してみましたが、なかなかうまくいかず課題を抱えていました。

——佐賀支社でも課題を感じていましたか？

橋口：依頼を受ける側としても、チャットツールだとタスクの受け渡しが難しいと感じていました。異なる3つの依頼が同時に来たときに、トークルーム内でどの依頼に対しての返信なのかがわかりづらくなってしまったり、見逃してしまったりしていたんです。

また、佐賀支社では業務管理のために月次の対応件数を集計しているのですが、チャットツールではその作業も難しく、各トークルームのやり取りを1件1件見直して確認していました。タスクの可視化ができていないことで、無駄な工数がかかってしまっていたと思います。

——お互いにやり取りの難しさを感じていたなか、Backlogを導入した決め手は何だったのでしょうか？

滝井：私たちが抱えている課題を解決できそうだという実感が持てたこと、そしてコストパフォーマンスの良さから、Backlogの導入を決めました。

実は以前に、クライアントのご要望で業務にBacklogを活用していたことがあったんです。最初は「開発現場の人が使うツール」というイメージを持っていたのですが、実際に使ってみて、関係者全員でタスクを管理するのにとても便利だと気づきました。

その上、スタンダード以上の料金プランを選べば、ユーザー数の登録が無制限。アカウントを増やしても追加料金が必要ありません。このような料金体系のツールは他にあまりなかったので、導入へのハードルがそれほど高くなかったこともありがたかったですね。

Backlog上でのタスクの一元管理により、対応案件10倍増でもスムーズな対応を実現

——Backlogを導入してから、どのような効果がありましたか？

滝井：お互いに進捗の把握をしやすくなったこと、それに伴いクライアントとの調整も容易になったことが最大の効果だと感じています。

シンプルなデザインなので、ダッシュボードを開けば未完了の課題が何件あるのかをすぐに把握できますし、変更依頼の履歴や各タスクにおけるやり取りもさかのぼって確認しやすくなりました。

また、案件が増えても変わらずスムーズな対応ができているのは、Backlogのおかげだと思います。実は、Backlogを導入した当時と比べて、佐賀支社での月間の対応件数は10倍近くになっているんです。混乱が生じそうな場面でも、まったく問題なくタスクを実行できています。

それから、導入の決め手にもなった、コストパフォーマンスの良さを引き続き実感しています。他のツールだと、アカウントが増えるにしたがって費用もかさんでしまいがちですが、Backlogはそういった心配も一切ありません。

橋口：私たち佐賀支社のメンバーも、タスクの進捗管理がしやすくなり、業務の効率化が図れたと感じています。Backlogには依頼者からの指示の追加や編集履歴が残るので、依頼の見逃しやタスクの抜け漏れが無くなり、効率的に本社からの依頼に対応できるようになりました。

また、Backlog上でタスクを一元管理するようになった結果、自分はもちろん他のメンバーの業務進捗や現在抱えているタスク量が一目瞭然になりました。おかげで特定のメンバーにタスクが集中する状態を防げています。オペレーションリーダーの業務管理における手間と工数も、10分の1ほどになりました。

広告代理店で重要なリソース管理を助けてくれるのがBacklog

——今後、Backlogの活用において展望があればお聞かせください。

橋口：現状、Backlogを利用していてタスク管理や抜け漏れ・ミスの軽減に繋がっており、本当に助かっています。今後も使いやすいツールであってほしいですね。

副島：通常の開発業務では一つのタスク・課題で終わることも多いのですが、大規模な開発案件を手がける際には、Backlogのガントチャート機能が非常に役に立ちそうだと期待しています。

以前働いていた職場では、開発におけるタスク管理は各自がエクセルで行っており、フォーマットがバラバラでわかりづらさを感じていました。その点、Backlogだと共通したデザインでとても見やすく、スムーズな進捗管理につながっています。業務に応じて、いろいろな機能を使いこなしていきたいです。

滝井：広告運用、とくにWebマーケティングの世界は変化のスピードが早く、専門性も必要になることから、慢性的なリソース不足状態に陥りがちです。つまり、いかにメンバーのリソース管理をうまく行えるかが重要だと言えます。

Backlogでは、それぞれのメンバーが抱えるタスク量や各案件の進捗をすぐに把握することが可能です。日々のマネジメントやトラブル対応の際の状況確認を助けてくれるんです。Backlogを広告代理店で活用するメリットを日々感じています。

また、ヌーラボの他サービスもぜひ利用していきたいですね。Backlog上に追加されたメンバーは、すべてのサービスに1つのアカウントでログインできると聞き、さまざまな可能性を感じています。Web広告の運用支援では、バナー作成などデザイン業務も発生するので、Cacooのような作図ツールも活用してみたいと考えています。
——滝井さん、橋口さん、副島さん、貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。